Logistics chuyển đổi số: “Số trong – Giấy ngoài” và bài toán quản trị rủi ro pháp lý

Đây là vấn đề được các chuyên gia tập trung phân tích tại Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh 2026 – Lĩnh vực Logistics, diễn ra ngày 26/8 tại TP HCM.

Hội nghị do Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP HCM (ITPC) và Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) phối hợp tổ chức, với chủ đề “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics – Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp”.

Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh 2026 – Lĩnh vực Logistics

Không thể số hóa nếu thiếu “niềm tin pháp lý”

Theo bà Hồ Thị Quyên, Phó Giám đốc ITPC, logistics Việt Nam đang phát triển nhanh với hơn 34.000 doanh nghiệp, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn tương đương khoảng 16% GDP, cao hơn nhiều so với các nền kinh tế phát triển.

Trong giai đoạn 2025-2035, một trong những định hướng quan trọng là đẩy mạnh chuyển đổi số, qua đó từng bước giảm chi phí logistics xuống khoảng 12-15% GDP.

Tuy nhiên, theo bà Quyên, chuyển đổi số không đơn thuần là đưa chứng từ lên môi trường điện tử. Thực tế doanh nghiệp đang sử dụng đồng thời hợp đồng giấy, email, nền tảng số, lệnh vận chuyển điện tử… tạo nên mô hình giao dịch “lai”. Khi một giao dịch tồn tại nhiều phiên bản nhưng không xác định rõ tài liệu nào được ưu tiên, ai có thẩm quyền xác nhận, thời điểm nào được xem là chốt giao dịch và dữ liệu được lưu trữ ra sao, rủi ro tranh chấp sẽ gia tăng.

PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch VIAC thì cho rằng, khi số hóa ngày càng đi sâu vào hoạt động kinh doanh, bài toán giải quyết tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn. Điều quan trọng không chỉ là dữ liệu điện tử có tồn tại, mà còn phải chứng minh được nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu.

Do đó, chuyển đổi số cần song hành với quản trị dữ liệu, quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ và xây dựng điều khoản hợp đồng về việc xác lập, lưu trữ, sử dụng chứng cứ điện tử.

“Số trong – Giấy ngoài” là thực tế của logistics

Về vấn đề này, ông Ngô Khắc Lễ, trọng tài viên VIAC, hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam (VMC), thuộc VIAC, đã chỉ ra một thực tế đáng chú ý, nhiều doanh nghiệp logistics chưa thể chuyển hoàn toàn sang giao dịch điện tử mà vẫn phải sử dụng song song chứng từ điện tử và giấy tờ truyền thống, trong trạng thái “Số trong – Giấy ngoài”.

Quá trình chuyển đổi diễn ra không đồng đều giữa vận tải, kho bãi, cảng, giao nhận, hải quan và thương mại xuyên biên giới. Những giao dịch lặp lại thường dễ số hóa, trong khi các chứng từ liên quan đến quyền sở hữu, thanh toán, bảo đảm ngân hàng hay vận đơn có thể chuyển nhượng vẫn đặt ra nhiều thách thức.

Ông Ngô Khắc Lễ, trọng tài viên VIAC, hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam (VMC), thuộc VIAC.

Theo ông Lễ, vấn đề cốt lõi không còn là doanh nghiệp đã chuyển đổi số hay chưa, mà là các bên có đủ tin cậy để giao dịch trên nền tảng số hay không.

Từ thực tế đó, chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên chuyển đổi theo lộ trình từ trong ra ngoài: bắt đầu từ hệ thống nội bộ, mở rộng sang các đối tác quen thuộc, sau đó tiến tới giao dịch xuyên biên giới. Cùng với đó, việc chuyển giao dữ liệu phải gắn với quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của từng bên.

Đáng chú ý, hội nghị cũng đề cập Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng (NCD Convention), được kỳ vọng tạo thêm cơ sở pháp lý cho việc công nhận và sử dụng chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng dưới dạng giấy và điện tử trong giao dịch quốc tế.

Đồng Nai và bài toán liên thông toàn chuỗi

Ở góc độ thị trường, ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, cho biết mức độ đầu tư công nghệ giữa các doanh nghiệp còn chênh lệch lớn.

Một số cảng, ICD và doanh nghiệp kho vận đã triển khai quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động. Tuy nhiên, số hóa vẫn chủ yếu diễn ra trong từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn, chưa tạo được sự kết nối xuyên suốt giữa vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý.

Đây chính là điểm nghẽn khi logistics hướng tới một hệ sinh thái số liên thông.

Ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai.

Quản trị chứng cứ phải bắt đầu từ trước tranh chấp

Ở phiên thảo luận về tranh chấp, LS. Nguyễn Thị Hồng Ngân, Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung, lưu ý một giao dịch logistics hiện có thể để lại hàng loạt dấu vết số như email, Zalo/WhatsApp, nhật ký nền tảng, eBL, eDO...

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chờ đến khi tranh chấp xảy ra mới bắt đầu thu thập chứng cứ. Thay vào đó, cần xác định ngay từ đầu đâu là kênh trao đổi chính thức, ai có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ.

LS. Trương Công Hồng, Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA, cũng cảnh báo rủi ro khi doanh nghiệp phụ thuộc vào bản scan chứng từ. Một bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng sai mục đích, tạo ra “mắt xích yếu” trong chuỗi giao dịch và thậm chí dẫn tới tranh chấp về quyền kiểm soát hàng hóa, thanh toán.

Từ những phân tích tại hội nghị, thông điệp được đặt ra khá rõ: chuyển đổi số trong logistics không thể chỉ là câu chuyện công nghệ. Đó phải là quá trình đồng thời chuyển đổi cách thức quản trị dữ liệu, chứng từ, hợp đồng và niềm tin giữa các bên.

Quang cảnh hội nghị.

Trong giai đoạn chuyển tiếp, mô hình lai có thể vẫn là lựa chọn thực tế. Nhưng để mô hình này không trở thành điểm yếu pháp lý, doanh nghiệp cần thiết kế rõ “luật chơi” ngay từ đầu: chứng từ nào được ưu tiên, dữ liệu nào có giá trị xác nhận, ai có quyền thay đổi, cách thức lưu trữ và cơ chế kiểm chứng ra sao.

Đây cũng được xem là nền tảng để logistics Việt Nam không chỉ số hóa giao dịch, mà từng bước tiến tới số hóa toàn bộ chuỗi giá trị và năng lực cạnh tranh trong thương mại xuyên biên giới.