Thông tư 85/2026/TT-BTC: Sai mã HS không còn là rủi ro lớn nhất, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Trong nhiều năm, không ít doanh nghiệp cho rằng rủi ro lớn nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu là khai sai mã HS dẫn đến truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính. Tuy nhiên, Thông tư số 85/2026/TT-BTC cho thấy phạm vi quản lý của cơ quan hải quan đã mở rộng hơn. Rủi ro pháp lý giờ đây không chỉ nằm ở kết quả phân loại mà còn xuất phát từ toàn bộ quá trình lấy mẫu, phân tích, lưu giữ mẫu và chứng minh cơ sở kỹ thuật của hàng hóa.

Theo quy định của Thông tư 85, việc phân tích để phân loại hàng hóa được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, từ khâu lấy mẫu, niêm phong, lập biên bản, gửi mẫu đến đơn vị phân tích, lưu giữ, trả mẫu hoặc hủy mẫu theo từng trường hợp. Quy trình này nhằm bảo đảm tính khách quan của kết quả phân tích, đồng thời tạo căn cứ pháp lý cho việc xác định mã số hàng hóa và áp dụng chính sách thuế, chính sách quản lý đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không còn giữ vai trò thụ động trong quá trình này. Việc phối hợp với cơ quan hải quan khi lấy mẫu, cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật, xác nhận tình trạng mẫu và theo dõi quá trình xử lý mẫu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của chính doanh nghiệp. Nếu hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ hoặc thông tin về hàng hóa thiếu thống nhất giữa chứng từ thương mại, catalogue, tài liệu kỹ thuật và thực tế sản phẩm, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn khi giải trình nếu kết quả phân loại khác với khai báo ban đầu.

Thông tư 85/2026/TT-BTC: Sai mã HS không còn là rủi ro lớn nhất, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Thông tư cũng quy định rõ việc lưu giữ, trả mẫu và hủy mẫu sau khi hoàn thành phân tích. Đây tưởng như chỉ là quy trình kỹ thuật nhưng lại có ý nghĩa pháp lý đáng kể. Trong trường hợp doanh nghiệp nhận lại mẫu theo quy định, khả năng sử dụng chính mẫu đó để phục vụ việc đối chứng hoặc phát sinh yêu cầu phân tích lại sau này sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ việc quản lý hồ sơ, tài liệu và các chứng cứ liên quan ngay từ đầu, thay vì chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, rủi ro thường xuất phát từ việc thiếu quy trình quản trị nội bộ. Không ít đơn vị giao toàn bộ việc khai báo và xử lý hồ sơ cho đại lý hải quan nhưng lại không lưu giữ đầy đủ tài liệu kỹ thuật của sản phẩm. Khi cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung hoặc giải trình, doanh nghiệp mất nhiều thời gian thu thập hồ sơ từ nhà sản xuất hoặc đối tác nước ngoài, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và phát sinh chi phí.

Các startup kinh doanh thương mại điện tử xuyên biên giới hoặc doanh nghiệp logistics cũng cần đặc biệt lưu ý. Khi số lượng mặt hàng ngày càng đa dạng, việc quản lý dữ liệu kỹ thuật, mã HS, catalogue và thông số sản phẩm theo phương thức thủ công sẽ làm tăng nguy cơ sai sót. Việc đầu tư hệ thống quản trị dữ liệu hàng hóa ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro khi quy mô hoạt động mở rộng.

Từ góc độ quản trị, Thông tư 85/2026/TT-BTC phát đi thông điệp rõ ràng: tuân thủ không còn là nhiệm vụ của riêng bộ phận xuất nhập khẩu. Bộ phận kỹ thuật, pháp chế, kế toán và logistics cần phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất về sản phẩm, bảo đảm mọi thông tin từ hồ sơ kỹ thuật đến khai báo hải quan đều đồng nhất và có thể kiểm chứng.

Có thể thấy, trong bối cảnh quản lý hải quan ngày càng dựa trên dữ liệu và quản trị rủi ro, sai mã HS chỉ là biểu hiện cuối cùng của một quy trình quản trị chưa hoàn chỉnh. Điều doanh nghiệp cần quan tâm hơn chính là xây dựng hệ thống hồ sơ kỹ thuật đầy đủ, quy trình phối hợp nội bộ chặt chẽ và cơ chế kiểm soát dữ liệu ngay từ trước khi hàng hóa được khai báo. Đây mới là nền tảng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, rút ngắn thời gian thông quan và nâng cao năng lực cạnh tranh trong hoạt động xuất nhập khẩu. Thông tư 85/2026/TT-BTC: Dữ liệu phân loại hàng hóa sẽ trở thành “lá chắn” hay “điểm yếu” của doanh nghiệp?