Cân bằng phản hồi trong công việc - Kỹ năng cần có của một nhà quản lý doanh nghiệp giỏi

Tình huống:

Tôi là quản lý cấp trung tại một tổ chức tự hào với chính sách mở cửa và văn hóa dựa trên phản hồi. Với tư cách là một nhân viên và là một ông chủ, tôi phải thường xuyên đưa ra và nhận phản hồi. Tôi nghĩ đây là một điều tốt khi đưa ra phản hồi kịp thời cho nhân viên tuy nhiên số lượng quá nhiều khiến tôi rơi vào trạng thái mệt mỏi.

Tôi giám sát một nhóm gồm ba người, tất cả đều chăm chỉ, có năng lực và có đầu óc nghề nghiệp. Họ sẽ hoàn thành công việc và sau đó thông báo  tôi, đôi khi trong vòng một giờ, tham khảo ý kiến về kết quả cũng như làm gì để tốt hơn. Tôi không muốn đưa ra phản hồi sáo rỗng và thường dành thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng. Từ ngày này qua ngày khác, đưa ra phản hồi cho cả ba người khiến danh sách làm việc một ngày của tôi dài hơn.

Trong khi đó, các sếp cũng yêu cầu tôi phản hồi. Trong các cuộc họp trực tiếp, họ hỏi: "Chúng tôi có thể làm gì tốt hơn? Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào? Bạn có ý tưởng gì để chúng tôi cải thiện?". Mong muốn thể hiện bản thân có óc quan sát và làm tốt công việc của mình, tôi luôn cố gắng nghĩ ra điều gì đó. Nhưng liên tục bị hỏi những câu tương tự khiến bạn kiệt sức. Mọi người đều xứng đáng được biết đánh giá về công việc của mình nhưng tôi có thể làm gì để cải thiện tình trạng này đây?

Câu trả lời của chuyên gia:

Một tổ chức như trên dường như đang hoạt động theo quan niệm rằng chỉ cần cung cấp cho nhân viên nhiều phản hồi, bản thân họ sẽ cải thiện. Nguyên tắc ở đây là người lao động có thông tin mà họ cần, tự khắc sẽ chuyển biến. Tuy nhiên, lỗ hổng trong logic nằm ở chỗ có thông tin không chắc chắn sẽ có hành động tương ứng.

Công bằng mà nói, những đợt đánh giá hiệu suất hàng năm đang dần kết thúc, thay vào đó, hầu hết các tổ chức đều tập trung vào văn hóa khuyến khích phản hồi liên tục trong thời gian thực, mang cái nhìn đa chiều.  Nghiên cứu của Michael Rivera, phó giáo sư chiến lược tại Trường Kinh doanh Fox của Đại học Temple chỉ ra: “Nhân viên khao khát nhận được phản hồi, rèn luyện và phát triển”.

Đưa ra ý kiến và nhận về phản hồi thường xuyên mặc dù hữu ích nhưng không hề đơn giản khi đòi hỏi thời gian, sự chú tâm và quá trình theo sát. Hơn nữa, các tổ chức phải có các chính sách và thông lệ được thiết lập tạo dựng bầu không khí tin cậy lẫn nhau và an toàn về mặt tâm lý. Thomas Rhys Evans, giáo sư tâm lý nghề nghiệp tại Đại học Greenwich, người gần đây đã công bố nghiên cứu về chủ đề này, cho biết: “Bạn không thể có văn hóa phản hồi hỗ trợ nếu không có sự liên kết phù hợp với văn hóa tổ chức rộng lớn hơn. Cần có sự thống nhất giữa cách thức hoạt động của tổ chức, tần suất phản hồi được gửi, cách phản ứng và làm thế nào để truyền đạt”.

Từ những mô tả bên trên, tổ chức này không khớp về cách hoạt động thường ngày. Bạn đang ở một tình thế khó khăn nhưng dưới đây là một số chiến lược có thể áp dụng và loại bỏ một số gánh nặng.

Đầu tiên, thiết lập một số ranh giới được thực hiện theo thứ tự. Bạn có thể trao đổi với thành viên trong nhóm rằng không thể phản hồi ngay lập tức. Thay vào đó, hãy tìm một nhịp độ thích hợp, chẳng hạn như các cuộc họp trực tiếp hàng tuần để đưa ra phản hồi của từng cá nhân. Lý tưởng nhất là những cuộc trò chuyện này diễn ra trực tiếp hoặc qua điện thoại.

Điều đáng suy ngẫm là tại sao các thành viên trong nhóm của bạn luôn yêu cầu phản hồi. Có một vài giải thích hợp lý. Có thể bạn đưa ra phản hồi xuất sắc hoặc có thể các thành viên trong nhóm của bạn chưa tìm được đúng hướng. Trong các buổi họp, hãy tạo niềm tin với các thành viên, giúp họ cảm thấy tin tưởng hơn vào suy đoán của bản thân.

Tiếp theo, bạn cần trao đổi với cấp trên. Lời khuyên cũng tương tự: Thảo luận lại ranh giới và đặt kỳ vọng sao cho phù hợp. Khi sếp yêu cầu bạn phản hồi, hãy biết từ chối và rằng những yêu cầu như vậy đòi hỏi nỗ lực và thời gian. “Nói khéo” trong trường hợp này có thể khiến bạn xoay trong mớ bòng bong. Hãy tự đặt câu hỏi: “Với tư cách là một tổ chức, ta có thể làm gì để phản hồi hiệu quả hơn? Làm thế nào để các trưởng nhóm có thể chuyển phản hồi thành hành động?".

Cuối cùng, hãy xem xét liệu tổ chức của bạn có sẵn sàng đầu tư vào một chương trình đào tạo quản lý dạy các chiến lược để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hơn hay không. Trên thực tế, đây có thể là cách bạn trả lời câu hỏi "Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào?". Đưa ra và nhận phản hồi là những kỹ năng. Một khi bạn học được cách làm hiệu quả, quy trình sẽ được rút ngắn.

Anh Đức