Nghị định 308/2026/NĐ-CP: Quỹ đào tạo nhân lực – Cơ hội mới nhưng đừng biến thành “quỹ treo”

Nghị định 308/2026/NĐ-CP lần đầu cụ thể hóa khá rõ cơ chế Quỹ đào tạo nhân lực của doanh nghiệp. Nhưng điều doanh nghiệp cần quan tâm không phải chỉ là “được lập quỹ bao nhiêu”, mà là lập để làm gì, tiền từ đâu, được chi vào đâu và hồ sơ nào sẽ chứng minh khoản chi đó là hợp lệ.

Không phải doanh nghiệp nào cũng buộc phải lập Quỹ

Khoản 1 Điều 7 quy định rất rõ: Quỹ đào tạo nhân lực do doanh nghiệp lựa chọn, quyết định thành lập theo nhu cầu. Như vậy, đây là quyền lựa chọn chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

Chi tiết này đặc biệt quan trọng với startup và doanh nghiệp nhỏ, nơi dòng tiền thường phải ưu tiên cho bán hàng, công nghệ, sản xuất và thị trường. Thành lập một quỹ riêng nhưng không có kế hoạch đào tạo thường xuyên có thể chỉ làm tăng thêm tầng quản trị mà chưa chắc tạo giá trị.

Nghị định 308/2026/NĐ-CP: Quỹ đào tạo nhân lực – Cơ hội mới nhưng đừng biến thành “quỹ treo”

Trích từ lợi nhuận sau thuế, doanh nghiệp tư nhân tự quyết mức

Điểm a khoản 3 Điều 7 quy định nguồn trích lập Quỹ từ lợi nhuận sau thuế; mức trích hằng năm do doanh nghiệp tự quyết định, phù hợp nhu cầu và kế hoạch đào tạo nhân lực đã được phê duyệt. Nghị định cũng cho phép Quỹ nhận tài trợ hợp pháp từ cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước theo điểm b khoản 3 Điều 7.

Riêng doanh nghiệp nhà nước, phần Quỹ có nguồn từ lợi nhuận sau thuế tối đa không quá 1% lợi nhuận sau thuế, tính cả phần từ năm trước còn lại chưa sử dụng hết. Vì vậy, 1% không phải mức trần áp dụng chung đối với mọi doanh nghiệp. Việc diễn giải sai chi tiết này có thể dẫn tới quyết định tài chính sai ngay từ khâu xây dựng quy chế.

Rủi ro nằm trong hồ sơ, không chỉ ở nội dung khóa học

Điểm a khoản 1 Điều 8 cho phép Quỹ chi cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, đào tạo người mới tuyển dụng, đào tạo lại lao động đang làm việc và đánh giá kỹ năng nghề.

Tuy nhiên, Nghị định đặt thêm một “chốt” pháp lý rất đáng lưu ý: các hoạt động đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng phải được quy định chi tiết trong ít nhất một trong ba loại hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Khoản 2 Điều 8 còn yêu cầu việc quản lý, sử dụng Quỹ phải được quy định tại điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp; khoản 3 yêu cầu hạch toán theo pháp luật kế toán.

Điều đó có nghĩa, quyết định chi tiền đúng mục đích nhưng hệ thống hồ sơ nội bộ không theo kịp vẫn có thể tạo rủi ro khi kiểm toán, quyết toán hoặc kiểm tra.

Quỹ còn có thể “đi ra ngoài” doanh nghiệp

Điểm b khoản 1 Điều 8 cho phép tài trợ cho cơ sở giáo dục nghề nghiệp có hợp tác với doanh nghiệp: cơ sở vật chất, hoạt động thường xuyên, cuộc thi, quỹ khuyến học, xây dựng chương trình và giáo trình theo đặt hàng.

Nhưng Nghị định xác lập ranh giới: khoản tài trợ này không phải để góp vốn, mua cổ phần tại cơ sở giáo dục nghề nghiệp.

Với doanh nghiệp, đây là điểm cần tách bạch giữa một khoản chi phục vụ đào tạo với một hoạt động đầu tư vốn.

Con số 70% rất dễ bị hiểu sai

Khoản 1 Điều 5 quy định doanh nghiệp có trích lập Quỹ và sử dụng tối thiểu hết 70% Quỹ hằng năm cho giáo dục, đào tạo là một trong những tiêu chí được xem xét tôn vinh, khen thưởng.

Đây không phải quy định buộc mọi doanh nghiệp lập Quỹ đều phải chi tối thiểu 70% mỗi năm. Sự khác biệt giữa một tiêu chí khuyến khích và một nghĩa vụ pháp lý tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp lập ngân sách.

SME nên lập Quỹ khi nào?

Nếu chi phí đào tạo chỉ phát sinh nhỏ lẻ, lập Quỹ chưa chắc cần thiết. Nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo thường xuyên, tuyển dụng quy mô lớn, chuyển đổi công nghệ hoặc cần tái đào tạo lao động, Quỹ có thể trở thành công cụ quản trị hữu ích.

Trước khi thành lập, doanh nghiệp nên đồng thời chuẩn hóa kế hoạch đào tạo, quy chế tài chính, thẩm quyền phê duyệt, chứng từ thanh toán và cách hạch toán.

Nghị định trao cho doanh nghiệp một “túi tiền” dành cho nhân lực. Nhưng chiếc túi đó chỉ thực sự có giá trị nếu phía sau nó là một chiến lược đào tạo rõ ràng.