Theo Thông tư mới được Bộ Nội vụ ban hành, kể từ ngày 1/7/2026, tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi được giao kết sẽ được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh (ID).
Mỗi hợp đồng được gắn một mã định danh duy nhất, không trùng lặp và chỉ được cấp một lần. Mã này được duy trì trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt thực hiện.
Cấu trúc ID gồm 13 ký tự, trong đó có một ký tự chữ cái và 12 ký tự số. Ký tự chữ được sử dụng để phân loại hợp đồng. Cụ thể, ký tự A áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 1/7/2026 thông qua nền tảng eContract; ký tự B dành cho hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử; ký tự C áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026.
Trong 12 ký tự số còn lại, hai ký tự đầu thể hiện năm cấp mã định danh, 10 ký tự tiếp theo là dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tự động tạo lập.
Theo quy định, mã định danh được liên kết với các thông tin tra cứu khác như mã đơn vị hành chính, mã định danh người lao động hoặc mã số thuế của người sử dụng lao động, song các mã này không thay thế cho ID hợp đồng.
 |
| Từ 1/7, hợp đồng lao động điện tử được cấp mã định danh riêng |
Việc cấp mã định danh được thực hiện tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong thời hạn tối đa 24 giờ kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, hệ thống sẽ tự động thông báo lý do từ chối. Nếu phát sinh sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ dữ liệu, việc cấp mã sẽ được thực hiện ngay sau khi hệ thống được khôi phục.
Thông tin trên hợp đồng lao động điện tử bao gồm các nội dung cơ bản như thời hạn hợp đồng, thời điểm bắt đầu và chấm dứt thực hiện, mức lương, phụ cấp, các khoản bổ sung, chế độ nâng lương, phương thức trả lương, thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cùng các quyền lợi và phúc lợi liên quan.
Các hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm chấm dứt. Đối với trường hợp người lao động và người sử dụng lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp, thời gian lưu trữ được tính từ ngày hợp đồng cuối cùng chấm dứt hiệu lực.
Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, người lao động và người sử dụng lao động sẽ truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua hệ thống định danh điện tử VNeID. Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân, trong khi doanh nghiệp và tổ chức sử dụng tài khoản định danh tổ chức.
Đối với các hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử, nhà cung cấp dịch vụ eContract phải gửi đầy đủ dữ liệu hợp đồng và nhật ký chuyển đổi lên Nền tảng để phục vụ việc xác thực, đối chiếu và cấp mã định danh.
Bộ Nội vụ cho biết, chậm nhất đến ngày 1/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức đi vào hoạt động trên phạm vi toàn quốc, tạo cơ sở để triển khai đồng bộ việc giao kết, quản lý và thực hiện hợp đồng lao động điện tử trong tiến trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động - việc làm.
