Đã đến lúc các nhà quản trị suy nghĩ lại về các mô tả công việc cho kỷ nguyên kỹ thuật số

Thực tế là các chức danh công việc thông thường đã trở nên lỗi thời trong nhiều bối cảnh nơi làm việc khác nhau. Việc này không phủ nhận về sự khác nhau giữa các chức danh hoặc cấp bậc. Nơi làm việc hiện đại chỉ đơn giản là không phù hợp với ranh giới nghề nghiệp cứng nhắc giữa đồng nghiệp và trách nhiệm tương ứng của họ. Nhân viên ngày nay thường được yêu cầu làm việc với các nhóm khác và cung cấp kiến thức chuyên môn bên ngoài phạm vi giới hạn của bộ phận của họ trong khi vẫn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được nêu trong mô tả công việc của họ.

Với sự hỗ trợ ngày càng tăng của công nghệ và chuyển đổi kỹ thuật số, những nhân viên gắn bó nhất hiện nay cũng không ngừng thu nhận các kỹ năng mới và vượt qua các ranh giới đã được xác định rõ ràng trước đây để nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Ví dụ, cần phải hình dung lại sâu sắc cách tiếp cận chức danh và mô tả công việc để truyền tải các công việc hàng ngày với tính linh hoạt hơn và phạm vi rộng hơn so với chức danh truyền thống như “Giám đốc IT -  Cấp độ 5”.

Khi công nghệ tiếp tục phát triển và ngày càng nhiều công việc được tự động hóa, các chức danh công việc sẽ cần phải phát triển để phù hợp với bối cảnh kinh doanh mới. Mong đợi nhiều chức danh "dự án" hơn sẽ xuất hiện cụ thể như “Trưởng nhóm di chuyển điện toán đám mây” hoặc “Điều phối viên nơi làm việc từ xa” khi lực lượng lao động hiện tại làm việc nhóm nhiều hơn và linh hoạt hơn. Những dự án này có thể chuyển những chức vụ cũ sang những chức vụ mới khi mục tiêu kinh doanh được đáp ứng và nhu cầu mới xuất hiện.  

Ví dụ, chức danh “nhân viên lễ tân” có thể được sửa đổi thành “Giám đốc thực hành về trải nghiệm khách hàng”. Tiêu đề này truyền đạt các dự án mà nhân viên sẽ xử lý mà không cần đặt chúng vào một cái hộp mà các kỹ năng của họ chỉ được sử dụng sau bàn tiếp tân. Kinh nghiệm và kỹ năng đối mặt với người tiêu dùng khiến họ trở thành một thành viên có giá trị trong nhóm vượt ra ngoài các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hiện đang điền vào các mô tả công việc lễ tân truyền thống.

Bạn có thể nghĩ rằng việc hình dung lại chức danh chỉ phù hợp với những người quản lý con người nhưng hầu hết chúng ta sẽ soạn thảo nhiều hơn một vài bản mô tả công việc trong suốt sự nghiệp của mình. Và đối với những người đang nộp đơn xin việc mới, chúng ta có thể xem xét mô tả công việc và sau đó cập nhật sơ yếu lý lịch của mình để phù hợp hoặc làm nổi bật các kỹ năng và năng lực cụ thể được đề cập để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng hoặc thậm chí là bot.

Đối với các nhà tuyển dụng, lãnh đạo nhân sự và những người quản lý khác thì việc áp dụng Tâm lý học I/O - một chuyên ngành của tâm lý học tổ chức-công nghiệp tập trung vào hành vi của nhân viên - có thể giúp định hướng việc suy nghĩ lại, thiết kế và tối ưu hóa cả mô tả công việc và chức danh. Việc đưa ra các quyết định dựa trên các nguyên tắc tâm lý học I/O có thể giúp mở rộng phạm vi của từng vị trí đang tuyển dụng, thu hút các ứng viên hấp dẫn và đa dạng, đồng thời nêu bật các kỳ vọng quản lý có liên quan.

Ngay cả trước khi đặt bút viết bản mô tả công việc, hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi: Vai trò này sẽ trực tiếp giải quyết những nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai nào? Vai trò này có thể có tác động ở đâu khác trong tổ chức? Năng lực cốt lõi nào sẽ làm nên thành công của cá nhân này (và, do đó tạo nên thành công của công ty của bạn)?

Chìa khóa thành công cho tất cả chúng ta là hiểu rằng mỗi nhân viên và đồng nghiệp không chỉ là một chức danh cứng nhắc và danh sách các kỹ năng hoặc nhiệm vụ cần có. Sự gia tăng vượt bậc trong việc áp dụng công nghệ và chuyển đổi kỹ thuật số trong 18 tháng qua củng cố thực tế này thay vì giảm bớt nó.

Công nghệ đang thay đổi cách chúng ta làm việc như thế nào

Một trong những yếu tố phổ biến nhất của chuyển đổi kỹ thuật số trong các ngành từ hàng không vũ trụ đến động vật học là sự phụ thuộc ngày càng nhiều vào trí tuệ nhân tạo (AI). Nghiên cứu gần đây của McKinsey cho thấy, 67% doanh nghiệp đã tăng tốc áp dụng AI và các công nghệ tự động khác kể từ khi Đại dịch bắt đầu. Gần như không thể tránh khỏi rằng AI sẽ thay đổi cách hàng triệu công việc được xử lý và tổ chức. Nhưng thực tế là con người sẽ vẫn là trung tâm của hầu hết mọi nghề nghiệp. Ví dụ, tự động hóa các tác vụ thủ công hoặc lặp lại sẽ giải phóng băng thông của con người để đảm nhận các trách nhiệm quan trọng hơn, năng động hơn và mang tính sứ mệnh cao hơn, thúc đẩy sự phát triển của công ty, sự đổi mới và sự hài lòng của khách hàng.

Một ví dụ nữa như quản lý bán hàng thì hầu như không có bất cứ điều gì “thường xuyên” về việc trở thành một huấn luyện bán hàng hoặc quản lý bán hàng. Công việc đòi hỏi phải cung cấp cho các khách hàng tiềm năng và đồng nghiệp nhiều kinh nghiệm khác nhau tùy thuộc vào ngày, nhiệm vụ và những người có liên quan. Nó liên quan đến việc chuyển giao thông tin chi tiết thực tế cho các nhiệm vụ như cuộc gọi bán hàng và lời khuyên đúc kết từ kinh nghiệm về cách cải thiện.

Quan trọng là kinh nghiệm nghề nghiệp của người quản lý bán hàng trong lĩnh vực này không thể được AI sao chép một cách xác thực và toàn diện. Đơn giản là có quá nhiều sắc thái và sự phức tạp trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, khả năng phân tích của AI có thể vượt qua cả huấn luyện viên giỏi nhất về quy mô, tốc độ và độ chính xác. Trong khi nơi làm việc sẽ vẫn lấy con người làm trung tâm, có vai trò ngày càng mở rộng đối với Tự động hóa quy trình bằng robot và AI khi tương lai của công việc tiếp tục phát triển.

Công nghệ đã và đang tiếp quản một số công việc quan trọng hiện nay chẳng hạn như công việc được thực hiện bởi người phiên dịch, phiên âm, lễ tân và các chuyên gia hỗ trợ khách hàng, chỉ là một số ít. Khi quá trình chuyển đổi kỹ thuật số tiếp tục thúc đẩy việc áp dụng công nghệ được thiết kế để làm cho các công việc lặp đi lặp lại trở nên dễ dàng, những người lao động chuyên về các lĩnh vực có thể dễ dàng tự động hóa có nguy cơ giảm khối lượng công việc lớn nhất.

Ví dụ, dịch thuật đòi hỏi người nói hiểu chi tiết về các ngôn ngữ được đề cập để dịch một cách trung thực ngay cả những cấu trúc và ý tưởng ngữ pháp phức tạp. Khi bản thân công nghệ được cải thiện và nhiều tổ chức áp dụng các giải pháp công nghệ nhiều hơn, các bản dịch quy mô lớn sẽ phổ biến và chính xác hơn bằng phần mềm dịch tự động và máy học. Vai trò của con người trong phương trình này sẽ vẫn còn nguyên vẹn nhưng các trách nhiệm cụ thể và nhiệm vụ hàng ngày chắc chắn sẽ nhiều và phức tạp hơn - và thậm chí có thể bao gồm việc quản lý hoặc cung cấp các cuộc kiểm tra chất lượng thường xuyên đối với AI hoặc công nghệ tự động.

Điều này cũng đúng đối với các chuyên gia dịch vụ khách hàng. Nhân viên – là con người luôn cần thiết để xử lý các tương tác trực tiếp với khách hàng và nhân viên AI vẫn còn nhiều năm nữa mới trở thành một sự thay thế có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, các tác vụ cơ bản hơn như lên lịch cuộc hẹn, trả lời email thông thường và thậm chí yêu cầu và sắp xếp kế hoạch thanh toán hiện đang được tự động hóa, khiến con người phải làm nhiều công việc khác nhau hơn.

AI sẽ không nhất thiết thay thế con người trong các lĩnh vực này nhưng chúng ta sẽ cần các mô tả công việc linh hoạt để thích ứng với các tiến bộ công nghệ và tác động của chúng đối với các chức danh và vai trò truyền thống. Mở rộng ra ngoài các chức danh hẹp sẽ là một khía cạnh quan trọng của nơi làm việc kỹ thuật số vì nó được sắp xếp hợp lý bằng công nghệ tự động.

Chức danh công việc tạo ra những ranh giới không cần thiết

Khi các công việc lặp đi lặp lại nhiều hơn - chẳng hạn như nhập dữ liệu và phiên âm - được sắp xếp hợp lý thông qua công nghệ, các chuyên gia sẽ có nhiều thời gian hơn để tương tác hoặc cộng tác với những người bên ngoài bộ phận của họ. Tăng cường kết nối giữa các phòng ban có thể dẫn đến việc nhân viên trở nên năng suất hơn đồng thời mang lại kết quả công việc chính xác hơn, năng động hơn và chất lượng cao hơn.

Hãy xem xét một công ty du lịch sang trọng muốn thiết kế các lựa chọn đồ ăn nhẹ mới để tăng doanh thu và thu hút sự chú ý của khách mới và khách quay lại. Thay vì chỉ giao nhiệm vụ cho bộ phận bán hàng hoặc bộ phận tiếp thị, doanh nghiệp có thể tập hợp các thành viên phi hành đoàn, chuyên gia công nghệ thông tin, nhà phân tích dữ liệu và các chuyên gia truyền thông và tiếp thị. Kết quả là nhóm có khả năng xác định các yêu cầu chung của khách tốt hơn, tiếp thị hiệu quả để thông báo đồ ăn nhẹ mới và tùy chọn đặt hàng kỹ thuật số được đánh giá cao giúp củng cố nhận thức của khách về môi trường sang trọng của họ. Nhóm không chỉ có thể đưa ra giải pháp toàn diện cho các mục tiêu của công ty mà còn có thể thực hiện nó trong một quy trình suôn sẻ nhấn mạnh sự hợp tác.

Ngoài ra, ở cấp độ thực tế hơn và ít khái niệm hơn, tự động hóa có tác động đến người lao động ở hầu hết mọi cấp độ của tổ chức. Khi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được tự động hóa hoặc tăng tốc thông qua chuyển đổi kỹ thuật số, những người đã từng thực hiện chúng sẽ có thể đảm nhận công việc có thể không phù hợp với mô tả công việc ban đầu của họ. Cho phép nhân viên vượt lên trên các chức danh công việc có thể thúc đẩy năng suất trong thời gian mà trách nhiệm vai trò cũng như các kỹ năng cần thiết để thực hiện chúng thay đổi nhanh hơn chúng ta vì những người quản lý có thể cập nhật chức danh và mô tả công việc. Những bản mô tả công việc cứng nhắc không còn hấp dẫn đối với những người lao động hiện đại, những người hiểu giá trị của việc học hỏi và cộng tác liên tục đối với sự nghiệp tương lai của họ.

Đừng đặt mọi người vào một cái hộp chật chội

Để phát triển các công việc trong tương lai gần- sẽ được lấp đầy bởi nhân tài của ngày hôm nay thì chúng ta cần tập trung vào các kỹ năng chứ không phải là các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp xác định đúng tài năng với các kỹ năng cần thiết để hoàn thành mục tiêu mà không cần khóa các cá nhân vào một vai trò cụ thể hoặc buộc họ bằng các chức danh công việc không linh hoạt. Trên thực tế, điều này liên quan đến việc tuyển dụng các nhà quản lý, giám đốc nhân sự và những người quản lý khác nhấn mạnh vào sự phát triển và tăng trưởng thay vì mô tả trách nhiệm công việc như bị ràng buộc trong một “làn đường” chức vụ cụ thể.

Điểm mấu chốt trong vấn đề này là nhân viên nên cảm thấy được trao quyền thông qua việc hỗ trợ công nghệ và chuyển đổi kỹ thuật số và được khuyến khích học hỏi, phát triển vươn ra bên ngoài thói quen làm việc bình thường hàng ngày của họ; nhiệt tình với triển vọng phát triển sự nghiệp của họ mà không bị áp lực bởi các mô tả công việc, trách nhiệm hoặc chức danh ngột ngạt.

Anh Đức