Hãy chủ động yêu cầu gia hạn các deadline - thời hạn hoàn thành công việc

Có thể làm gì với nguồn căng thẳng dường như không thể tránh khỏi này? Giải pháp rõ ràng nhất cho một thời hạn hoàn thành công việc không thực tế là yêu cầu gia hạn. Nhiều thời hạn ít nghiêm ngặt hơn rất nhiều so với thời hạn có thể xuất hiện và một số thời hạn hoàn toàn được đặt ra tùy tiện. Trên thực tế, một nhà nghiên cứu tại Hoa Kỳ và các đồng nghiệp gần đây đã thực hiện một cuộc khảo sát với hơn 1.000 người trưởng thành đang đi làm ở Mỹ trong đó những người được hỏi báo cáo rằng chỉ có dưới một nửa thời hạn công việc quan trọng của họ có thể điều chỉnh được.

Có nhiều lý do khiến thời hạn có thể linh hoạt hơn tưởng tượng. Ví dụ: nếu người quản lý của bạn yêu cầu bạn gửi một bản ghi nhớ nháp vào cuối tuần này thì anh ta có thể chỉ cần hoàn thành bản chính thức để kịp thời đưa vào báo cáo vào tháng tới. Mặc dù thời hạn cho báo cáo cuối cùng có thể không thể thương lượng, thời hạn nội bộ cho bản ghi nhớ nháp của bạn có thể gia hạn dễ dàng hơn rất nhiều và ít tốn kém hơn. Trong các trường hợp khác, thời hạn hoàn toàn có thể không bị ràng buộc với bất kỳ yêu cầu bên ngoài nào. Ví dụ, đôi khi thời hạn chỉ đóng vai trò như một công cụ cam kết để khuyến khích nhân viên hoàn thành dự án và có thể được điều chỉnh mà không ảnh hưởng tiêu cực đến bất kỳ ai. 

Nhưng mặc dù thực tế cho thấy, việc sắp xếp deadline thường là một lựa chọn, nhiều người trong chúng ta vẫn cảm thấy miễn cưỡng khi yêu cầu thêm thời gian cho thời hạn hoàn thành công việc. Các nhà nghiên cứu ở Mỹ đã thực hiện một loạt nghiên cứu với tổng số hơn 4.000 người trưởng thành đang đi làm để khám phá những rào cản - dù là thực hay tưởng tượng khiến mọi người không yêu cầu gia hạn deadline ngay cả khi việc này có thể giúp họ bớt căng thẳng và làm việc tốt hơn.

Rào cản 1: Sợ bị phán xét 

Trong nghiên cứu đầu tiên của mình, các nhà nghiên cứu tại Hoa Kỳ đã tuyển dụng 900 chuyên gia Mỹ toàn thời gian từ nhiều ngành nghề khác nhau và yêu cầu họ hoàn thành nhiệm vụ viết. Nhóm nghiên cứu cố tình gây khó khăn cho các chuyên gia để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian đã định và cho người tham gia tùy chọn yêu cầu gia hạn vào bất kỳ thời điểm nào trước khi hết thời hạn làm nhiệm vụ. Nhóm nói với các chuyên gia rằng, một người tham gia khác sẽ đóng vai trò là người quản lý của họ: Người quản lý sẽ đánh giá chất lượng công việc của họ và quyết định xem họ có xứng đáng nhận được tiền thưởng hay không. Sau đó, nhóm nghiên cứu nói với một nhóm người tham gia rằng người quản lý của họ sẽ được thông báo nếu họ yêu cầu gia hạn deadline trong khi nhóm khác được thông báo rằng người quản lý của họ sẽ không biết liệu họ có yêu cầu thêm thời gian hay không. 

Mặc dù tất cả những người tham gia đều được hướng dẫn rõ ràng rằng bài viết của họ sẽ được đánh giá chỉ dựa trên chất lượng bài viết nhưng khi họ cũng được thông báo rằng, người quản lý của họ sẽ biết nếu họ yêu cầu gia hạn thì khả năng họ yêu cầu việc này ít hơn 31%. Hơn nữa, không có bất ngờ nào xảy ra khi những người tham gia yêu cầu thêm thời gian cung cấp các câu trả lời bằng văn bản dài hơn, chất lượng cao hơn (theo đánh giá của những người tham gia khác) so với những người chỉ sử dụng thời gian được phân bổ ban đầu. Điều này cho thấy rằng nhân viên do dự trong việc yêu cầu gia hạn do lo ngại người giám sát của họ sẽ đánh giá họ tiêu cực khi làm như vậy và kết quả là họ đã bỏ qua cơ hội cải thiện hiệu quả và chất lượng công việc của mình.

Nhóm nghiên cứu đã xác minh những kết luận này trong một nghiên cứu thứ hai trong đó họ yêu cầu hơn 1.000 người tham gia đóng vai trò là người giám sát và đánh giá các nhiệm vụ viết từ nghiên cứu đầu tiên. Điều quan trọng là tất cả những người giám sát đều được cho biết liệu người viết của mỗi câu trả lời bằng văn bản có yêu cầu thêm thời gian hay không nhưng họ được hướng dẫn đánh giá các câu trả lời chỉ dựa trên chất lượng. Kết quả cuối cùng là những người giám sát lại đánh giá câu trả lời bằng văn bản từ những người tham gia yêu cầu thêm thời gian là chất lượng cao hơn và họ đánh giá thêm những người tham gia đó là có năng lực và động lực hơn đáng kể so với những người không yêu cầu thêm thời gian. 

Rào cản 2: Giả định về tầm quan trọng của tốc độ so với chất lượng 

Ngoài lo ngại rằng việc xin gia hạn sẽ khiến họ tỏ ra không đủ năng lực, nghiên cứu tiếp theo của nhóm đã chứng minh rằng nhiều nhân viên cũng đánh giá quá cao mức độ  mà sếp của họ quan tâm đến việc họ hoàn thành công việc nhanh như thế nào.

Nhóm nghiên cứu đã yêu cầu 200 nhân viên toàn thời gian và 200 người quản lý hình dung một viễn cảnh với deadline có thể điều chỉnh tại nơi làm việc. Nhóm đã yêu cầu các nhà quản lý đánh giá mức độ họ sẽ ưu tiên tốc độ hoàn thành báo cáo so với chất lượng báo cáo trong trường hợp này và chúng tôi hỏi các nhân viên liệu họ có yêu cầu thêm thời gian hay không và mức độ họ tin rằng người quản lý của họ quan tâm đến tốc độ so với chất lượng. Kết quả cho thấy, các nhân viên luôn đánh giá quá cao mức độ mà các nhà quản lý quan tâm đến việc hoàn thành công việc một cách nhanh chóng khiến họ do dự yêu cầu thêm thời gian để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất. Mặc dù không có nghi ngờ gì về một số trường hợp mà tốc độ thực sự quan trọng hơn chất lượng nhưng nghiên cứu trên cho thấy rằng những trường hợp đó ít phổ biến hơn nhiều so với suy nghĩ của hầu hết nhân viên.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là nhân viên phải luôn yêu cầu gia hạn deadline. Đặc biệt, nghiên cứu trước đây cho thấy rằng cả việc yêu cầu thêm thời gian sau khi thời hạn đã qua và yêu cầu gia hạn lặp đi lặp lại đều có thể dẫn đến đánh giá tiêu cực của người giám sát. 

Tương tự, trong khi một số thời hạn dễ dàng điều chỉnh, nhóm nghiên cứu phát hiện ra trong một bài báo khác đề cập tới việc yêu cầu gia hạn thời hạn sẽ điều chỉnh công việc với chi phí cao hơn có thể gây ra những hệ quả tiêu cực. Cụ thể là nhân viên có thể xây dựng thói quen xấu khi có xu hướng đánh giá quá cao mức độ mà việc yêu cầu thêm thời gian ngay cả khi thời hạn ban đầu là khả thi.

Vậy tại sao chúng ta lại đưa ra những giả định sai lầm này? Nghiên cứu đã chỉ ra rằng mọi người có xu hướng tối ưu hóa các chỉ số dễ dàng định lượng chẳng hạn như thời gian hoàn thành, thay vì các thước đo định tính hơn (nhưng thường phù hợp hơn) về hiệu suất, chẳng hạn như sản phẩm cuối cùng được viết tốt hay chi tiết như thế nào. Các nhà quản lý và nhân viên nói chung đều coi kỹ năng quản lý thời gian là dấu hiệu của một người hoạt động hàng đầu và khả năng sử dụng thời gian hiệu quả được nhiều người coi là tín hiệu tích cực của năng lực, khả năng và thậm chí là vị thế xã hội. Do đó không có gì ngạc nhiên khi nhiều nhân viên lo lắng rằng việc yêu cầu gia hạn deadline sẽ khiến họ trông có vẻ có năng lực kém và làm việc kém hiệu quả - mặc dù kết quả nghiên cứu cho thấy điều ngược lại thường đúng.

Giải pháp: Giao tiếp rõ ràng

Với những yếu tố này, điều quan trọng là các nhà quản lý phải thông báo rõ ràng liệu deadline có thể được điều chỉnh hay không. Thay vì mong đợi nhân viên đoán xem liệu có thể yêu cầu gia hạn deadline hay không, các nhà quản lý nên thông báo chính thức các chính sách làm rõ khi nào nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên tốc độ làm việc và khi nào chất lượng công việc là quan trọng hơn. Điều này có thể giúp nhân viên bớt lo lắng về việc bị đánh giá là không có đủ năng lực nếu họ yêu cầu gia hạn deadline; từ đó cải thiện cả trạng thái tinh thần và chất lượng công việc của họ.

Yêu cầu thêm thời gian sẽ không giúp loại bỏ vô số các nguyên do gây căng thẳng mà tất cả chúng ta phải đối mặt trong công việc. Nhưng khuyến khích nhân viên bày tỏ khi họ cảm thấy quá tải và chủ động yêu cầu thêm thời gian khi họ cần có thể là một lợi ích đôi bên giúp giảm căng thẳng và cải thiện hiệu suất công việc. Hầu hết các trường hợp trong công việc, chất lượng quan trọng hơn tốc độ. Khi ngờ vực về vấn đề này, hãy hỏi sếp của bạn về việc gia hạn deadline đó - họ ít có khả năng đánh giá bạn về nó hơn là bạn có thể nghĩ.

Đức Nguyễn