Cách để lên kế hoạch nghỉ việc khi bạn đang dẫn dắt 1 nhóm

Tập trung vào tương lai của bạn là điều dễ hiểu, nhưng điều quan trọng là đừng bỏ qua lối ra của bạn. Cách bạn quản lý sự ra đi của mình có tác động lớn đến nhóm và tổ chức của bạn. Nó sẽ ảnh hưởng đến cách đồng nghiệp và tổ chức của bạn nhớ đến bạn và nâng cao hoặc làm tổn hại danh tiếng của bạn.

Hãy xem xét 2 ví dụ sau đây:

David (tên gọi đã được thay đổi), Giám đốc tài chính của một công ty hàng tiêu dùng lớn, gần đây đã được yêu cầu giới thiệu một đồng nghiệp cũ đang tìm kiếm một công việc mới. Người đồng nghiệp đó đã từng là một nhân viên ngôi sao nhưng khi nghỉ việc đã chỉ thông báo tối thiểu và để lại một mớ hỗn độn cho anh ta. Dựa trên kinh nghiệm này, David đã do dự khi đề nghị anh ta và cuối cùng quyết định chống lại nó. Anh ấy không muốn mạo hiểm danh tiếng của chính mình. 

Anna (tên gọi đã được thay đổi), CTO của một công ty dịch vụ chuyên nghiệp, đã làm việc nhiều giờ trước ngày cuối cùng của mình, cố gắng tự mình hoàn thành một dự án cao cấp. Do đó, cô ấy đã không dành đủ thời gian cho người kế nhiệm của mình hoặc có những ngày kết thúc có ý nghĩa với đội của mình. Do đó, dự án đam mê mà cô nghĩ sẽ là di sản của mình đã bị dừng lại. Chỉ sau khi thực tế  này cô ấy mới nhận ra rằng cô ấy chính là lý do cho việc này. Cô ấy đã quá tập trung vào việc cố gắng hoàn thành dự án mà cô ấy đã quên mất đội của mình.

Đừng để mình rơi vào những cạm bẫy tương tự. Quản lý việc nghỉ phép của bạn là điều cần thiết để đảm bảo di sản của bạn. Dựa trên hơn 20 năm kinh nghiệm của nhóm nghiên cứu đến từ Hoa Kỳ trong việc huấn luyện các nhà lãnh đạo thông qua các quá trình chuyển đổi nghề nghiệp, việc thực hiện các bước sau sau khi bạn thông báo kế hoạch nghỉ việc là vô cùng cần thiết.

Xác định các ưu tiên của bạn

Hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành trước ngày cuối cùng của bạn. Tập trung vào các vấn đề mà bạn thực sự là người duy nhất có kiến thức, kinh nghiệm và các mối quan hệ để duy trì chúng. Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau để xác định “các ưu tiên trong quá trình nghỉ việc” của bạn:

- Những vấn đề nhạy cảm nhất mà tôi đang giải quyết và ai cần phải tham gia?

- Những kiến thức lịch sử, kỹ thuật hoặc chính trị nào có thể bị mất khi tôi rời đi, và tôi nên chuẩn bị cho những người khác như thế nào để thu hẹp khoảng cách này?

- Tôi vẫn cần đạt được điều gì để cảm thấy hài lòng với nhiệm kỳ của mình?

- Những dự án hay trận chiến nào tôi cần phải bỏ dở dù việc đó không hề dễ dàng?

Truyền đạt những ranh giới của bạn

Khi bạn đã làm rõ các ưu tiên còn lại của mình, hãy đặt ra các ranh giới cá nhân để đảm bảo rằng bạn luôn tập trung và tránh bị cuốn vào các cuộc khủng hoảng mới. Chia sẻ các ưu tiên của bạn với mọi người - sếp, đồng nghiệp, báo cáo trực tiếp và các bên liên quan. Việc bạn rời đi sẽ tạo ra động lực mới, cả trong nhóm đồng nghiệp cũ của bạn và trong số những người bạn lãnh đạo, khi những người khác cố gắng lấp đầy khoảng trống quyền lực. Điều quan trọng là phải làm rõ vai trò của mọi người trong quá trình chuyển đổi và cách họ liên quan với các bên liên quan và khách hàng của bạn. Bạn sẽ cần phải cảnh giác về việc chuyển hướng các yêu cầu về sự tham gia của bạn đến đúng người, đảm bảo rằng bạn đang bao gồm những người khác trong việc ra quyết định và ít tập trung vào hoạt động hơn mỗi ngày. Một khi bạn tuyên bố ra đi, bạn nên dự đoán trước những quyết định trong tương lai. Bạn sẽ cần phải tin tưởng người khác để bắt đầu đưa ra quyết định đúng đắn

Lập một kế hoạch chuyển đổi chi tiết cho sếp của bạn

Đảm bảo rằng người quản lý của bạn hiểu những ưu tiên sẽ cần chú ý sau khi bạn rời đi. Nó cũng có thể hữu ích khi cung cấp: 1) đầu vào cho sự lãnh đạo trong tương lai và cấu trúc của bộ phận của bạn; 2) cái nhìn sâu sắc về những thách thức trong tương lai đối với doanh nghiệp, 3) lời khuyên về quy trình tốt nhất để chuyển giao trách nhiệm cho người kế nhiệm của bạn và các nhân viên chủ chốt khác. Hãy tóm tắt tất cả những điều này trong một tài liệu làm việc và chia sẻ nó với sếp của bạn. Kế hoạch của bạn cũng sẽ được định hình bởi sự sẵn sàng của người quản lý và nhóm của bạn để đảm nhận một số trách nhiệm của bạn, cũng như việc bạn bị thay thế, trách nhiệm của bạn bị phân chia hay vai trò của bạn bị loại bỏ.

Chuẩn bị cho đội của bạn

Hãy dành chút thời gian để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo với một nhà lãnh đạo mới. Nếu bạn đang làm việc như mọi khi, bạn đang không chuẩn bị cho nhóm của mình cho quá trình chuyển đổi. Cố gắng xây dựng sự tự tin cho nhóm của bạn bằng cách nắm bắt và chia sẻ những gì bạn đã đạt được cùng nhau. Trò chuyện với họ về những gì họ hy vọng sẽ đạt được trong tương lai. Và yêu cầu họ xác định các bên liên quan quan trọng đối với sự thành công của họ và những gì bạn có thể làm để củng cố các mối quan hệ này trước khi rời đi.

Hãy lưu ý rằng, có thể khó nói lời tạm biệt với nhóm của bạn hơn bạn nghĩ. Bạn có thể cảm thấy dễ chịu khi mọi người tìm đến bạn để tìm giải pháp hoặc tự hỏi họ sẽ làm gì khi bạn ra đi. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra sự phụ thuộc vào đúng thời điểm mà nhóm của bạn cần nắm lấy sự độc lập, tự chủ. Hãy sáng tạo trong việc lập kế hoạch rời đi của bạn. Ví dụ, một nhà lãnh đạo trong một công ty dược phẩm đã mời nhóm của anh ta tạo một dòng thời gian trên tường cho biết thời điểm họ tham gia vào bộ phận và mức cao, mức thấp của họ đã cùng nhau vượt qua. Nhóm đã dành ba giờ cùng nhau, nhớ lại kinh nghiệm của họ và những gì họ đã học được.

Truyền đạt lại kinh nghiệm cho người kế nhiệm của bạn để thành công

Người kế nhiệm của bạn sẽ được hưởng lợi từ kinh nghiệm của bạn, không phải bắt đầu lại từ đầu. Nhận thức rằng có những quyết định tốt nhất do người kế nhiệm của bạn đưa ra nhưng họ cần thông tin chính xác để đưa ra quyết định đó. Nếu không chủ ý trong hành động và giao tiếp, bạn sẽ vô tình khiến mọi người thất vọng. Câu chuyện ẩn đằng sau về lý do tại sao mọi thứ lại như vậy? Áp lực từ các bên liên quan, chính trị nội bộ, nguồn lực hạn chế, giá trị văn hóa, kết nối địa lý và các yếu tố khác có thể dẫn đến việc đưa ra các lựa chọn ít rõ ràng hơn. Điều gì cần được thừa nhận, chấp nhận hoặc thay đổi để cho phép thành công hơn nữa? Làm cách nào để bạn và các bên liên quan chuẩn đoán những thách thức mà nhóm phải đối mặt? Bạn có thể chia sẻ ba thông tin chi tiết nào về những gì nhóm của bạn cần để thay đổi thành công trong bối cảnh và văn hóa hiện tại?

Đồng thời, đừng để lại những vấn đề cho người kế nhiệm mà bạn có thể giải quyết tốt hơn. Ví dụ như cần có các cuộc trò chuyện với các nhân viên yếu hơn và cho phép họ thể hiện cách họ muốn phản hồi với người kế nhiệm của bạn. Một số quyết định đúng đắn chẳng hạn như tái cấu trúc nhóm hoặc để một nhân viên kém hiệu quả ra đi, có thể không phổ biến, vì vậy bạn có thể bị cám dỗ để tránh chúng. Hãy cẩn thận để không biện minh cho việc không hành động bằng cách hợp lý hóa: “Phong cách của người kế nhiệm của tôi có thể đạt được kết quả tốt hơn” hoặc “Nếu mọi thứ bùng nổ ngay bây giờ, nó sẽ hủy hoại danh tiếng của tôi” hoặc “Có lẽ sếp và bộ phận nhân sự sẽ hỗ trợ người mới nhiều hơn”. Có đủ can đảm để có những cuộc trò chuyện quan trọng và đưa ra quyết định đúng đắn giúp người kế nhiệm của bạn phải làm điều đúng đắn.

Hãy tôn trọng và phản hồi

Bạn có thể quá hào hứng với vai trò mới của mình hoặc muốn thoát ra ngoài nơi làm hiện tại càng nhanh càng tốt đến mức bạn có nguy cơ bị mang tiếng là “đã bỏ đi rồi”. Trong trường hợp này, bạn có thể không phản ứng kịp thời với các đồng nghiệp cũ và những người khác, những người vẫn phụ thuộc vào bạn trong việc chỉ đạo. Danh tiếng xa cách, không quan tâm, quá tham vọng hoặc quá thu mình có thể theo bạn đến vị trí mới. Nhận ra rằng đồng nghiệp của bạn có thể muốn dành thời gian với bạn để gần gũi và cảm ơn bạn vì vai trò của bạn trong cuộc sống của họ.

Không phải kết thúc nào cũng có hậu. Bạn có thể rời đi vì những lý do khiến bạn cảm thấy bị bầm dập hoặc bị ngược đãi. Trừ khi có vi phạm đạo đức hoặc pháp luật, hãy suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng việc từ chức của bạn như một sự phản đối hoặc cơ hội để trả thù chính xác. Công khai những bất bình của bạn hiếm khi mang lại sự hài lòng lâu dài cho cá nhân và có thể tạo cầu nối với những người sẵn sàng giúp đỡ bạn trong tổ chức. Thông thường, ban lãnh đạo liên kết với nhau xung quanh những người đang ở trong tổ chức. Tìm cách chia sẻ những gì bạn đã đạt được với sự giúp đỡ của những người khác và những gì bạn đã học được từ kinh nghiệm làm việc này. Bằng cách củng cố những mặt tích cực này, bạn chọn tiếng vang cho sự ra đi của mình.

Tóm lại, đừng bỏ qua việc bắt buộc phải hoàn thiện kế hoạch nghỉ việc 1 cách hoàn thiện vì bạn đang quá tập trung vào sự khởi đầu mới. Điều này đúng cho dù bạn đang đi đến “công việc mơ ước” của mình, nghỉ hưu sau một thời gian dài sự nghiệp hay rời đi do cơ cấu lại. Sự chuyển đổi chắc chắn sẽ khuấy động một loạt cảm xúc từ phấn khích, tự hào đến mất mát và bất an. Giai đoạn kết thúc của một vai diễn không chỉ là một sự ra đi; đó là cơ hội để củng cố di sản của bạn, chuẩn bị cho nhóm cũ của bạn để đạt được thành công trong tương lai và củng cố tính toàn vẹn của các mối quan hệ và mạng lưới của bạn.

Anh Đức