Thông tư mới nối dữ liệu phương tiện với hàng hóa qua cửa khẩu

Một chuyến hàng vận tải qua cửa khẩu sẽ không còn được nhìn nhận đơn thuần qua thông tin của phương tiện. Theo Thông tư số 127/2026/TT-BTC, dữ liệu về phương tiện được kết nối với người điều khiển, chủ phương tiện, giấy phép, hành khách, hàng hóa, container, vận đơn, hành trình và kiểm dịch trong cùng hệ thống khai báo.

Cách tổ chức này tạo ra một bộ dữ liệu xuyên suốt cho từng chuyến vận tải. Với doanh nghiệp, thay đổi đáng chú ý không chỉ nằm ở thủ tục mà còn ở yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

Từ phương tiện đến cả hành trình vận tải

Trong cấu trúc dữ liệu mới, phương tiện là điểm đầu để kết nối nhiều nhóm thông tin khác nhau. Với phương tiện đường bộ, người khai phải cung cấp các dữ liệu nhận dạng như loại phương tiện, nhãn hiệu, biển kiểm soát, nước đăng ký, số khung, số máy, trọng lượng hàng chuyên chở và các thông tin liên quan đến sơ mi rơ moóc, container nếu có.

Cửa khẩu Lao Bảo đóng vai trò nối liền các cảng biển miền Trung Việt Nam với tỉnh Savannakhet (Lào) và vươn xa tới vùng Đông Bắc Thái Lan. Từ những lô hàng nông sản đến các thiết bị siêu trường siêu trọng, việc vận chuyển hàng hóa qua cửa khẩu Lao Bảo đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa kỹ thuật vận hành và sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật liên quan và quy định nghiệp vụ Hải Quan - Ảnh: https://logisticscmc.com

Dữ liệu về giấy phép qua biên giới cũng được xác định thành các trường riêng, gồm số giấy phép, ngày cấp, cơ quan cấp, thời hạn, phạm vi hoạt động, cửa khẩu tái xuất, ngày tái xuất và mục đích nhập cảnh.

Từ những dữ liệu ban đầu này, hệ thống tiếp tục kết nối với người điều khiển, chủ phương tiện, hành khách và hàng hóa. Thông tin kiểm dịch y tế cũng được đưa vào quy trình, bao gồm tình trạng hàng hóa, phương tiện và các yếu tố liên quan đến nguy cơ dịch bệnh trong hành trình.

Với tàu biển, phạm vi dữ liệu còn rộng hơn khi bản khai chung gắn thông tin về tàu, thuyền trưởng, hành trình, đại lý, hàng hóa, chất thải, kiểm dịch y tế, người đi lậu tàu và động vật trên tàu.

Riêng nhóm kiểm dịch y tế yêu cầu nhiều thông tin chuyên biệt như tình trạng giấy chứng nhận vệ sinh tàu, việc tàu có phải kiểm tra lại hay không và việc tàu có đi qua khu vực bị ảnh hưởng theo xác định của Tổ chức Y tế thế giới (WHO).

Lô hàng được đặt vào đúng chuỗi dữ liệu

Điểm đáng chú ý khác của Thông tư 127/2026/TT-BTC là hàng hóa được gắn với các thông tin nhận diện và hành trình thay vì tồn tại như một nhóm dữ liệu độc lập.

Đối với hàng hóa nhập khẩu trên tàu biển, bộ khai báo có thể bao gồm số vận đơn chủ, số niêm phong, thời gian dỡ hàng, tên hàng, mã HS, lượng hàng, đơn vị tính, trọng lượng, số hiệu và loại container. Thông tin người gửi, người nhận, đại lý hải quan và ga gửi hàng cũng được xác định theo từng trường dữ liệu khi thuộc trường hợp phải khai.

Với hàng xuất khẩu, cấu trúc tương ứng tiếp tục kết nối vận đơn, niêm phong, thời gian xếp hàng, thông tin hàng hóa và container với các chủ thể liên quan.

Ở vận tải đường sắt liên vận quốc tế, mối liên hệ còn thể hiện qua ga gửi, ga nhận và vị trí lưu giữ hàng hóa. Lô hàng vì vậy được đặt trong một chuỗi từ phương tiện, chứng từ đến địa điểm vận chuyển và lưu giữ.

Đối với hàng không, cấu trúc chứng từ cũng thể hiện mối liên hệ giữa chuyến bay và hàng hóa. Bản khai hàng hóa có thông tin về vận đơn chủ, mô tả hàng, phương thức đóng gói, trọng lượng, số kiện và mã cảng, sân bay; các vận đơn tiếp tục cung cấp thông tin về chủ hàng, cảng đi, cảng đến và trị giá.

Doanh nghiệp phải chuẩn hóa dữ liệu trước ngày 15/10

Khi các nhóm dữ liệu được liên kết, những trường thông tin tưởng như riêng lẻ lại trở thành mắt xích của toàn bộ hồ sơ. Số IMO của tàu, số chuyến đi, số vận đơn, số container, số khung, số máy hay số giấy phép đều phải được khai theo các chỉ tiêu, bảng mã và định dạng tương ứng.

Điều này đặt yêu cầu trực tiếp đối với doanh nghiệp vận tải, đại lý và các tổ chức tham gia khai báo. Hệ thống dữ liệu nội bộ cần được đối chiếu với các phụ lục của Thông tư, nhất là những trường thông tin đang được quản lý theo cấu trúc cũ.

Thông tư số 127/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 15/10/2026, đồng thời thay thế Thông tư số 50/2018/TT-BTC.

Trước thời điểm này, việc rà soát không chỉ là cập nhật biểu mẫu. Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng đồng bộ dữ liệu giữa phương tiện, vận đơn, container, hàng hóa, hành trình và các thông tin liên quan; đồng thời xác định rõ trách nhiệm của người khai đối với từng nhóm dữ liệu.

Với Cơ quan Hải quan, cấu trúc mới tạo nền tảng để quản lý một chuyến vận tải trên cùng mạch thông tin. Với doanh nghiệp, yêu cầu quan trọng nhất là dữ liệu phải đúng trường, đúng nội dung và đúng đối tượng. Khi hệ thống mới vận hành, chất lượng dữ liệu đầu vào sẽ trở thành một phần quan trọng của quá trình khai báo và xử lý hồ sơ hải quan.