Doanh nghiệp thực phẩm phải sẵn sàng hồ sơ truy xuất trong 24 giờ

Từ ngày 15/11/2026, hoạt động truy xuất nguồn gốc thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương sẽ được đặt trong một hệ thống dữ liệu và hồ sơ chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm không chỉ phải lưu thông tin về sản phẩm mà còn phải bảo đảm khả năng cung cấp, trích xuất hồ sơ phục vụ truy xuất trong thời hạn 24 giờ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Cơ sở sản xuất thực phẩm tiến hành truy xuất nguồn gốc sản phẩm thực phẩm có nguy cơ mất an toàn hoặc khi sản phẩm không bảo đảm an toàn hoặc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền - Ảnh minh họa: VGP/Diệu Anh.

Quy định này được đặt ra tại Thông tư 63/2026/TT-BCT ngày 30/9/2026 của Bộ Công Thương về cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Thông tư có hiệu lực từ ngày 15/11/2026 và thay thế Thông tư 11/2026/TT-BCT.

Hồ sơ truy xuất phải được chuẩn bị trước

Theo Thông tư 63, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến truy xuất nguồn gốc sản phẩm, bảo đảm an toàn, bảo mật, không bị thay đổi, sai lệch và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng đối với sản phẩm có hạn sử dụng; đối với sản phẩm không yêu cầu bắt buộc ghi hạn sử dụng, thời gian lưu trữ tối thiểu là 60 tháng kể từ ngày sản xuất.

Đáng chú ý, quy định 24 giờ khiến yêu cầu lưu trữ không còn dừng ở việc “có hồ sơ”. Doanh nghiệp phải tổ chức dữ liệu theo cách có thể tìm kiếm và trích xuất khi phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc sự cố về an toàn thực phẩm.

Đối với cơ sở sản xuất, hồ sơ phục vụ truy xuất có thể bao gồm thông tin về tên, chủng loại, số lượng, khối lượng và mã số lô/mẻ sản phẩm; thông tin về khách hàng, đại lý, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, bảo quản, lưu kho; hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán, vận chuyển; thông tin về lô nguyên liệu, bán thành phẩm và kết quả kiểm nghiệm nếu có.

Với cơ sở kinh doanh, yêu cầu lưu trữ tập trung vào toàn bộ quá trình kinh doanh sản phẩm thông qua hợp đồng, sổ sách hoặc phương thức khác, trong đó có thông tin nhận từ cơ sở sản xuất, chứng từ mua bán, vận chuyển, bảo quản, lưu kho và các thông tin liên quan.

Khi có sự cố, truy xuất được kích hoạt theo từng lô

Thông tư cũng thiết lập quy trình xử lý khi cơ sở sản xuất tự phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn hoặc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa của tổ chức, cá nhân bảo đảm đầy đủ quá trình truy xuất nguồn gốc theo các quy định trong tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực tương ứng với chủng loại sản phẩm, hàng hóa và được công bố phù hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Cơ sở sản xuất phải xác định lô sản phẩm cần truy xuất, rà soát hồ sơ sản xuất và kiểm nghiệm để tìm nguyên nhân, liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu và bao bì để xác minh thông tin, đồng thời thông báo khẩn cấp cho các nhà phân phối, đại lý đã nhận lô hàng. Các đơn vị này phải cung cấp thông tin về số lượng đã bán và lượng còn tồn kho.

Sau đó, cơ sở sản xuất phải phân tích nguyên nhân gây mất an toàn và lập báo cáo kết quả truy xuất, trong đó nêu nguyên nhân và kết quả áp dụng các biện pháp khắc phục theo biểu mẫu của Thông tư.

Với cơ sở kinh doanh thực phẩm, khi phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn hoặc nhận được yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp phải thực hiện các bước truy xuất theo quy định, đồng thời thông báo khẩn cấp cho nhà sản xuất, nhà phân phối cung cấp lô sản phẩm và phối hợp với cơ sở sản xuất để thực hiện truy xuất.

Một điểm mới đáng chú ý khác là cơ sở dữ liệu thực phẩm của Bộ Công Thương được thiết kế với nhiều nhóm thông tin, từ dữ liệu về cơ sở sản xuất, kinh doanh và sản phẩm đến điều kiện an toàn thực phẩm, kiểm tra nhập khẩu, thanh tra, hậu kiểm, cảnh báo, thu hồi, chất lượng hàng hóa và dữ liệu về truy xuất nguồn gốc thực phẩm.

Theo Thông tư, cơ quan nhà nước có thẩm quyền được khai thác dữ liệu phục vụ kiểm tra, hậu kiểm, cảnh báo, truy xuất, thu hồi và xử lý thực phẩm không bảo đảm an toàn. Khi dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu và đáp ứng yêu cầu truy xuất, cơ quan nhà nước khai thác, sử dụng dữ liệu đó và không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác minh hoặc pháp luật có quy định khác.

Thông tư 63/2026/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 15/11/2026 và thay thế Thông tư 11/2026/TT-BCT. Trước đó, Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định 2468/QĐ-BCT ngày 30/9/2026 về việc tạm ngưng hiệu lực Thông tư 11 từ ngày 1/10/2026.

Với doanh nghiệp thực phẩm, yêu cầu mới đặt trọng tâm vào khả năng kiểm soát dữ liệu xuyên suốt quá trình sản xuất, kinh doanh và phản ứng nhanh khi xuất hiện rủi ro an toàn thực phẩm. Việc chuẩn hóa hồ sơ, mã hóa lô sản phẩm và tổ chức dữ liệu theo hướng dễ truy xuất sẽ trở thành một phần quan trọng trong công tác tuân thủ.