Hướng dẫn thực hiện hợp đồng lao động điện tử từ ngày 1/7/2026

Văn bản pháp lý mới này đưa ra các quy định rất cụ thể nhằm xây dựng một hệ thống dữ liệu số đồng bộ và an toàn. Đối tượng chịu tác động trực tiếp bao gồm người lao động, người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử (eContract) và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Từ ngày 1/7/2026, doanh nghiệp khi giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện đăng ký, truy cập và khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID (Ảnh minh họa).

Nguyên tắc và cách cấu trúc mã định danh hợp đồng

Điểm cốt lõi đáng chú ý trong thông tư là quy định về mã định danh hợp đồng lao động điện tử (gọi tắt là ID). Theo đó, mỗi hợp đồng khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (gọi tắt là Nền tảng) nếu hợp lệ sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp. Mã ID này chỉ được cấp một lần và giữ nguyên ngay cả khi hợp đồng có sự sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các cơ quan nhà nước sẽ dùng chính mã ID này để quản lý dữ liệu số. Việc cấp ID không làm thay đổi nội dung, thời điểm ký kết hay hiệu lực của hợp đồng.

Về mặt kỹ thuật, cấu trúc của mã ID được Nền tảng cấp tự động bao gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số, cụ thể như sau:

Ký tự chữ cái đầu tiên gồm A, B hoặc C: Chữ A dành cho hợp đồng ký từ ngày 1/7/2026; chữ B dành cho hợp đồng chuyển đổi từ văn bản giấy; chữ C dành cho hợp đồng đã ký trước ngày 1/7/2026.

12 ký tự số tiếp theo: Trong đó 2 số đầu thể hiện 2 số cuối của năm cấp ID, và 10 số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

Ngoài ra, Thông tư quy định cụ thể các bước về quy trình cấp mã định danh; đăng ký tài khoản; kết nối hoặc tạm dừng kết nối eContract với Nền tảng; kiểm tra an toàn thông tin và bảo vệ người dùng.

Quy định về quản lý dữ liệu và thời hạn lưu trữ

Về phương thức quản lý, các loại dữ liệu chủ, dữ liệu mở và dữ liệu dùng chung trên Nền tảng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, bảo đảm không chồng chéo. Thông tư yêu cầu dữ liệu chủ phải là dữ liệu chính thức để làm nguồn tham chiếu thống nhất; dữ liệu dùng chung được phân quyền rõ ràng khi chia sẻ; còn dữ liệu mở phải công khai ở định dạng dễ tiếp cận nhưng tuyệt đối không chứa bí mật nhà nước hay thông tin hạn chế.

Nguồn dữ liệu này sẽ được thu thập thông qua trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin của nhà cung cấp eContract, người lao động, người sử dụng lao động, Sở Nội vụ và các Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất. Các dữ liệu mở cũng sẽ được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia để các tổ chức, cá nhân đăng ký khai thác khi có nhu cầu.

Đặc biệt, các doanh nghiệp cần lưu ý về thời gian lưu trữ. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử và các văn bản liên quan trên Nền tảng là 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Đối với trường hợp ký nhiều hợp đồng liên tục, thời hạn 10 năm này sẽ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Trách nhiệm của người dùng và cơ quan quản lý

Khi tham gia vào Nền tảng, người dùng có quyền khai thác dịch vụ tương ứng với mức độ an toàn tài khoản của mình. Tuy nhiên, đi kèm với đó là trách nhiệm phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin kê khai, chỉ sử dụng tài khoản cho mục đích hợp pháp và tự quản lý, bảo mật mật khẩu của mình. Nếu phát hiện tài khoản bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép, người dùng phải thông báo ngay cho đơn vị vận hành.

Thông tư khẳng định Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Cơ quan này chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, ban hành quy chế hoạt động, tài liệu hướng dẫn và phân công đơn vị chuyên trách quản trị dữ liệu. Theo yêu cầu hợp pháp của các tổ chức và cá nhân, Bộ Nội vụ sẽ xem xét cung cấp dữ liệu trên Nền tảng theo đúng các quy định về bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân.