Thông tư 73/2026/TT-BXD: Kiểm tra trực tuyến, doanh nghiệp phải cung cấp những hồ sơ nào?

Chuyển từ kiểm tra tại cơ sở sang kiểm tra trực tuyến được kỳ vọng giúp tiết kiệm thời gian, giảm tiếp xúc trực tiếp và hạn chế gián đoạn sản xuất. Nhưng nếu hồ sơ điện tử bị yêu cầu tràn lan, chi phí tuân thủ chỉ chuyển từ phòng họp sang máy tính của doanh nghiệp. Thông tư 73/2026/TT-BXD đặt ra giới hạn đáng chú ý: đoàn kiểm tra chỉ được yêu cầu tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung, phạm vi và thời kỳ kiểm tra. Quy định này mở ra cơ sở để doanh nghiệp giải trình có trọng tâm, nhưng không phải quyền từ chối cung cấp thông tin hợp pháp.

Số hóa kiểm tra: Giảm cuộc gặp, chưa chắc giảm khối lượng công việc

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 73/2026/TT-BXD, kiểm tra chuyên ngành có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến, từ xa theo khoản 4 Điều 15 Nghị định 217/2025/NĐ-CP.

Người ra quyết định kiểm tra căn cứ tính chất, nội dung, yêu cầu cuộc kiểm tra cùng điều kiện về dữ liệu, công nghệ và phương tiện kỹ thuật để lựa chọn hình thức phù hợp.

Quy định mở ra khả năng giảm việc bố trí địa điểm, di chuyển và huy động nhân sự tại cơ sở. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được mặc nhiên tự chọn kiểm tra trực tuyến.

Đáng chú ý, khoản 5 Điều 6 quy định nếu kiểm tra từ xa không thu thập đủ dữ liệu, Trưởng đoàn phải báo cáo người ra quyết định để xem xét chuyển sang kiểm tra trực tiếp.

Như vậy, kiểm tra trực tuyến không bảo đảm doanh nghiệp sẽ không phải tiếp đoàn tại hiện trường.

Với doanh nghiệp nhỏ, nguy cơ phát sinh khi cùng một hồ sơ phải chuyển đổi qua nhiều định dạng, gửi nhiều lần hoặc bổ sung vì dữ liệu thiếu thống nhất.

Đây là chi phí vận hành có thể xảy ra trong quá trình triển khai, không phải nghĩa vụ tài chính mới được Thông tư quy định.

Giải pháp không nhất thiết là đầu tư hệ thống phần mềm đắt tiền. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng danh mục hồ sơ điện tử thống nhất, phân loại theo công trình, dự án, thời kỳ và người chịu trách nhiệm.

Thông tư 73/2026/TT-BXD: Kiểm tra trực tuyến, doanh nghiệp phải cung cấp những hồ sơ nào?

Giới hạn phạm vi yêu cầu hồ sơ: Điểm tựa pháp lý quan trọng của doanh nghiệp

Khoản 3 Điều 6 Thông tư 73 quy định đoàn kiểm tra chỉ được yêu cầu cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan trực tiếp đến đối tượng, nội dung, phạm vi và thời kỳ kiểm tra.

Việc đánh giá chấp hành pháp luật phải dựa trên quy định chuyên ngành, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn được áp dụng, hồ sơ quản lý và dữ liệu chuyên ngành.

Đây là điểm có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong những lĩnh vực có nhiều tài liệu kỹ thuật và hợp đồng.

Một hồ sơ dự án có thể chứa thông tin của nhà thầu, nhà cung cấp, đối tác và nhiều giai đoạn thi công. Việc yêu cầu toàn bộ dữ liệu mà không làm rõ mối liên hệ với nội dung kiểm tra có nguy cơ làm tăng khối lượng xử lý và mở rộng phạm vi tiếp cận thông tin không cần thiết.

Quy định tại khoản 3 Điều 6 tạo cơ sở để doanh nghiệp đề nghị đoàn kiểm tra xác định cụ thể tài liệu cần cung cấp.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng ranh giới: doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ cung cấp hồ sơ thuộc phạm vi kiểm tra hợp pháp theo Nghị định 217/2025/NĐ-CP và pháp luật liên quan. Không thể viện dẫn yêu cầu bảo mật kinh doanh một cách chung chung để từ chối mọi tài liệu.

Biện pháp phù hợp là đối chiếu yêu cầu với quyết định kiểm tra, lập danh mục tài liệu bàn giao và ghi nhận nội dung chưa thống nhất bằng văn bản hoặc trong quá trình làm việc.

Đối với hộ kinh doanh thuộc diện kiểm tra, cách tiếp cận tương tự: giải trình đúng hoạt động, đúng thời kỳ, tránh cung cấp thông tin ngoài phạm vi mà không có căn cứ rõ ràng.

Quyền giải trình phải đi cùng căn cứ đánh giá và bảo vệ hoạt động bình thường

Theo khoản 2 Điều 6, việc thu thập, đối chiếu thông tin, yêu cầu giải trình và xác minh được thực hiện theo Điều 15 Nghị định 217/2025/NĐ-CP.

Khoản 4 Điều 6 quy định hoạt động lấy mẫu, đo đạc, thử nghiệm, kiểm định hoặc sử dụng thiết bị kỹ thuật phải tuân thủ pháp luật chuyên ngành.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, vận hành công trình hoặc cơ sở kỹ thuật, kết quả đo đạc có thể là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ. Vì vậy, thông tin về phương pháp, tiêu chuẩn áp dụng và kết quả cần được ghi nhận đầy đủ theo quy định.

Khoản 6 Điều 6 còn yêu cầu đoàn kiểm tra tại hiện trường tuân thủ quy định về an toàn, an ninh, phòng cháy, chữa cháy và bảo vệ môi trường; đồng thời phối hợp để hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của đối tượng kiểm tra.

Quy định này đáng được nhìn từ góc độ chi phí cơ hội.

Nếu kiểm tra diễn ra tại cơ sở đang sản xuất hoặc công trình đang triển khai, việc tổ chức thiếu phối hợp có thể ảnh hưởng đến lịch vận hành và tiến độ hợp đồng.

Tuy nhiên, yêu cầu hạn chế ảnh hưởng không có nghĩa đoàn kiểm tra không được thực hiện những công việc cần thiết thuộc thẩm quyền.

Để bảo vệ quyền lợi, doanh nghiệp nên bố trí đầu mối chuyên môn, ghi nhận thời điểm kiểm tra, tài liệu đã cung cấp, hoạt động kỹ thuật đã thực hiện và các vấn đề cần giải trình thêm.

Khoản 5 Điều 6 cũng yêu cầu hồ sơ điện tử được tiếp nhận, xác thực, ký, gửi và lưu trữ theo pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu, lưu trữ và an toàn thông tin. Đây là cơ sở để doanh nghiệp chú trọng tính xác thực, toàn vẹn của hồ sơ thay vì chỉ quét giấy tờ thành tệp điện tử.

Bảo vệ quyền giải trình bằng dữ liệu, không bằng sự đối đầu

Thông tư 73/2026/TT-BXD cho phép kiểm tra trực tuyến, đồng thời giới hạn phạm vi yêu cầu hồ sơ và đặt ra nguyên tắc hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh thuộc diện kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ có hệ thống, phân công người giải trình và lưu dấu vết giao nhận là biện pháp thiết thực nhất.

Đối với cơ quan kiểm tra, chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi giảm được yêu cầu tài liệu không cần thiết và bảo đảm đánh giá đúng căn cứ chuyên ngành.

Một cuộc kiểm tra hiệu quả không phải cuộc kiểm tra thu thập được nhiều hồ sơ nhất, mà là cuộc kiểm tra có đủ thông tin đáng tin cậy để kết luận đúng vấn đề cần kiểm tra.