Doanh nghiệp cần rà soát gì trước khi Nghị định 283/2026 có hiệu lực

Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026 chính thức có hiệu lực, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (BHXH) và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Với doanh nghiệp, đây là thời điểm cần kiểm tra lại những quy trình tưởng như đã quen thuộc nhưng có thể phát sinh rủi ro pháp lý.

Khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động (Ảnh minh họa).

Đáng chú ý, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp Nghị định có quy định khác.

Chậm đóng BHXH, chi phí có thể tăng theo thời gian

Đây là nhóm nghĩa vụ doanh nghiệp cần ưu tiên rà soát.

Theo Nghị định 283/2026, hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản. Với hành vi trốn đóng, mức phạt có thể từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng trong phạm vi mức tối đa được quy định.

Không dừng ở tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc đóng đủ số tiền BHXH chậm đóng hoặc trốn đóng và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng.

Như vậy, để càng lâu, khoản tiền phải xử lý càng có thể tăng.

Hợp đồng, tiền lương cũng là điểm dễ phát sinh vi phạm

Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ hợp đồng lao động, nhất là trường hợp giao kết không đúng loại, thiếu nội dung chủ yếu hoặc không thực hiện bằng văn bản trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

Mức phạt đối với các vi phạm về giao kết hợp đồng được xác định theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân; doanh nghiệp là tổ chức có thể chịu mức phạt cao hơn theo nguyên tắc gấp 2 lần.

Theo Nghị định 283/2026, đối với hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.

Đặc biệt, hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ hoặc yêu cầu người lao động đặt tiền, tài sản bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng có thể bị phạt 20-25 triệu đồng đối với cá nhân.

Với tiền lương, cần kiểm tra việc trả lương đúng hạn, mức lương tối thiểu, tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm, bảng kê trả lương, thang lương, bảng lương và quy chế thưởng. Doanh nghiệp cũng cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để có căn cứ đối chiếu khi kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp.

Làm thêm giờ, kỷ luật lao động phải đúng quy định

Người sử dụng lao động yêu cầu người lao động làm thêm giờ mà không có sự đồng ý, trừ trường hợp pháp luật quy định khác, có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân. Nếu tổ chức để người lao động làm thêm vượt giới hạn pháp luật cho phép, mức phạt có thể lên tới 75 triệu đồng đối với cá nhân, tùy số lượng người vi phạm.

Trong xử lý kỷ luật, doanh nghiệp không được dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho kỷ luật; đồng thời phải bảo đảm đúng căn cứ, đúng trình tự, thủ tục. Một số vi phạm có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với cá nhân.

Dữ liệu nhân sự cũng trở thành điểm cần kiểm soát

Nghị định 283/2026 quy định chế tài đối với việc khai thác, chia sẻ, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố.

Doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập, việc chia sẻ và khai thác dữ liệu nhân sự. Một số hành vi gian lận, giả mạo hồ sơ hoặc mua bán, trao đổi, chiếm đoạt trái phép thông tin, dữ liệu có thể bị phạt từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng đối với cá nhân theo các trường hợp Nghị định quy định.

Vì vậy, trước ngày 10/9, doanh nghiệp nên thực hiện một đợt rà soát tập trung vào BHXH, hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, hồ sơ kỷ luật và dữ liệu nhân sự. Việc chuẩn hóa, số hóa hồ sơ không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tạo cơ sở để doanh nghiệp chứng minh quá trình tuân thủ khi cần thiết.