Hải quan thay đổi thủ tục phân loại máy móc từ ngày 15/9

Với doanh nghiệp nhập khẩu máy móc, thiết bị, thay đổi thủ tục phân loại không chỉ là câu chuyện của cơ quan Hải quan. Hồ sơ đăng ký danh mục, thời điểm nộp và cách theo dõi lượng hàng nhập khẩu sẽ là những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi quy định mới có hiệu lực.

Bộ Tài chính vừa ban hành Quyết định số 2140/QĐ-BTC ngày 7/8/2026, sửa đổi, bổ sung một thủ tục hành chính và bãi bỏ một thủ tục trong lĩnh vực hải quan. Quyết định có hiệu lực từ ngày 15/9/2026.

Doanh nghiệp cần đăng ký danh mục trước khi nhập khẩu

Thủ tục được sửa đổi là “Thủ tục phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam và máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời”, có số hồ sơ thủ tục hành chính 1.007738.

Nội dung sửa đổi được thực hiện theo Điều 7, 8 và 9 Thông tư số 85/2026/TT-BTC quy định về phân loại hàng hóa, phân tích để phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu.

Máy móc thiết bị trong sản xuất là những thiết bị với mục đích hỗ trợ cho việc sản xuất của các doanh nghiệp. Máy móc thiết bị là một trong những nhóm đứng đầu trong các nhóm hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam. Nhập khẩu máy móc thiết bị được nhập từ nhiều quốc gia với nhiều loại máy móc nhiều chức năng và công suất khác nhau.

Theo quy định được công bố, người khai hải quan phải đăng ký Danh mục trước thời điểm đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu lô hàng đầu tiên. Hồ sơ được thực hiện tại Cơ quan Hải quan nơi thuận tiện nhất.

Về phương thức thực hiện, người khai hải quan khai các chỉ tiêu thông tin qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Trường hợp Hệ thống có chức năng tiếp nhận, doanh nghiệp nộp bản scan có xác nhận bằng chữ ký số đối với các chứng từ thuộc hồ sơ hoặc có thể gửi hồ sơ trực tiếp đến cơ quan Hải quan.

Điểm này đáng lưu ý với doanh nghiệp có kế hoạch nhập khẩu máy móc theo nhiều đợt. Danh mục đã đăng ký nhưng phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung cũng phải được thực hiện trước thời điểm đăng ký tờ khai tương ứng.

Doanh nghiệp phải nộp Danh mục và Phiếu theo dõi trừ lùi sửa đổi, bổ sung tại cơ quan Hải quan nơi đăng ký Danh mục.

Hải quan xác nhận trong tối đa 3 ngày làm việc

Sau khi tiếp nhận, cơ quan Hải quan kiểm tra hồ sơ đăng ký Danh mục hoặc Danh mục sửa đổi, bổ sung.

Nếu hồ sơ đáp ứng quy định, trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc, cơ quan Hải quan xác nhận Danh mục và Phiếu theo dõi trừ lùi.

Một bản chính Danh mục được lưu tại cơ quan Hải quan. Người khai hải quan được giao một bản chính Danh mục cùng một bản chính Phiếu theo dõi trừ lùi.

Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhập khẩu, cơ quan Hải quan căn cứ hồ sơ hải quan, Danh mục đã đăng ký và Phiếu theo dõi trừ lùi để thực hiện phân loại.

Việc trừ lùi được thực hiện đối với máy móc, thiết bị hoặc chi tiết, linh kiện đã thực tế nhập khẩu, đồng thời cơ quan Hải quan xác nhận số lượng hàng hóa đã được trừ lùi.

Thủ tục có thể thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan Hải quan. Tổ chức, cá nhân là đối tượng thực hiện và không phải nộp lệ phí.

Với doanh nghiệp nhập khẩu máy móc theo danh mục, cơ chế này đặt yêu cầu quan trọng ở khâu chuẩn bị hồ sơ. Nếu danh mục thay đổi nhưng doanh nghiệp không cập nhật trước thời điểm đăng ký tờ khai, quá trình làm thủ tục có thể phát sinh thêm việc xử lý hồ sơ.

Một thủ tục phân loại máy móc bị bãi bỏ

Cùng với việc sửa đổi thủ tục trên, Quyết định số 2140/QĐ-BTC bãi bỏ “Thủ tục phân loại máy móc, thiết bị nguyên chiếc ở dạng tháo rời”, số hồ sơ thủ tục hành chính 1.007739.

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp cần cập nhật để tránh tiếp tục chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục đã không còn được công bố áp dụng.

Quyết định mới đồng thời bãi bỏ nội dung công bố thủ tục hành chính tại STT 22 và 23 mục 2 phần I Quyết định số 344/QĐ-BTC ngày 24/2/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Như vậy, thay đổi lần này không đơn thuần là bổ sung một quy trình. Doanh nghiệp nhập khẩu máy móc cần đồng thời nhận diện thủ tục được cập nhật và thủ tục đã bị loại khỏi danh mục.

Cục Hải quan yêu cầu các chi cục hải quan khu vực niêm yết công khai nội dung chi tiết các thủ tục hành chính được công bố tại trụ sở và trên trang thông tin điện tử của đơn vị.

Các đơn vị hải quan cửa khẩu, ngoài cửa khẩu cũng phải niêm yết tại trụ sở và địa điểm làm thủ tục hải quan, đồng thời hướng dẫn tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp thực hiện theo quy định.

Với doanh nghiệp, mốc 15/9/2026 là thời điểm cần đưa vào kế hoạch rà soát hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị. Việc cập nhật sớm danh mục, Phiếu theo dõi trừ lùi và quy trình nội bộ sẽ giúp bộ phận xuất nhập khẩu chủ động hơn khi quy định mới chính thức được áp dụng.