Thông tư 126/2026/TT-BTC: Khi nào được miễn chi phí cung cấp thông tin?

Luật quy định công dân được cung cấp thông tin không phải trả phí, lệ phí. Nhưng điều đó không có nghĩa mọi hoạt động sao chụp, in ấn, chuyển phát đều miễn tiền. Với doanh nghiệp, hiểu sai ranh giới này có thể làm phát sinh tranh luận không cần thiết và kéo dài quá trình tiếp cận dữ liệu.

Thông tư 126/2026/TT-BTC: Khi nào được miễn chi phí cung cấp thông tin?

Không thu phí, nhưng có chi phí thực tế

Khoản 1 Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2026 quy định công dân được cung cấp thông tin không phải trả phí, lệ phí, trừ trường hợp pháp luật liên quan quy định khác. Nhưng khoản 2 cùng Điều xác định người yêu cầu có trách nhiệm thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp và gửi thông tin.

Đây chính là phần Thông tư 126 cụ thể hóa. Khoản 1 Điều 3 áp dụng biểu giá cho in, sao, chụp; khoản 2 Điều 3 xác định chi phí gửi theo giá dịch vụ bưu chính công ích hoặc chi phí chuyển bưu phẩm, chuyển phát nhanh hiện hành.

Về bản chất, Nhà nước không “bán thông tin”. Khoản tiền được thu nhằm bù chi phí vật chất phát sinh khi người yêu cầu lựa chọn hình thức cần in, sao hoặc chuyển gửi.

Với doanh nghiệp, cách hiểu này quan trọng. Tranh luận vài chục nghìn đồng chi phí sao chụp không có nhiều ý nghĩa nếu điều doanh nghiệp cần là nhận tài liệu đủ, đúng và kịp thời cho một thương vụ hàng tỷ đồng.

Hai trường hợp đáng chú ý được miễn chi phí

Khoản 3 Điều 3 Thông tư 126 quy định người yêu cầu thông tin thuộc điểm a và điểm c khoản 1 Điều 23 Luật Tiếp cận thông tin thì không phải trả chi phí.

Cụ thể, điểm a áp dụng khi thông tin đang trong thời hạn phải công khai nhưng chưa được công khai; điểm c áp dụng khi thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận.

Đây không chỉ là ưu đãi tiền bạc. Nó phản ánh một nguyên tắc chính sách: nếu thông tin lẽ ra người dân đã có thể tiếp cận công khai nhưng vì phía công khai chưa thực hiện hoặc vì bất khả kháng mà không thể tiếp cận, người yêu cầu không phải gánh thêm chi phí.

Hộ kinh doanh, doanh nhân khi yêu cầu thông tin nên xác định ngay cơ sở pháp lý của yêu cầu. Nếu thông tin thuộc trường hợp phải công khai nhưng chưa được công khai, cần nêu rõ căn cứ thay vì mặc nhiên chấp nhận mọi chi phí.

Cách tiết kiệm tốt nhất có thể là… không in

Điều 24 Luật Tiếp cận thông tin cho phép yêu cầu qua Internet và còn khuyến khích hình thức này. Người yêu cầu đến trực tiếp cũng được dùng thiết bị cá nhân để sao chụp hoặc tải dữ liệu.

Đối với SME, đây là điểm rất thực dụng. Một hồ sơ 300 trang photocopy đen trắng theo mức 3.000 đồng/trang có thể tạo chi phí đáng kể; nếu được tiếp cận dưới dạng số hoặc tự sao chụp hợp pháp, khoản tiền đó có thể giảm mạnh.

Nhưng tiết kiệm chi phí không đồng nghĩa thu thập càng nhiều tài liệu càng tốt. Một yêu cầu quá rộng có thể làm việc xử lý phức tạp hơn; Điều 27 Luật mới còn cho phép từ chối trong một số trường hợp, trong đó có yêu cầu vượt quá khả năng đáp ứng hoặc ảnh hưởng hoạt động bình thường của cơ quan.

Doanh nghiệp nên chuyển từ tư duy “xin cả hồ sơ” sang “xác định đúng dữ liệu cần cho quyết định”. Đó vừa là kỹ năng pháp lý, vừa là kỹ năng quản trị thông tin.