3 cách nhỏ để giúp nhân viên của bạn hòa nhập tốt hơn

Từ trước đến nay, các công ty tập trung vào việc đưa ra các chính sách đa dạng hóa sắc tộc trong tổ chức. Gần đây, trọng tâm đã chuyển sang lãnh đạo hòa nhập và vai trò mạnh mẽ của các nhà lãnh đạo trong việc thiết lập, mô hình hóa các hành vi hòa nhập và kêu gọi mọi người có trách nhiệm trong vấn đề này. Cả hai chiến lược trên đều rất quan trọng nhưng chúng bỏ qua tầm quan trọng của các mối quan hệ đồng đẳng hay còn gọi là tình cảm đồng nghiệp.

Có một lý do chính đáng cho điều đó. Trong tài liệu học thuật cũng như thực tiễn trong ngành, sự hòa nhập đã được khái niệm hóa như một trải nghiệm tâm lý xã hội giữa một cá nhân và một nhóm. Nói cách khác, chỉ một nhóm (hoặc người lãnh đạo với tư cách là đại diện của một nhóm) mới có quyền làm cho một cá nhân cảm thấy được đối xử công bằng, có giá trị, được tôn trọng và được kết nối. Nhưng điều đó có thực sự đúng? 

Trong ba năm qua, một nhà nghiên cứu người Úc đã điều tra tác động của các mối quan hệ đồng đẳng đối với trải nghiệm hòa nhập của một cá nhân. Nghiên cứu đầu tiên của người này liên quan đến các cuộc phỏng vấn sâu với 21 nhân viên đa dạng sắc tộc và giới tính làm việc trong các nhóm dự án khác nhau trong một công ty toàn cầu. Trong một nghiên cứu dân tộc học thứ hai, nhà nghiên cứu này đã quan sát các cuộc họp thường kỳ của một nhóm dự án (bao gồm những người có quốc tịch, khả năng kỹ thuật và giới tính khác nhau) trong khoảng thời gian hai tháng để xem liệu (và cách thức) các hành vi hòa nhập giữa các đồng nghiệp có biểu hiện trong thực tế hay không. Nói cách khác, người này lấy nhìn vào tầm vi mô của kết quả nghiên cứu để khám phá trải nghiệm chi tiết của mọi người và sau đó nhìn ở tầm vĩ mô để hiểu mối quan hệ giữa các hành vi nhỏ của việc hòa nhập hoặc không hòa nhập, hiệu suất công việc của một cá nhân và hiệu quả của nhóm trên phạm vi rộng hơn. Sau đây là những gì nhà nghiên cứu người Úc này kết luận: 

Sự hòa nhập giữa các cá nhân được thể hiện và phát triển thông qua ba nhóm hành vi

Những người được phỏng vấn từ nghiên cứu đầu tiên của nhà nghiên cứu nói rằng, họ không chắc chắn về việc các đồng nghiệp hoàn toàn có quyền giúp họ hòa nhập hoặc loại trừ họ và việc thực hiện quyền lực đó tạo ra sự khác biệt có ý nghĩa lớn đối với hiệu quả công việc. Hơn nữa, cả hai nghiên cứu đều xác định hòa nhập đồng đẳng được thể hiện thông qua ba loại hành vi khác nhau:

Giúp đỡ lẫn nhau: Những hành vi này - mà nhà nghiên cứu gọi là “sự hỗ trợ nhịp nhàng” là những hành vi giúp đồng nghiệp thực hiện nhiệm vụ công việc của họ chẳng hạn như bằng cách cung cấp thông tin, giới thiệu với các đầu mối liên hệ, đưa ra sự công nhận trong các cuộc họp và đưa ra lời khuyên. Điều quan trọng về những hành động này là chúng mang tính tùy ý và nằm ngoài phạm vi nghiêm ngặt của mô tả công việc của một người.

Ví dụ, một quản lý cấp cao nói với nhà nghiên cứu về một đồng nghiệp bước ra từ cuộc họp và nhanh chóng thông báo cho anh ta về những gì đã được đề cập thay vì đợi đến cuối tuần và báo cáo chính thức về tình trạng dự án. 

Trong quá trình quan sát của mình, nhà nghiên cứu người Úc thường thấy các đồng nghiệp tán thành và khuếch đại lẫn nhau một cách tinh tế (ví dụ: “Như Pedro đã nói…”); do đó giúp nhấn mạnh quan điểm của đồng nghiệp và tăng ảnh hưởng tiềm năng của họ đối với các quá trình liên quan tới sự nghiệp của người đó ví dụ như quy trình thăng chức, tăng lương, tuyên dương và khen thưởng. Hành vi đặc biệt này gợi nhớ đến một kỹ thuật được các nhân viên nữ của Tổng thống Obama sử dụng để củng cố và khuếch đại những điểm mà các đồng nghiệp nữ của họ đã đạt được.

Chăm sóc khía cạnh tình cảm của người khác: Điều này đề cập đến sự chăm sóc, hỗ trợ và quan tâm cá nhân mà mọi người thể hiện đối với đồng nghiệp của họ, giúp phát triển các mối quan hệ tình cảm. Những người được phỏng vấn đã nói về cách giao tiếp xã hội với đồng nghiệp của, nói đùa và đùa cợt, cũng như cung cấp không gian để trút bầu tâm sự và thể hiện sự quan tâm đích thực đến cuộc sống cá nhân của bạn bè (ví dụ: trẻ em, vật nuôi hoặc thể thao). Một nhân viên cấp dưới đã nói với nhà nghiên cứu người Úc về cách anh ấy và đồng nghiệp của anh ấy bắt đầu mỗi ngày bằng “một vài trò đùa nho nhỏ” trong khi nhiều người khác nói về việc tạm rời xa môi trường văn phòng để đi uống cà phê cùng nhau. Tất nhiên, với sự ảnh hưởng của đại dịch, việc giao tiếp xã hội ít xảy ra hơn nhưng điều đó đã bị phản tác dụng bởi sự gia tăng có thể quan sát được trong việc kiểm tra với đồng nghiệp ở cấp độ cá nhân hơn vào đầu hoặc cuối các cuộc họp trực tuyến.

Tạo ra các kết nối và tương tác vật lý: Hành vi thứ ba - mà nhà nghiên cứu gọi là "kết nối thể hiện" đề cập đến cách các thành viên trong nhóm sử dụng thể chất của họ để tạo ra một kết nối chặt chẽ hơn thông qua ngôn ngữ cơ thể và chia sẻ không gian. Ví dụ, những người được phỏng vấn nói về việc đi cùng nhau đến các cuộc họp cố tình ngồi cạnh nhau hoặc nếu trong một cuộc họp trực tuyến, họ sẽ chia sẻ lý lịch cá nhân với nhau  và phóng đại các dấu hiệu phi ngôn ngữ tích cực như mỉm cười và gật đầu. Điều rõ ràng về những ví dụ này là mỗi cái đều liên quan đến một nỗ lực cá nhân. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý rằng cáctác động sâu sắc về mặt tâm lý - xã hội về mặt cảm giác, đặc biệt là khi những hành vi hòa nhập giữa các cá nhân vi mô này cần được tích lũy theo thời gian.

Hòa nhập giữa các cá nhân là một quá trình tương hỗ và rất có lợi cho hiệu quả công việc của cá nhân và cả của nhóm

Theo tất cả những người được phỏng vấn, lợi ích của việc hòa nhập giữa các cá nhân giữa các đồng nghiệp với nhau không chỉ là về mặt tâm lý mà nó còn có những hệ quả rất thiết thực về mặt thúc đẩy hiệu suất công việc cá nhân và cải thiện hiệu quả của nhóm. Tại sao? Bởi vì mỗi hành động hòa nhập giữa các cá nhân về bản chất là một cuộc trao đổi các nguồn lực có giá trị. Đó có thể là giao dịch trực tiếp (nghĩa là tôi cung cấp cho bạn một hành động hỗ trợ bằng công cụ và bạn sẽ trả lại cho tôi) hoặc giao dịch lan tỏa (ví dụ: Nếu tôi cho bạn không gian để trút giận, tôi đang xây dựng một nền văn hóa hỗ trợ nhiều hơn ở đó cho tôi nếu tôi cần nó). Điều này làm cho việc bao gồm giữa các cá nhân nghe có vẻ hơi tính toán và những người được phỏng vấn đã rất khó khăn để giải thích ý nghĩa đó. Họ thích nghĩ về sự hòa nhập giữa các cá nhân với nhau về việc giúp đỡ một người bạn đồng trang lứa hơn là “kiếm tiền bằng sự ủng hộ”. Tuy nhiên, thực tế là mỗi giao dịch củng cố cảm giác hòa nhập của đồng nghiệp (tức là đồng nghiệp của tôi quan tâm đến tôi) và cung cấp công cụ thiết thực và các nguồn cảm xúc cần thiết để thực hiện một công việc.

Doanh nghiệp cần nhớ rằng, sự hòa nhập giữa các cá nhân là một quá trình có đi có lại nên bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu nó. Điều này thách thức quan niệm truyền thống về sự hòa nhập - về bản chất là một trải nghiệm thụ động với một người đang chờ đợi một hành động hòa nhập được mở rộng đối với họ bởi nhóm thống trị hoặc người lãnh đạo. Điều này chỉ ra, việc hòa nhập có thể là một trải nghiệm thụ động hoặc chủ động với một nửa số người được phỏng vấn nói rằng, họ chủ động mở lòng với đồng nghiệp như một chiến lược để khiến bản thân cảm thấy được hòa nhập hơn. Hơn nữa, họ đã làm điều này bằng cách sử dụng một hoặc nhiều trong ba hành vi hòa nhập giữa các cá nhân để kích hoạt phản ứng có đi có lại. Tất nhiên không phải lúc nào lý thuyết trên cũng hoạt động nhưng nó đã đưa tỷ lệ cược có lợi cho họ. Doanh nghiệp nên biết đây là một thông điệp rất mạnh mẽ.

Vì vậy, tất cả những điều này cộng lại có ý nghĩa gì? Những người được phỏng vấn nói rằng, những hành vi nhỏ này có tác động to lớn đến động lực và năng lượng (“Nếu bạn cảm thấy mình muốn đi làm hàng ngày, bạn cảm thấy có động lực hơn”) cũng như sự an toàn về tâm lý và do đó dòng chảy thông tin và tốc độ giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn (do đó giảm thiểu sự trùng lặp của nỗ lực). Những hành vi như vậy cũng tạo điều kiện cho cái nhìn sâu sắc hơn về các kỹ năng của đồng nghiệp và do đó khả năng kết hợp công việc tốt hơn cũng như giúp nhân viên trưởng thành và phát triển chuyên môn trong công việc. Tóm lại, sự hòa nhập giữa các cá nhân giữa các đồng nghiệp giúp duy trì và phát triển chất lượng nguồn nhân lực của nhân viên do đó đóng góp vào hiệu quả của nhóm một cách rộng rãi hơn.

Sự loại trừ giữa các cá nhân gây tổn hại và thường là hành vi không chính thức

Nhưng con đường này không phải trải bằng hoa hồng mà ngay cả như vậy thì bàn chân của những nhà điều hành cũng cũng thấm đau vì những mũi gai. Những người được phỏng vấn đã mô tả sự loại trừ giữa các cá nhân với nhà nghiên cứu như là một phản đề của sự hòa nhập giữa các cá nhân, mặc dù nó có nhiều khả năng được biểu hiện như một sự thiếu sót cá nhân hơn trách nhiệm của tập thể. Nói cách khác, sự loại trừ giữa các cá nhân thường xảy ra thông qua việc không cung cấp hỗ trợ công cụ, mối liên kết tình cảm hoặc kết nối thể hiện chứ không phải thông qua một hành động công khai, chẳng hạn như một bình luận ác ý.

Ví dụ, nhà nghiên cứu người Úc quan sát thấy mọi người liên tục đưa ra sự công nhận cho một số đồng nghiệp chứ không phải những người khác (và điều này không được thúc đẩy bởi sự xứng đáng của đồng nghiệp). Người này đã nghe nói về việc bỏ qua bữa trưa vì một trong số họ không có ai ăn cùng và nhà nghiên cứu đã thấy mọi người phản ứng một cách thản nhiên với những ý tưởng được trình bày bởi một số người nhưng lại sôi nổi với những ý tưởng được trình bày bởi những người khác (một lần nữa, bất kể chất lượng của ý tưởng như thế nào).

Nếu doanh nghiệp cho rằng, những hành vi này là thiếu sót và quy mô nhỏ, chúng rất khó để những người đồng cấp bị loại trừ có dũng khí đứng lên và nói với quản lý hoặc giám đốc điều hành về vấn đề này. Tuy nhiên, những tác động sâu sắc của hiện tượng kể trên là làm giảm động lực và năng lượng, làm thắt chặt các kênh giao tiếp và khiến mọi người ngừng nỗ lực tùy ý của họ.

Có một sự thất vọng trong cả hai giai đoạn nghiên cứu của nhà nghiên cứu người Úc khi người này thấy những người tự nhận mình là khác biệt với nhóm hơn là tương tự đã trải qua hành vi loại trừ giữa các cá nhân cao gấp ba lần so với những người tương tự. Một số hành vi này dường như có chủ ý nhưng nhiều người trong số họ dường như không có ý thức. Mọi người dường như không nhận thức được sự khác biệt trong hành vi của họ đối với các đồng nghiệp khác nhau và họ cũng đánh giá thấp tác động của những hành động loại trừ giữa các cá nhân nhỏ của họ đối với đồng nghiệp của họ cả về hiệu suất công việc cũng như hiệu quả của nhóm của họ. Về bản chất, họ không nhận ra hoặc coi trọng thực tế rằng loại trừ giữa các cá nhân là một hành vi tự đánh bại bản thân bởi vì nó hạn chế quyền truy cập vào nguồn tài nguyên lớn hơn và tạo ra một văn hóa giao dịch tại nơi làm việc nhiều hơn.

Nếu mục tiêu của một tổ chức là tạo ra một nền văn hóa hòa nhập và do đó thu hút và giữ chân nhân tài thì nghiên cứu này cho thấy tầm quan trọng của việc tập trung vào các mối quan hệ đồng đẳng (theo chiều ngang). Như vậy, yếu tố này bổ sung cho các chính sách đa dạng của tổ chức và các thực hành lãnh đạo hòa nhập (theo chiều dọc). Hơn nữa, nó cung cấp những hiểu biết thực tế về cách thực hiện điều này bằng việc xác định bản chất của sự hòa nhập giữa các cá nhân - do đó giúp mọi người dễ dàng thể hiện những hành vi này một cách có ý thức và công bằng với đồng nghiệp của họ.

Nói tóm lại, việc chú ý nhiều hơn đến những hành động hỗ trợ nhỏ như hỗ trợ nhịp nhàng, liên kết tình cảm và kết nối thể hiện có thể tạo ra một thế giới khác biệt đặc biệt là trong các hệ thống phân cấp ngày càng phẳng. “Đồng nghiệp không chỉ là một phần quan trọng của môi trường xã hội tại nơi làm việc; họ có thể định nghĩa nó theo nghĩa đen”, như Dab Chiaburu và David Harrison đã viết. Nói cách khác, chính các đồng nghiệp sẽ giúp xác định phương tiện làm việc tại một nơi làm việc hòa nhập và do đó khi kết hợp với các chính sách của tổ chức và các nhà lãnh đạo toàn diện, việc khuyến khích các mối quan hệ hòa nhập hơn giữa các đồng nghiệp có thể giúp các nhóm hoạt động hiệu quả hơn và các tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Anh Đức