Planning Bootcamp: Khi lập kế hoạch trở thành chìa khóa thành công bền vững

Với chủ đề “Trao quyền tăng trưởng”, Planning Bootcamp 41 vừa được ActionCOACH Việt Nam tổ chức, thu hút sự tham gia của các chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý. Thay vì chỉ đặt ra những mục tiêu về doanh thu hay quy mô, chương trình hướng người tham dự vào quá trình nhìn lại thực trạng doanh nghiệp, xác định điểm nghẽn và xây dựng kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.

Điểm đáng chú ý của chương trình là người tham dự không chỉ tiếp nhận kiến thức mà trực tiếp làm việc trên những bài toán của doanh nghiệp mình. Từ mục tiêu tổng thể, các chỉ tiêu được bóc tách thành những nhiệm vụ cụ thể, gắn với thời hạn, người phụ trách và phương thức đo lường.

Planning Bootcamp 41 được tổ chức theo mô hình học tập kết hợp giữa hướng dẫn, thảo luận và thực hành trực tiếp trên kế hoạch của từng doanh nghiệp. (Ảnh: BCA)

Biến mục tiêu thành kế hoạch có thể thực thi

Trong thực tế quản trị, việc xác lập mục tiêu thường không phải phần khó nhất. Thách thức lớn hơn nằm ở quá trình biến mục tiêu thành những công việc có thể triển khai và kiểm soát.

Tại Planning Bootcamp 41, mục tiêu kinh doanh được tiếp cận theo nguyên tắc SMART, chú trọng tính cụ thể, khả năng đo lường, tính khả thi, sự liên quan đến định hướng chung và thời hạn hoàn thành.

Cách tiếp cận này nhằm hạn chế tình trạng kế hoạch được xây dựng khá đầy đủ trên giấy nhưng khó chuyển thành hành động khi bước vào vận hành. Một mục tiêu chỉ thực sự có ý nghĩa khi đội ngũ biết cần làm gì, ai chịu trách nhiệm, kết quả được đánh giá bằng chỉ số nào và tiến độ được kiểm tra vào thời điểm nào.

Một câu hỏi được đặt ra trong chương trình: “Nghỉ 3 ngày, công ty có chạy được không?”. Đằng sau câu hỏi tưởng như đơn giản là một vấn đề lớn hơn đối với nhiều doanh nghiệp: mức độ phụ thuộc của tổ chức vào người chủ và khả năng vận hành của hệ thống khi người lãnh đạo không trực tiếp can thiệp vào từng công việc.

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc người đứng đầu tiếp tục ôm quá nhiều công việc có thể trở thành điểm nghẽn đối với tăng trưởng. Do đó, trao quyền không chỉ dừng ở việc giao nhiệm vụ, mà còn liên quan đến việc xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm, tiêu chuẩn kết quả và cơ chế kiểm soát.

Câu hỏi “Nghỉ 3 ngày, công ty có chạy được không?” gợi mở bài toán về hệ thống, phân quyền và khả năng vận hành độc lập với người chủ. (Ảnh: BCA)

Tăng trưởng không chỉ là câu chuyện của người chủ

Với chủ đề “Trao quyền tăng trưởng”, Planning Bootcamp 41 đặt trọng tâm vào vai trò của đội ngũ trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Theo cách tiếp cận của chương trình, một doanh nghiệp có khả năng tăng trưởng bền vững cần hình thành được hệ thống trong đó các thành viên hiểu mục tiêu chung, nắm rõ phần việc của mình và có khả năng theo dõi kết quả.

Quá trình lập kế hoạch vì vậy không chỉ là công việc của lãnh đạo. Khi các mục tiêu được đưa ra trao đổi giữa các thành viên, những khác biệt về kỳ vọng, mức độ ưu tiên hay cách hiểu về KPI cũng có cơ hội được làm rõ ngay từ đầu.

Đây cũng là điểm khác biệt giữa một bản kế hoạch mang tính định hướng và một kế hoạch có khả năng vận hành. Nếu mục tiêu chỉ nằm ở cấp lãnh đạo, khoảng cách giữa chiến lược và thực thi rất dễ xuất hiện. Ngược lại, khi các bộ phận cùng tham gia xác lập nhiệm vụ và cam kết kết quả, trách nhiệm được phân bổ rõ hơn trong tổ chức.

Tại chương trình, mục tiêu quý được cụ thể hóa theo nguyên tắc SMART, giúp doanh nghiệp chuyển mong muốn tăng trưởng thành các chỉ tiêu có thể theo dõi. (Ảnh: BCA)

Tại chương trình, Coach đóng vai trò đặt câu hỏi, cung cấp khung tư duy và thúc đẩy người tham dự tự tìm ra giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình. Những câu trả lời cuối cùng được đặt trong chính thực tế về khách hàng, nhân sự, nguồn lực, tài chính và năng lực vận hành của từng doanh nghiệp.

41 kỳ tổ chức và bài toán kế hoạch định kỳ

Việc Planning Bootcamp được tổ chức đến kỳ thứ 41 cho thấy lập kế hoạch không phải một hoạt động chỉ thực hiện một lần trong năm.

Đối với doanh nghiệp, tầm nhìn dài hạn có thể được duy trì trong nhiều năm, nhưng kế hoạch theo quý cần được cập nhật dựa trên diễn biến thị trường, dòng tiền, năng lực đội ngũ và những vấn đề mới phát sinh.

Bởi vậy, một khoảng thời gian có cấu trúc để người lãnh đạo tạm rời khỏi công việc vận hành hằng ngày, nhìn lại doanh nghiệp và xác định những ưu tiên mới có thể trở thành một phần của chu trình quản trị.

Các thành viên cùng doanh nghiệp làm việc theo nhóm, đối chiếu mục tiêu và kế hoạch hành động thay vì chỉ tiếp nhận kiến thức một chiều. (Ảnh: BCA)

Từ góc độ này, giá trị của một chương trình lập kế hoạch không chỉ nằm ở nội dung được truyền đạt trong ngày tổ chức, mà còn ở khả năng giúp doanh nghiệp duy trì nhịp rà soát và điều chỉnh kế hoạch sau đó.

Một bản kế hoạch tốt cũng không được đo bằng mức độ hoàn thiện của tài liệu, mà bằng những gì diễn ra sau khi chương trình kết thúc: đội ngũ có xác định được việc cần ưu tiên; người quản lý có biết chỉ số cần theo dõi; trách nhiệm có được phân bổ rõ; và người đứng đầu có thể nắm được tiến độ mà không phải trực tiếp xử lý mọi công việc.

Khép lại Planning Bootcamp 41, những bản kế hoạch được các doanh nghiệp mang về mới chỉ là bước khởi đầu. Phần quan trọng hơn nằm ở quá trình triển khai trong những tuần tiếp theo, khi từng mục tiêu được đưa vào lịch làm việc, KPI được theo dõi và trách nhiệm được chuyển hóa thành kết quả.

Planning Bootcamp 41 khép lại với tinh thần hành động và sự đồng thuận của các doanh nghiệp tham dự cho chặng đường tăng trưởng tiếp theo. (Ảnh: BCA)

Sau 41 kỳ, câu hỏi đặt ra với mỗi doanh nghiệp vẫn không thay đổi về bản chất: mục tiêu của quý tiếp theo là gì, ai sẽ thực hiện và kế hoạch hôm nay đã đủ rõ để bắt đầu hành động hay chưa?