Hải quan sẽ khóa tài khoản khai báo từ 1/1/2027 nếu doanh nghiệp chưa làm sạch dữ liệu

Doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử cần sớm kiểm tra lại thông tin tài khoản, thay vì chờ đến sát thời hạn mới thực hiện. Từ ngày 1/1/2027, Cơ quan Hải quan sẽ khóa tài khoản khai báo hải quan của những doanh nghiệp chưa thực hiện hoặc chưa hoàn thành việc rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu theo yêu cầu. Quy định này khiến việc chuẩn hóa thông tin tài khoản trở thành một đầu việc cần được ưu tiên trong kế hoạch vận hành những tháng cuối năm 2026.

Cục Hải quan yêu cầu các doanh nghiệp hoàn thành rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS trước ngày 31/12/2026. Từ ngày 1/1/2027, doanh nghiệp chưa hoàn thành việc này sẽ bị khóa tài khoản khai báo hải quan cho đến khi đáp ứng yêu cầu - Ảnh minh họa.

Cục Hải quan mới đây đã ban hành Công văn số 23474/CHQ-CNTT, tiếp tục đôn đốc triển khai kế hoạch làm sạch dữ liệu trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng. Đây là bước tiếp nối Công văn số 21692/CHQ-CNTT ngày 15/9/2026, trong đó yêu cầu doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên hệ thống thực hiện rà soát, cập nhật thông tin từ ngày 25/9/2026.

Không hoàn thành cập nhật, tài khoản sẽ bị khóa

Theo yêu cầu của Cục Hải quan, doanh nghiệp phải hoàn tất việc rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu trước ngày 31/12/2026. Những tài khoản chưa thực hiện hoặc chưa hoàn thành các bước theo hướng dẫn sẽ bị khóa từ ngày 1/1/2027.

Việc khóa tài khoản không đồng nghĩa doanh nghiệp bị chấm dứt hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, khi không thể sử dụng tài khoản khai báo, doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử, tùy thuộc vào hoạt động và phương án xử lý của từng đơn vị.

Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên, việc chậm cập nhật dữ liệu có thể tạo thêm rủi ro vận hành. Nếu phát sinh đúng thời điểm hàng hóa cần làm thủ tục, sự gián đoạn trong khả năng khai báo có thể ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận, tiến độ thực hiện hợp đồng và việc phối hợp với các đơn vị logistics.

Vì vậy, yêu cầu làm sạch dữ liệu không nên được xem là một thủ tục hành chính đơn thuần. Đây còn là công việc cần được đưa vào quy trình kiểm soát nội bộ, nhằm hạn chế nguy cơ tài khoản không thể sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu khai báo.

Doanh nghiệp cần rà soát những thông tin nào?

Theo hướng dẫn được công bố, doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật các thông tin liên quan đến mã số thuế, tên doanh nghiệp, mã chương, địa chỉ, số định danh doanh nghiệp và thông tin người đại diện. Các dữ liệu về họ tên, ngày sinh, số định danh của người đại diện, e-mail liên hệ và chữ ký số cũng cần được rà soát theo yêu cầu của hệ thống.

Sau khi kiểm tra dữ liệu, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước xác thực theo hướng dẫn, bao gồm xác thực thông tin, xác thực email bằng mã OTP, tích hợp chữ ký số và ký số gửi yêu cầu cập nhật. Hồ sơ sau đó được chuyển qua các bước xử lý, phê duyệt trên hệ thống.

Điểm cần lưu ý là việc đăng nhập hoặc bắt đầu khai báo thông tin chưa đồng nghĩa với việc đã hoàn thành làm sạch dữ liệu. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái xử lý, bảo đảm các bước bắt buộc được thực hiện đầy đủ và chủ động xử lý nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chưa được phê duyệt.

Với những đơn vị có nhiều nhân sự tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, bộ phận phụ trách hải quan nên phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin và kế toán để kiểm tra tính thống nhất giữa dữ liệu đăng ký, thông tin doanh nghiệp và chữ ký số đang sử dụng. Việc phân công một đầu mối chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ cũng giúp hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc cập nhật dở dang.

Chủ động hoàn thành sớm để hạn chế rủi ro thông quan

Hệ thống VNACCS/VCIS là nền tảng phục vụ khai báo hải quan điện tử và tự động hóa các khâu xử lý nghiệp vụ hải quan. Vì vậy, khả năng sử dụng tài khoản khai báo có ý nghĩa trực tiếp đối với quá trình thực hiện thủ tục của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, việc hoàn thành cập nhật trước hạn giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý những sai lệch về dữ liệu, xác thực thông tin hoặc khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình thao tác. Ngược lại, nếu dồn công việc đến những ngày cuối tháng 12, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần bổ sung hồ sơ hoặc xử lý vướng mắc trước thời điểm tài khoản bị khóa.

Doanh nghiệp có thể truy cập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng tại địa chỉ https://dksd.customs.gov.vn/client/external để thực hiện theo hướng dẫn. Trường hợp cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ tổng đài 19009299, bấm nhánh 2, hoặc gửi email đến bophanhotro@customs.gov.vn theo thông tin hỗ trợ được công bố.

Mốc thời gian 31/12/2026 vì thế cần được xem là thời hạn hoàn thành, không phải thời điểm doanh nghiệp mới bắt đầu rà soát. Việc chủ động chuẩn hóa dữ liệu, kiểm tra trạng thái xử lý và bảo đảm tài khoản đáp ứng yêu cầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ gián đoạn khai báo hải quan khi bước sang năm 2027.