Lựa chọn tốt nhất của bạn khi cần sự giúp đỡ ở nơi công sở là hỏi trực tiếp

Trong thế giới cũ của giao tiếp tại văn phòng, nếu bạn cần một sự giúp đỡ của ai đó thì bạn thường chỉ cần đi bộ dọc hành lang đến chỗ người đó và hỏi trực tiếp. Nhưng ngày nay, nhiều yêu cầu tương tự đang được thực hiện hầu như bằng email, tin nhắn văn bản, trò chuyện video hay thậm chí là một cuộc điện thoại kiểu cũ. Các phương thức giao tiếp mới này thường mang lại cảm giác hiệu quả hơn, nhưng những kết quả nghiên cứu dưới đây của 1 nhóm nghiên cứu ở Mỹ và Canada cho thấy rằng, chúng đôi khi có thể đưa đến những hệ quả xấu không ngờ tới.

Trong hai nghiên cứu về hành vi này, nhóm nghiên cứu đã khảo sát hơn 400 người tham gia từ khắp Hoa Kỳ và Canada, trong đó mỗi nhà nghiên cứu yêu cầu 5 người bạn đọc lại một bài luận dài một trang cho họ. Nhóm nghiên cứu đã chỉ định ngẫu nhiên những người tham gia thực hiện yêu cầu chỉnh sửa bài luận của họ trực tiếp hoặc qua các phương tiện kỹ thuật số thông qua kênh video đồng bộ như Zoom, tin nhắn video không đồng bộ, kênh âm thanh đồng bộ như cuộc gọi điện thoại, tin nhắn thoại không đồng bộ hoặc kênh chỉ văn bản, chẳng hạn như dưới dạng email. Sau đó, nhóm nghiên cứu đo xem có bao nhiêu người trong mỗi nhóm đồng ý thực hiện nhiệm vụ chỉnh sửa. Họ đã cố ý đưa vào nhiều kênh giao tiếp để khám phá tác động của các yếu tố khác nhau của giao tiếp: Yếu tố quan trọng có phải là tính đồng bộ (tức là, liệu yêu cầu có được đưa ra trong thời gian thực hay không)? Giao tiếp bằng hình ảnh có tác động nhiều hơn so với chỉ âm thanh không? Liệu giao tiếp trực tiếp sẽ luôn luôn vượt trội so với ảo?

Tất cả những kết quả sau đây đều nghe có vẻ hợp lý nhưng được hỗ trợ bởi những bằng chứng xác thực: Mặc dù sự phổ biến ngày càng tăng của các hình thức truyền thông kỹ thuật số, nếu mục tiêu của bạn là nhận được câu trả lời là "có", nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng không có gì đánh bại được sự hiện diện vật lý trong phòng. Trung bình, 4/5 (hoặc 80%) số người được hỏi trực tiếp đã đồng ý thực hiện nhiệm vụ. Ngược lại, chỉ 48% số người được hỏi qua bất kỳ loại kênh video hoặc kênh âm thanh nào đồng ý thực hiện nhiệm vụ - có nghĩa là trong bối cảnh này, giao tiếp trực tiếp hiệu quả hơn 67% để trả lời là “có” so với bất kỳ hình thức nào như: giao tiếp video hoặc âm thanh. Điều thú vị là mặc dù nhóm đã đã thử nghiệm nhiều loại công cụ giao tiếp kỹ thuật số, nhưng sự khác biệt mà các nghiên cứu quan sát được giữa các yêu cầu được thực hiện qua cuộc gọi video, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn video và tin nhắn âm thanh là rất nhỏ đến mức không đáng kể về mặt thống kê.

Điều đó nói lên rằng, trong nghiên cứu thứ hai của nhóm nghiên cứu, họ đã phát hiện ra rằng các kênh liên lạc bằng video và âm thanh hiệu quả hơn đáng kể so với email. Chỉ 30% những người được yêu cầu hoàn thành một nhiệm vụ chỉnh sử tương tự qua email đồng ý thực hiện nó, so với 55% những người được hỏi qua video hoặc âm thanh - việc đưa ra các yêu cầu về video và âm thanh hiệu quả hơn 86% so với email trong nghiên cứu này. .

Những phát hiện này chứng thực cho nghiên cứu trước đây của nhóm trong đó các nhà nghiên cứu đã cho những người tham gia yêu cầu người lạ một yêu cầu nhỏ qua email hoặc gặp trực tiếp và nhận thấy rằng yêu cầu trực tiếp hiệu quả hơn 34 lần so với yêu cầu qua email. Nhưng ngay cả khi bạn đang hỏi một người bạn, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy một thứ bậc rõ ràng của các kênh giao tiếp: Cho đến nay ngồi đối mặt là cách tiếp cận hiệu quả nhất, tiếp theo là bất kỳ hình thức giao tiếp video hoặc âm thanh nào, cuối cùng là văn bản giao tiếp dựa trên.

Tuy nhiên, bất chấp những khác biệt đáng kể mà các nghiên cứu của nhóm nghiên cứu đã xác định, họ nhận thấy rằng, những người tham gia trong khảo sát này phần lớn không biết về những tác động này. Trước khi họ đưa ra yêu cầu của mình, các nhà nghiên cứu đã yêu cầu những người tham gia dự đoán xem có bao nhiêu người trong số 5 người mà họ sắp yêu cầu một sự giúp đỡ sẽ đồng ý làm điều đó. Trong các nghiên cứu này, những người tham gia luôn mong đợi rằng việc hỏi qua email hoặc kênh video sẽ hiệu quả như hỏi trực tiếp và hỏi qua kênh chỉ có âm thanh sẽ chỉ kém hiệu quả hơn một chút.

Tất nhiên, khả năng nhận được một câu trả lời "đồng ý" chỉ là một sự cân nhắc. Giao tiếp ảo thường thuận tiện hơn gặp mặt trực tiếp và đôi khi đó là lựa chọn thực tế duy nhất. Hơn nữa, nhiều nghiên cứu trước đây cho thấy rằng một lý do khiến các yêu cầu trực tiếp hiệu quả hơn rất nhiều là chúng có thể khiến mọi người khó xử hơn khi trả lời là “không”. Vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc đặt đồng nghiệp vào tình thế khó xử hoặc gây áp lực buộc họ phải làm một việc mà họ thực sự không muốn làm thì tốt nhất bạn nên cố ý sử dụng một kênh giao tiếp kỹ thuật số vốn ít hấp dẫn hơn. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là nhận được câu trả lời là “có” thì nghiên cứu của nhóm nghiên cứu chứng minh rằng hỏi trực tiếp hầu như luôn là cách thức tốt nhất mà bạn có thể sử dụng ngay cả khi có vẻ như email hoặc Zoom cũng có vẻ đang được ưa chuộng ở nơi công sở.

Anh Đức