Mất sổ sách, hóa đơn không làm mất quyền giải thể doanh nghiệp

Trao đổi về những trường hợp doanh nghiệp đã ngừng hoạt động trong thời gian dài nhưng không thể hoàn tất thủ tục giải thể do thất lạc hồ sơ, chứng từ kế toán, Luật sư Võ Mộng Thu cho biết Luật Doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp toàn bộ sổ sách kế toán, hóa đơn và chứng từ trong hồ sơ giải thể.

Từ ngày 1/7/2026, hệ thống thông tin quản lý thuế được vận hành trên nền tảng dữ liệu số, kết nối với nhiều cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành. Trong đó, dữ liệu hóa đơn điện tử là một trong những nguồn thông tin quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu, xác định các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp chỉ được giải thể khi đã thanh toán hết các khoản nợ và hoàn thành các nghĩa vụ tài sản khác. Vì vậy, vấn đề cốt lõi không nằm ở việc còn hay mất hồ sơ kế toán, mà ở khả năng chứng minh doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Theo Luật sư Thu, đây chính là “nút thắt” khiến nhiều doanh nghiệp dù không còn hoạt động nhưng vẫn chưa thể hoàn tất thủ tục giải thể.

Đối với trường hợp mất con dấu, pháp luật hiện hành đã trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Doanh nghiệp có thể tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu; trường hợp bị mất có thể chủ động khắc lại để phục vụ hoạt động theo quy định.

Riêng đối với hồ sơ, sổ sách và chứng từ kế toán bị thất lạc, Luật sư Võ Mộng Thu cho rằng việc không còn lưu giữ tài liệu không đồng nghĩa với việc cơ quan thuế không có căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.Ngoài dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế còn có thể khai thác thông tin từ ngân hàng, tổ chức tín dụng, cơ quan hải quan, cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, cũng như các tổ chức, cá nhân từng phát sinh giao dịch với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo Luật sư Võ Mộng Thu, việc sử dụng các nguồn dữ liệu này phải được xem xét trên cơ sở bản chất pháp lý của từng giao dịch. Chẳng hạn, các khoản tiền phát sinh qua tài khoản ngân hàng không mặc nhiên được xác định là doanh thu tính thuế mà cần được đối chiếu, phân tích theo từng sắc thuế và từng trường hợp cụ thể.

Từ thực tiễn tư vấn, Luật sư Võ Mộng Thu nhận định mất sổ sách, hóa đơn, chứng từ hay con dấu không phải rào cản pháp lý ngăn doanh nghiệp giải thể. Tuy nhiên, việc thiếu hồ sơ kế toán có thể khiến quá trình xác minh, đối chiếu và hoàn tất nghĩa vụ thuế trở nên phức tạp hơn, đặc biệt với các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động trong thời gian dài.

“Điểm nghẽn lớn nhất không nằm ở việc doanh nghiệp còn hay không còn bộ hồ sơ kế toán hoặc con dấu, mà nằm ở khả năng xác định, đối chiếu, giải trình và hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn tồn tại”, Luật sư Võ Mộng Thu nhấn mạnh.