Làm thế nào để tránh chuyển đổi số “ngớ ngẩn”?

Chuyển đổi kinh doanh luôn có rủi ro, nhưng công việc đã trở nên khó khăn hơn rất nhiều kể từ cuộc khủng hoảng Covid. Các công ty đang đại tu các hệ thống cũ vẫn phải đầu tư vào công nghệ mới nhất; quản lý quá trình thực hiện tốn kém và phức tạp; đảm bảo duy trì tính liên tục trong kinh doanh; và khiến toàn bộ tổ chức chấp nhận cách làm việc mới. 

Bây giờ họ phải làm điều này trong bối cảnh kinh tế rất bất ổn và khó lường, nơi nhu cầu yếu và chi phí hoạt động tăng cao đang thu hẹp lợi nhuận . 

Theo Sabrina Feng, người đứng đầu nhóm công nghệ, rủi ro mạng và khả năng phục hồi tại Tập đoàn giao dịch chứng khoán London, việc quản lý tất cả những rủi ro này có thể giống như việc “chế tạo một chiếc máy bay khi nó đang bay”. Nhưng cô ấy nói thêm rằng, mặc dù những rủi ro liên quan có thể khiến một số tổ chức nản lòng, nhưng họ cần xem xét những rủi ro của việc không chuyển đổi hoặc tiếp cận nhiệm vụ một cách hỗn loạn. 

Feng nói: “Nếu không có một chương trình chuyển đổi có cấu trúc và được cân nhắc kỹ lưỡng, sự thay đổi có thể diễn ra hỗn loạn, có khả năng tạo ra nhiều vấn đề và rủi ro hơn cho tổ chức”.

Một số lãnh đạo doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức trong việc thuyết phục bộ phận quản lý rủi ro trong tổ chức của họ rằng lợi ích của việc chuyển đổi chắc chắn sẽ lớn hơn rủi ro. Nhưng trong những thời điểm khó khăn, làm thế nào để thực hiện được điều đó và làm thế nào các công ty có thể tạo cho mình cơ hội tốt nhất để biến dự án thành công?

Xây dựng chiến lược chuyển đổi toàn diện

Connie Chan, giám đốc điều hành cấp cao trong lĩnh vực chuyển đổi kinh doanh tại FTI Consulting, cho biết các công ty thực hiện dự án chuyển đổi cần một “cách quản lý rủi ro hoàn toàn khác”. Họ cũng cần xem lại cách lập kế hoạch, lập ngân sách và vận hành, đặc biệt nếu họ là những doanh nghiệp toàn cầu có chuỗi cung ứng rất phức tạp. 

Chan tin rằng các công ty nên áp dụng “tư duy bán tái cơ cấu, khủng hoảng”. Lời khuyên của cô là hãy thực hiện một cách tiếp cận nghiêm ngặt và dựa trên dữ liệu để chuyển đổi, thiết lập các biện pháp kiểm soát kinh doanh chặt chẽ hơn; tái tập trung các hoạt động bán hàng và tiếp thị; tối ưu hóa các loại chi phí; và quản lý chuỗi cung ứng một cách tích cực. 

Chan cho biết: “Quản lý nỗ lực chuyển đổi doanh nghiệp trong thời gian này là một thách thức vì doanh nghiệp cần một cách tiếp cận chuyển đổi toàn diện và khả năng điều chỉnh nhanh chóng khi hoàn cảnh thay đổi”. “Các doanh nghiệp cần một cách tiếp cận thực tế và chủ động hơn với việc giám sát thường xuyên hiệu quả hoạt động và tài chính.”

Các nhà lãnh đạo phải truyền đạt giá trị của chuyển đổi kỹ thuật số

Thách thức lớn đầu tiên của bất kỳ quá trình chuyển đổi kinh doanh nào là đảm bảo sự hỗ trợ cho kế hoạch từ khắp doanh nghiệp, điều này có thể khó khăn hơn khi điều kiện kinh tế khó khăn. 

Jon Lucas là người đồng sáng lập và giám đốc tại Hyve Managed Hosting, chuyên giúp các tổ chức di chuyển công nghệ cũ vào đám mây cũng như xây dựng và triển khai các hệ thống mới. Ông cho rằng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp hiểu được tất cả những lợi ích mong muốn của việc chuyển đổi. Nếu điều đó không xảy ra, có nhiều khả năng các góc sẽ bị cắt giảm và các hoạt động cốt lõi bị tổn hại do hạn chế về ngân sách và cơ sở hạ tầng không đầy đủ. 

Các bộ phận khác nhau cũng cần phải thống nhất quan điểm để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi không bị trì trệ , điều này thường dẫn đến lỗi tích hợp hệ thống.

Lucas nói: “Điều quan trọng là thể hiện và truyền đạt giá trị của quá trình chuyển đổi tới toàn bộ doanh nghiệp”. “Ví dụ: các lợi ích như tập trung hóa các quy trình, chia sẻ tài nguyên và sử dụng phân tích dữ liệu đều có thể cho thấy nó có thể mang lại lợi thế cạnh tranh như thế nào.”

Những người ra quyết định chiến lược cấp cao có vai trò quan trọng trong việc quảng bá ý tưởng này cho toàn công ty và phải lãnh đạo ngay từ đầu. Đó là quan điểm của Philip Songhurst-Thonet, giám đốc cấp cao của công ty tư vấn quản lý rủi ro Control Risks. 

Ông nhấn mạnh , sự chuyển đổi được hình thành dựa trên sự thay đổi về văn hóa – và việc thuyết phục mọi người phá bỏ những thói quen cũ và phát triển những cách làm việc mới là điều quan trọng. “Việc thiết lập quan điểm từ trên xuống và liên kết các mục tiêu với kết quả rõ ràng sẽ hỗ trợ cho việc thay đổi.” 

Songhurst-Thonet đưa ra lời khuyên rằng các công ty cũng cần đầu tư vào quy trình và quản trị phù hợp trước khi bắt đầu bất kỳ dự án chuyển đổi kinh doanh lớn nào. Những dự án như vậy thường phức tạp, tiến độ nhanh và không chắc chắn và bất kỳ thay đổi nào về phạm vi trong quá trình thực hiện dự án đều có thể dẫn đến vượt quá thời gian và chi phí . Vì vậy, điều quan trọng là phải dành thời gian trước để hiểu các ước tính chi phí, các giả định và sự không chắc chắn của chúng.

Hãy nhớ rằng, một số gián đoạn là không thể tránh khỏi

Chuyển đổi tổ chức hầu như luôn làm gián đoạn các nhiệm vụ kinh doanh thông thường, dẫn đến giảm hiệu suất tổng thể của tổ chức. Ví dụ: nếu một nhà bán lẻ lớn bắt đầu dự án chuyển đổi để hiện đại hóa việc xử lý thanh toán, điều đó có thể dẫn đến mất doanh thu tạm thời và thiệt hại nghiêm trọng về danh tiếng nếu họ gặp phải bất kỳ sự gián đoạn lớn nào trong quá trình chuyển đổi sang nền tảng mới. 

Tương tự, các ngân hàng có thể nhận thấy rằng khách hàng không thể tiếp cận tài chính của mình nếu có sự gián đoạn ngoài kế hoạch trong quá trình triển khai nền tảng ngân hàng cốt lõi mới. 

Control Risks khuyên khách hàng nên áp dụng cách tiếp cận theo từng giai đoạn để rủi ro và lợi ích của việc chuyển đổi liên tục được đánh giá và thử thách trong suốt dự án. Songhurst-Thonet cũng cho rằng trong khi lãnh đạo nên “giao tiếp rộng rãi” và giúp công ty rộng lớn hơn cập nhật về dự án, thì sự tham gia chính thức nên được giới hạn ở một nhóm nhỏ hơn, cho phép tổ chức tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dynatrace là một trong những công ty giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro của chuyển đổi kỹ thuật số bằng cách khai thác trí tuệ nhân tạo và tự động hóa . Greg Adams, phó chủ tịch khu vực Vương quốc Anh và Ireland, cho biết các công ty cần đặt “chiến lược có thể quan sát được” lên hàng đầu và trung tâm trong kế hoạch của họ. Ông nói: “Điều này mang lại cho các nhóm thực hiện chuyển đổi kinh doanh khả năng giám sát và quản lý trải nghiệm của khách hàng trước, trong và sau khi chuyển đổi sang các hệ thống và quy trình mới”.

WalkMe giúp các doanh nghiệp biết công nghệ mới của họ đang được sử dụng tốt như thế nào và đảm bảo nhân viên tận dụng tối đa công nghệ đó. Cán bộ chuyển đổi kỹ thuật số Vivek Behl cho biết điều này có thể vượt qua mọi rào cản để áp dụng. Công ty cũng giúp khách hàng nhắm mục tiêu đầu tư vào công nghệ và đảm bảo nhân viên có trải nghiệm nhất quán trên tất cả các ứng dụng. 

Mặc dù có nhiều công cụ và chiến lược để hỗ trợ quá trình chuyển đổi kinh doanh suôn sẻ hơn nhưng không có dự án nào là không có rủi ro. Điều đó nói lên rằng, Feng tin rằng các công ty có thể giảm thiểu đáng kể các mối đe dọa không lường trước được nếu họ đảm bảo các cá nhân trong tổ chức của họ “nhận thức được rủi ro” và sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định. 

“Mỗi sự biến đổi đều khác nhau. Nếu thực hiện đúng, chúng sẽ thúc đẩy hiệu quả, giúp công ty có nhiều lợi nhuận hơn và cho phép quản lý rủi ro tốt hơn,” cô nói. 

“Vai trò của chức năng rủi ro là đưa ra các quyết định nhận thức được rủi ro và tạo điều kiện cho tăng trưởng an toàn - không phải là tránh mọi rủi ro.”

Thanh Thuần