Sử dụng công cụ số hóa như thế nào để làm việc từ xa có hiệu quả?

Chuyển đổi kỹ thuật số nên được hiểu là một quá trình phát triển song song với tuổi đời doanh nghiệp nhưng bản thân khái niệm này thường bị nhầm lẫn với phương án giải quyết vấn đề cốt lõi. Đây là một phần lý do tại sao 70% tất cả các nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số đều thất bại. Đó là bởi chúng được thực hiện hoàn toàn vì lợi ích kỹ thuật số mà không xem xét bức tranh toàn cảnh.

Đại dịch đã thúc đẩy nhiều xu hướng ra đời từ các nền tảng phát trực tuyến, thương mại điện tử, giao hàng cho đến áp dụng rộng rãi công việc từ xa. Tuy nhiên, thay vì cải thiện triệt để, hầu hết tổ chức chỉ đơn giản là đưa văn phòng từ mặt đất đến trực tuyến, do đó không vượt qua được cấp độ hai trong khung năm bậc của người sáng lập WordPress, Matt Mullenweg. Bên cạnh đó, mặc dù thời gian di chuyển đến công sở đã được giảm bớt nhưng nhiều người vẫn thường làm việc quá thời gian mà hiệu quả kém so với trước đây, dẫn đễn mất cân bằng trong công việc và cuộc sống. Đây cũng là hai nguyên nhân chính gây ra căng thẳng tại nơi làm việc. Ngày nay, 83% công nhân Mỹ được chẩn đoán căng thẳng thần kinh và 85% trên toàn cầu không cảm thấy thoải mái trong công việc. Tất nhiên, đại dịch đã làm trầm trọng thêm tất cả những mối lo trên. Phân tích tổng hợp được công bố trên tạp chí Nature ghi nhận tỷ lệ lo âu và trầm cảm cao hơn trên toàn cầu do Covid-19 gây ra.

Thay đổi cách làm việc từ xa

Nhu cầu cân bằng công việc là rất lớn, thậm chí thúc đẩy chính phủ một số nước và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn thế giới kêu gọi “Quyền ngắt kết nối”, tức là mỗi người đều có quyền ngắt kết nối liên lạc trên không gian mạng sau khi hết giờ làm. Tuy nhiên điều này không có nghĩa tất cả mọi người đều được phép đăng xuất lúc 5 giờ chiều kể cả chưa hoàn thành công việc. Cuối cùng, cốt lõi ở đây vẫn là cách chúng ta làm việc. Steve Glaveski, CEO của Collective Campus và cộng sự cho rằng, cách tốt nhất để giúp người làm việc từ xa hoàn thành khối lượng công việc và giảm thiểu xung đột cân bằng là sử dụng các thiết bị hỗ trợ mang lại quyền tự do quyết định thời gian và địa điểm làm việc.

Bảng tác vụ

Theo thống kê, trung bình một người gửi và nhận khoảng 121 email công việc mỗi ngày, dành khoảng 23% thời gian cho những email không cần thiết và gửi khoảng 200 tin nhắn tức thì mỗi tuần qua các nền tảng như Slack. Sự phụ thuộc vào email và tin nhắn khiến mọi người “phản ứng nhanh”, thậm chí đạt tốc độ kiểm tra email 6 phút một lần và có thể đăng nhập vào Slack cả ngày.

Như vậy, cần một thiết bị đóng vai trò cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch và duy nhất về trạng thái của các đầu việc, dự án, giúp nhân sự nắm được hoạt động cần triển khai cũng như tiến độ đạt được đến đâu. Có thể kể đến các bảng tác vụ từ Trello, Asana, Monday hay Basecamp đều cho phép người dùng để lại nhận xét và đặt câu hỏi thay vì phải kéo, tìm email trong cả núi tin tức mỗi ngày. Loại công cụ này nhằm giảm áp lực đối với các đầu mối giao việc, tổng hợp báo cáo hàng ngày đồng thời thúc đẩy ưu tiên phù hợp với mục tiêu dài hạn.

Giờ làm việc hợp lý

Luật Bartleby cho rằng, các cuộc họp lãng phí 80% thời gian của 80% số người tham dự. Một nghiên cứu năm 2017 do Giáo sư Leslie Perlow của trường Kinh doanh Harvard đã minh chứng kết quả tương tự với 71% tổng số giám đốc điều hành cấp cao đều nhận định không phải cứ họp hành là có hiệu quả. Một người bình thường dành từ 35% đến 50% thời gian cho các cuộc họp và trở nên mệt mỏi với Zoom hay các nền tảng trực tuyến trong thời kỳ đại dịch.

Để thoát khỏi vòng luẩn quẩn, đầu tiên ta cần điều chỉnh giờ làm việc phù hợp với từng cá nhân. Theo lý thuyết về giờ làm việc của tác giả Cal Newport, khái niệm đề cập đến khoảng thời gian mà mỗi người dành cho các cuộc họp theo ngày và hàng tuần. Con số lý tưởng nhất là kéo dài trong khoảng 30 phút, bất kể mọi trường hợp. Các công cụ như Calendly, ai tạo điều kiện thuận lợi sắp xếp và lên thời gian làm việc đồng thời giúp cải thiện hiệu quả của các cuộc họp.

Chia sẻ tài liệu

Loại hình chia sẻ mới cho phép mọi người làm việc trên cùng một tài liệu nhưng không phải kiểm soát các bản cập nhật. Thông thường, các tài liệu truyền thống chỉ có một người làm sau đó được sửa lại thông qua góp ý. Giờ đây, các nền tảng cộng tác trực quan như Miro và Mural hỗ trợ đồng thời bảng phân công công việc theo thời gian thực và cho phép chia sẻ tài liệu hoạch định chiến lược. Việc sử dụng các tài liệu như trên trong các cuộc họp Zoom giúp lưu trữ các tin nhắn quan trọng, giảm thiểu mất thông tin và chi phí làm lại về sau.

Các chức năng nhắn tin tức thì bổ sung

Người làm việc có thể thoát khỏi tình trạng quá tải thông tin với tính năng Must-Read chỉ cung cấp các thứ được đồng nghiệp gắn thẻ. Trình trả lời tự động của TryRoots cho phép những người dùng Slack khác biết rằng bạn đang không online và để lại lời nhắn nếu cần thiết. Nhiều tính năng tương tự như Team Standup giúp điều chỉnh áp lực bằng cách khảo sát khối lượng công việc hàng ngày thông qua một bot nhắc nhở tự động.

Email

Các chức năng bổ sung như BlockSite, Freedom hoặc Inbox Pause có thể chặn dòng email liên tục trong các khoảng thời gian trong ngày. Ngoài ra, tính năng Quick Compose cho phép chỉ mở cửa sổ soạn thư khi cần dùng tới và tránh hiện tượng quá tải công việc.

P2

Về cơ bản P2 là một nền tảng để các nhóm chia sẻ, thảo luận và cộng tác một cách cởi mở, không bị gián đoạn. Mullenweg - người sáng lập Automattic sáng tạo ra P2 cho biết: “Các cuộc trò chuyện trên P2 diễn ra theo dòng cập nhật trong thời gian thực và cung cấp không gian cho các câu trả lời theo chuỗi. P2 đang được sử dụng để hỗ trợ cả cộng tác dự án và tuyển dụng từ xa”. Tuy nhiên, các công cụ kỹ thuật số sẽ chỉ hiệu quả nếu sử dụng phù hợp với từng hoàn cảnh. Liên kết giữa người quản lý và nhân viên vẫn là yếu tố quan trọn đối với thành công của bất kỳ sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số. Các nhà lãnh đạo cần linh hoạt trong việc yêu cầu nhân viên phản hồi mọi lúc mọi nơi. Tại các công ty tốt nhất thế giới, P2 giống như một công cụ giải phóng tình trạng căng thẳng kinh niên tại nơi làm việc, cho phép nhân viên từ chối yêu cầu họp, tắt thông báo, thậm chí không online cả ngày mà không bị trôi mất thông tin. Cách làm này không chỉ giải quyết bất cập nơi làm việc mà còn tái tạo động lực làm việc.

Anh Đức