Doanh nghiệp thực phẩm phải sẵn sàng hồ sơ truy xuất trong 24 giờ

Chuẩn hóa hồ sơ trước thời hạn áp dụng

Từ ngày 15/11/2026, Thông tư số 63/2026/TT-BCT của Bộ Công Thương quy định về cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ chính thức có hiệu lực, thay thế Thông tư số 11/2026/TT-BCT. Văn bản quy định trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc tạo lập, lưu trữ, cập nhật, kết nối và khai thác dữ liệu phục vụ quản lý an toàn thực phẩm, chất lượng hàng hóa và truy xuất nguồn gốc.

Một yêu cầu đáng chú ý là cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải bảo đảm có thể cung cấp hồ sơ, tài liệu truy xuất trong vòng 24 giờ kể từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ lưu giữ chứng từ mà còn phải tổ chức dữ liệu đủ rõ ràng để nhanh chóng xác định nguồn gốc, hành trình và tình trạng của từng lô hàng.

Từ ngày 15/11/2026, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương phải thực hiện quy định về hồ sơ truy xuất theo Thông tư 63/2026/TT-BCT. Yêu cầu cung cấp hồ sơ trong 24 giờ cùng quy định riêng với hàng xuất nhập khẩu đặt ra trách nhiệm tổ chức thông tin đầy đủ, xuyên suốt chuỗi cung ứng.

Theo nguyên tắc “một bước trước – một bước sau”, hồ sơ phải giúp xác định được đơn vị cung cấp đầu vào và đối tượng tiếp nhận sản phẩm ở công đoạn kế tiếp. Với cơ sở sản xuất, thông tin cần thể hiện mối liên hệ giữa nguyên liệu, bao bì, lô hoặc mẻ sản xuất và quá trình phân phối. Với cơ sở kinh doanh, trách nhiệm bao gồm tiếp nhận thông tin từ nhà sản xuất và lưu hồ sơ về toàn bộ quá trình kinh doanh.

Doanh nghiệp cần rà soát cách quản lý mã lô, tên và chủng loại sản phẩm, số lượng, khối lượng, ngày sản xuất, địa điểm và thời gian diễn ra các công đoạn có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng, an toàn thực phẩm. Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán, vận chuyển, bảo quản và lưu kho cũng cần được tổ chức để có thể đối chiếu khi phát sinh yêu cầu truy xuất.

Thời hạn lưu hồ sơ kéo dài sau khi sản phẩm hết hạn

Theo Điều 10 Thông tư 63/2026/TT-BCT, hồ sơ, tài liệu liên quan đến truy xuất nguồn gốc phải được lưu trữ đầy đủ, bảo đảm an toàn, bảo mật và không bị thay đổi hoặc sai lệch.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày hết hạn sử dụng đối với thực phẩm có hạn sử dụng. Với thực phẩm không thuộc diện bắt buộc ghi hạn sử dụng, hồ sơ phải được lưu tối thiểu 60 tháng kể từ ngày sản xuất.

Quy định này đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng quy trình lưu trữ phù hợp với đặc điểm từng nhóm sản phẩm. Việc quản lý cần bảo đảm hồ sơ vẫn có thể được tìm kiếm, đối chiếu và trích xuất trong suốt thời gian phải lưu, kể cả khi sản phẩm đã hết hạn hoặc không còn được phân phối trên thị trường.

Về thực tiễn quản trị, doanh nghiệp nên phân công đầu mối chịu trách nhiệm, thống nhất cách đặt mã lô và lưu chứng từ giữa các bộ phận mua hàng, sản xuất, kho vận, bán hàng. Nếu dữ liệu nằm rời rạc ở nhiều hệ thống hoặc phụ thuộc vào cá nhân, việc tập hợp hồ sơ đúng thời hạn có thể gặp khó khăn.

Phải truy xuất ngay khi phát hiện nguy cơ mất an toàn

Thông tư quy định cơ sở sản xuất phải tiến hành truy xuất ngay khi tự giám sát, phát hiện sản phẩm không bảo đảm an toàn hoặc khi nhận yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Quy trình bắt đầu từ việc xác định lô sản phẩm liên quan dựa trên tên hàng, mã lô và ngày sản xuất; rà soát hồ sơ sản xuất, hồ sơ kiểm nghiệm để tìm nguyên nhân; liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì để xác minh thông tin. Doanh nghiệp đồng thời phải thông báo khẩn cấp đến nhà phân phối, đại lý đã nhận lô hàng, yêu cầu báo cáo số lượng đã bán và lượng tồn kho.

Trên cơ sở đó, cơ sở sản xuất phân tích nguyên nhân, xác định phạm vi ảnh hưởng, thực hiện biện pháp khắc phục và lập báo cáo kết quả truy xuất gửi cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Đối với cơ sở kinh doanh, khi phát hiện thực phẩm không bảo đảm an toàn hoặc nhận yêu cầu truy xuất, đơn vị phải thực hiện các bước liên quan, thông báo khẩn cấp cho nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cung cấp lô hàng và phối hợp để xác định nguồn gốc, tình trạng sản phẩm.

Như vậy, truy xuất không chỉ là việc cung cấp một bộ chứng từ khi được kiểm tra. Đây còn là cơ chế để doanh nghiệp nhanh chóng xác định lượng hàng bị ảnh hưởng, nơi hàng đã được phân phối và khả năng thu hồi, xử lý khi xảy ra sự cố.

Hàng nhập khẩu phải gắn với hồ sơ lô hàng và tờ khai hải quan

Với thực phẩm nhập khẩu, Thông tư 63/2026/TT-BCT yêu cầu cơ sở kinh doanh lưu thông tin về nhà sản xuất hoặc xuất khẩu, nhà nhập khẩu và mã số doanh nghiệp của nhà nhập khẩu. Hồ sơ còn phải thể hiện tên, chủng loại, khối lượng, số lượng sản phẩm cùng số tờ khai hải quan nhập khẩu của lô hàng.

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc kết quả kiểm nghiệm tại nước xuất xứ cũng phải được lưu trong trường hợp pháp luật quy định. Những thông tin này tạo cơ sở đối chiếu giữa hàng hóa đang lưu thông, chứng từ nhập khẩu và các dữ liệu liên quan khi cần truy xuất.

Với thực phẩm xuất khẩu, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực hiện truy xuất theo quy định của nước nhập khẩu. Đối với sản phẩm vừa xuất khẩu vừa lưu thông trong nước, khi tiêu thụ tại Việt Nam, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các yêu cầu của Thông tư.

Do đó, doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu cần rà soát yêu cầu hồ sơ theo từng thị trường, từng nhóm sản phẩm và từng lô hàng. Việc quản lý thống nhất thông tin giữa chứng từ thương mại, hồ sơ chất lượng và dữ liệu truy xuất sẽ giúp giảm thời gian đối chiếu khi khách hàng hoặc cơ quan quản lý yêu cầu xác minh.

Phân biệt nghĩa vụ lưu hồ sơ với kết nối cơ sở dữ liệu

Một nội dung cần lưu ý là việc thiết lập, lưu trữ hồ sơ truy xuất và việc kết nối dữ liệu lên hệ thống không hoàn toàn đồng nhất. Thông tư khuyến khích cơ sở sản xuất, kinh doanh kết nối, cung cấp thông tin lên cơ sở dữ liệu thực phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương. Riêng cơ sở có sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa rủi ro cao phải thực hiện truy xuất và cung cấp thông tin lên hệ thống cơ sở dữ liệu truy xuất hàng hóa rủi ro cao của Bộ theo quy định.

Doanh nghiệp vì vậy cần xác định chính xác nghĩa vụ áp dụng với sản phẩm và hoạt động của mình, tránh hiểu rằng mọi trường hợp đều có cùng yêu cầu kết nối dữ liệu. Tuy nhiên, dù thực hiện kết nối theo diện nào, trách nhiệm lưu giữ hồ sơ đầy đủ và sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu vẫn cần được bảo đảm.

Liên quan đến công tác chuẩn bị của doanh nghiệp, bà Trần Minh Thu, Phòng Hội nhập và WTO thuộc Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhấn mạnh việc theo dõi, lưu trữ hồ sơ, chứng từ để chứng minh, đồng thời tham gia đào tạo nhằm cập nhật rủi ro chính sách và các tiêu chuẩn liên quan.

Thông tư cũng quy định cơ quan nhà nước phải khai thác dữ liệu có sẵn nếu đáp ứng yêu cầu truy xuất, không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác minh hoặc pháp luật có quy định khác.

Trước ngày 15/11, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra hồ sơ từng lô hàng, đối chiếu thông tin giữa các bộ phận và đối tác, xác định đầu mối tiếp nhận yêu cầu truy xuất. Khi dữ liệu được lưu trữ có hệ thống, đầy đủ và có thể kiểm chứng, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong xử lý sự cố, bảo vệ người tiêu dùng và đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như thị trường.