Doanh nghiệp cần biết: Sắp "khai tử" hóa đơn giấy

Trước thông tin báo chí cho rằng doanh nghiệp đang rất “hoang mang” vì không biết bao giờ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, cũng như hóa đơn giấy được áp dụng đến khi nào, Tổng cục Thuế cho biết, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy sẽ không còn hiệu lực từ 1/7/2022.

Ngày 19/10/2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo nghị định này, kể từ ngày 1/7/2022 tổ chức, cá nhân phải áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy đang áp dụng hiện nay sẽ tiếp tục thực hiện đến 30/6/2022.

Cũng theo Nghị định 123, việc áp dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực thi hành từ 1/7/2022, nên doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày nghị định này ban hành vẫn tiếp tục được sử dụng đến 30/6/2022.

Việc thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp từ ngày nghị định này được ban hành đến 30/6/2022, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng về hạ tầng công nghệ thông tin, mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu, cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày nghị định này được ban hành đến ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của nghị định này, thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Như vậy, theo Nghị định 123, việc áp dụng hóa đơn giấy hiện nay vẫn áp dụng đến hạn cuối cùng là ngày 30/6/2022, sau thời điểm này, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Hiện nay, Tổng cục Thuế đang nghiên cứu các giải pháp công nghệ, xây dựng thiết kế tổng thể hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, đáp ứng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ, hướng đến lộ trình “khai tử” hóa đơn giấy vào ngày 1/7/2022.

Dự kiến, hệ thống trên sẽ được triển khai trước tại 6 Cục Thuế các tỉnh, thành phố, bao gồm: Hà Nội, TP.HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định trong những tháng cuối năm nay.

Báo cáo của Tổng cục Thuế cho hay, hiện nay trên cả nước có 255 doanh nghiệp thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và hơn 550.000 doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do các doanh nghiệp gửi, số lượng hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng một năm khoảng gần 1,3 tỷ hóa đơn. Cả nước có khoảng 800 doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng.

Số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng trong năm 2020 khoảng 2,3 tỷ hoá đơn, chiếm khoảng 50% tổng số hóa đơn sử dụng trong năm 2020.

Song song với việc thực hiện hóa đơn điện tử như hiện nay, căn cứ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và yêu cầu quản lý về hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế đang hoàn chỉnh dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 123 về hóa đơn chứng từ. Đồng thời, Tổng cục Thuế đang nghiên cứu các giải pháp công nghệ, xây dựng thiết kế tổng thể hệ thống quản lý hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Theo đó, Hệ thống hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng kiến trúc ứng dụng công nghệ 4.0 theo hướng triển khai hệ thống dữ liệu lớn (Big Data), phù hợp với yêu cầu về xử lý số lượng lớn giao dịch về hóa đơn, khối chức năng xử lý nghiệp vụ được thiết kế triển khai linh hoạt, có độ mở cao, theo mô hình vừa xây dựng phát triển phần mềm, vừa triển khai và vận hành mà không ảnh hưởng tới hoạt động của ứng dụng.

Dự kiến, Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện triển khai trước tại 6 tỉnh, thành phố trong những tháng cuối năm, trước khi triển khai trên toàn quốc, đảm bảo thời hạn đúng theo quy định tại Nghị định 123/2020 của Chính phủ.

Việc triển khai Hệ thống hoá đơn điện tử cũng góp phần giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số khi tiến hành số hóa, tự động hóa tất cả các quy trình làm việc để thay thế phương thức làm việc thủ công, kém hiệu quả trước đây. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ sản xuất, quảng bá, tiếp thị, bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn sắp tới đây sẽ được số hóa, đồng bộ, nhằm tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí.

Trần Linh