Đề xuất làm rõ chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh

Chi phí mua hàng hóa, nguyên liệu và dịch vụ từ hộ kinh doanh, cá nhân là khoản phát sinh thường xuyên tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện về hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Bộ Tài chính vừa công bố bản tổng hợp, tiếp thu và giải trình ý kiến đối với dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Một trong những nội dung được góp ý liên quan đến Điều 9, quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ảnh minh họa: Hoạt động kiểm tra chứng từ kế toán tại doanh nghiệp.

Làm rõ giao dịch mua hàng từ hộ kinh doanh

Trong quá trình lấy ý kiến, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) đề nghị làm rõ phạm vi đối tượng áp dụng đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Theo nội dung được Bộ Tài chính công bố, dự thảo đề cập yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt đối với một số trường hợp mua hàng từ hộ gia đình, cá nhân, trừ những trường hợp được quy định riêng.

Vietcombank đề xuất bổ sung rõ đối tượng hộ kinh doanh, bởi hộ kinh doanh và hộ gia đình không phải là hai khái niệm đồng nhất về pháp lý.

Đối với góp ý này, Bộ Tài chính ghi nhận và thể hiện hướng xử lý là tiếp thu, hoàn thiện tại dự thảo Nghị định.

Điểm cần lưu ý là việc tiếp thu góp ý chưa đồng nghĩa quy định sửa đổi đã được ban hành. Nội dung cuối cùng phải căn cứ vào Nghị định chính thức sau khi Chính phủ thông qua.

Chi phí thực tế vẫn cần chứng từ hợp lệ

Một vấn đề khác được đặt ra là hồ sơ chứng minh khoản chi khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng. Những giao dịch này thường gặp trong hoạt động thu mua nông sản, nguyên liệu, hàng hóa nhỏ lẻ hoặc sử dụng dịch vụ của cá nhân.

Theo nội dung dự thảo được lấy ý kiến, doanh nghiệp cần có chứng từ chi trả tiền phù hợp với pháp luật về kế toán, hóa đơn và chứng từ. Tuy nhiên, yêu cầu về chứng từ phải được xác định theo đúng từng trường hợp. Không thể mặc nhiên coi mọi giao dịch mua hàng từ cá nhân đều phải có cùng một loại hóa đơn hoặc chứng từ.

Đối với doanh nghiệp, rủi ro không chỉ nằm ở việc thiếu giấy tờ tại thời điểm mua hàng mà còn ở khả năng chứng minh tính có thật của giao dịch, đối tượng bán hàng, giá trị thanh toán và mục đích phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Nếu không đáp ứng điều kiện pháp luật, khoản chi có thể không được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế, làm tăng nghĩa vụ thuế phải nộp.

Doanh nghiệp cần rà soát quy trình mua hàng

Trong khi dự thảo tiếp tục được hoàn thiện, doanh nghiệp không nên chờ đến khi có quy định mới mới kiểm tra lại hồ sơ.

Trước hết, cần phân loại những khoản mua hàng từ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân để áp dụng đúng quy định hiện hành. Đối với các khoản chi có giá trị lớn, bộ phận kế toán cần kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và các trường hợp ngoại lệ theo văn bản đang có hiệu lực.

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm sự thống nhất giữa hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán và tài liệu kế toán liên quan.

Đặc biệt, các doanh nghiệp thường xuyên thu mua hàng hóa từ nhiều hộ kinh doanh, cá nhân nên xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ ngay từ khâu mua hàng, thay vì chỉ tập hợp hồ sơ vào thời điểm quyết toán thuế. Việc chuẩn hóa quy trình này không chỉ hạn chế rủi ro bị loại chi phí mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dòng tiền và tính minh bạch của hoạt động mua bán.

Về bản chất, đề xuất sửa đổi không chỉ liên quan đến phương thức thanh toán mà còn hướng đến sự rõ ràng trong xác định chi phí hợp lệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cho đến khi Nghị định sửa đổi được ban hành, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định hiện hành; không được sử dụng nội dung dự thảo như căn cứ pháp lý đã có hiệu lực.