Vì vậy, nếu cả việc không tuyển dụng hoặc chỉ tuyển dụng “bất kỳ ai” đều có thể gây hại thì làm cách nào để các nhà quản lý biết liệu tốt hơn nên dành cơ hội cho một ứng viên chưa đạt yêu cầu hay giữ một vị trí trống cho đến khi họ có thể tìm được một ứng viên tốt hơn? Ngoài các khuyến nghị truyền thống về việc tìm một người có đủ tiêu chuẩn tối thiểu (và không phải là người tự ái), các nhà nghiên cứu ở Mỹ nhận thấy rằng bốn đặc điểm sau đây có tác động lớn nhất đến các nhóm. Ngoài ra còn là cách hỗ trợ nhân viên hiện tại của bạn trong thời gian chờ đợi khi bạn đang thiếu nhân sự.
Độ tin cậy
Hai năm qua, sự ưa tiên về độ linh hoạt của lực lượng lao động được đặt lên hàng đầu. Mặc dù thực tế công việc tại nhà đã được phổ biến đã phần lớn thành công, nhiều nhà quản lý vẫn yêu cầu sự kết hợp giữa tính linh hoạt với độ tin cậy của lực lượng lao động của mình.
Tính linh hoạt (ví dụ, cần làm việc theo lịch trình 3 –2–2, nghỉ làm vào thứ Sáu hàng tuần, v.v.) có thể dự đoán được và do đó dễ quản lý hơn so với sự không đáng tin cậy (ví dụ: thường xuyên rút khỏi công việc vào phút cuối, không hoàn thành nhiệm vụ...) Trong quá trình tuyển dụng, các ứng viên thường sẽ bày tỏ các yêu cầu liên quan đến tính linh hoạt, nhưng tất nhiên không có khả năng tiết lộ các vấn đề về độ tin cậy mà không được đề cập. Trước tiên, hãy trau dồi kỹ năng kiểm tra tham chiếu của bạn (bao gồm cả tham chiếu cửa sau) để cố gắng sàng lọc những nhân viên không đáng tin cậy. Thứ hai, điều quan trọng là phải xem lại các câu hỏi phỏng vấn của bạn để bao gồm các câu hỏi về hành vi có thể cung cấp manh mối. Ví dụ: “Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn phải đối mặt với những sự kiện không mong muốn và cách bạn quản lý chúng”.
Tất cả chúng ta đều có những tình huống bất ngờ xuất hiện, nhưng nhìn chung những cá nhân dễ thích nghi và kiên cường thường đáng tin cậy hơn. Nếu các ứng viên có độ tin cậy và quy trình làm việc của họ có thể đáp ứng bất kỳ yêu cầu thay đổi linh hoạt nào mà họ tiếp nhận, hãy cân nhắc họ. Nếu không, hãy cân nhắc xem bạn muốn dành bao nhiêu thời gian để xin lỗi và cầu xin sự giúp đỡ từ các nhân viên khác khi các ứng viên này bỏ cuộc.
Tác động tiêu cực của sự không đáng tin cậy có thể có tác động đặc biệt mang tính ngấm ngầm trong những ngành nghề mà nhân viên có một cơ sở lượng khách hàng nhất định (như kế toán, luật sư, nhà tư vấn, v.v.) vì những nhân viên đáng tin cậy sẽ cần tích lũy kiến thức về khách hàng cụ thể trước khi họ có thể bắt đầu giúp đỡ những đồng nghiệp không đáng tin cậy bằng các nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ, một nhân viên kế toán được thuê gần đây tại một công ty hạng trung tiết lộ rằng, họ đã bỏ lỡ một số thời hạn của khách hàng trong quý thứ ba và nói bóng gió rằng họ có thể cần nhiều thời gian hơn để nghỉ lễ một cách chính đáng. Người quản lý đã liên hệ với các nhân viên kế toán khác, yêu cầu họ tìm hiểu kỹ các khách hàng của nhân viên mới thuê để hoàn thành các mục tổng kết hàng tháng và cuối năm một cách chính xác về số lượng khách hàng của cả doanh nghiệp.
Mức độ sẵn sàng cho công việc
Khả năng thực hiện các nhiệm vụ một cách đáng tin cậy ở mức năng lực tối thiểu rõ ràng là quan trọng cho một người mới tuyển dụng. Nếu nhân viên của bạn làm việc quá sức, một số trợ giúp có thể tốt hơn là không có trợ giúp - giả sử việc tuyển dụng mới yêu cầu đào tạo tối thiểu. Hãy nhớ rằng việc đào tạo rất tốn kém và mất thời gian. Các vị trí yêu cầu mức độ đào tạo tại chỗ cao tạo gánh nặng cho các nhân viên khác, những người dành thời gian và năng lượng để giúp những người mới đến học hỏi và sửa chữa những sai lầm của họ.
Ngoài các kỹ năng dành riêng cho từng nhiệm vụ cụ thể, hãy tìm kiếm những ứng viên có tư duy phát triển. Những người có tư duy này tin rằng kiến thức và khả năng có thể được phát triển bằng nỗ lực cá nhân qua thời gian. Điều này có thể được đánh giá bằng các mục khảo sát hoặc câu hỏi phỏng vấn như: “Hãy mô tả một tình huống khi bạn thực hiện không tốt. Nếu bạn phải đối mặt với tình huống đó một lần nữa vào ngày mai, bạn sẽ làm gì khác đi?”
Thái độ tích cực
Cảm xúc dễ lây lan. Một cá nhân tiêu cực có thể “lây nhiễm” cho những người khác khiến tinh thần làm việc của cả nhóm đi xuống và khiến việc hoàn thành khối lượng công việc vốn đã khó khăn lại càng khó khăn hơn.
Nhiều nhân viên sẽ thực sự thay đổi quy trình công việc của họ để tránh người mà họ không thích, điều này tạo ra tất cả các loại chi phí phối hợp bổ sung, giảm phương án dự phòng và giảm các công việc ngoài vai trò. Đột nhiên, nhân viên của bạn - những người rất thoải mái khi làm thêm giờ hoặc giúp dọn dẹp phòng nghỉ quá bận hoặc mang một máy pha cà phê cá nhân của họ đến văn phòng. Nếu các nhân viên ngừng làm các công việc ngoài mô tả công việc, điều đó có tác động phân tầng đối với các nhân viên khác, những người này cuối cùng sẽ hoàn thành ít công việc hơn và trở nên không hài lòng hơn trong quá trình này.
Giao tiếp tốt
Khả năng giao tiếp tốt với đồng nghiệp là điều quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào nhưng làm việc trong nhóm trực tuyến nâng cao tầm quan trọng của việc giao tiếp thường xuyên và tin tưởng lẫn nhau đồng thời khuếch đại tầm ảnh hưởng tiềm ẩn của một vài thành viên tiêu cực trong nhóm. Sự tách biệt giữa các thành viên trong nhóm khiến bạn dễ dàng “ẩn náu” và khó “tìm kiếm” hơn - việc bỏ qua email dễ dàng hơn nhiều so với việc ai đó đứng ở cửa văn phòng của bạn. Và đối với các dự án yêu cầu các chuyên gia với các lĩnh vực chuyên môn khác nhau làm việc cùng nhau, chẳng hạn như kỹ sư, nhà khoa học hoặc nhà tư tưởng thiết kế, một cá nhân chỉ làm bình phong có thể khiến cả nhóm bị trật bánh ra khỏi lộ trình ban đầu.
Các nhà quản lý có thể đánh giá các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong một cuộc phỏng vấn bằng cách tìm kiếm nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm sự rõ ràng và mạch lạc của các câu trả lời. Các nhà quản lý cũng có thể cân nhắc hỏi ứng viên về phương tiện giao tiếp ưa thích của họ và các mẹo / thủ thuật yêu thích để trở thành một người giao tiếp hiệu quả. Nếu ứng viên tiềm năng cho nhóm trực tuyến của bạn ghét email và mẹo lớn của họ là không bao giờ gọi điện sau 4:30 chiều, bạn có thể muốn tiếp tục tìm kiếm các ứng viên khác ngay.
Cách hỗ trợ nhóm thiếu nhân lực
Trong trường hợp bạn không có bất kỳ ứng viên đủ tiêu chuẩn nào ngay bây giờ. Bạn có thể làm gì trong thời gian chờ đợi? Trước tiên, hãy thông báo với nhân viên của bạn rằng thử thách hiện nay chỉ là tạm thời và bạn đang cố gắng thuê những người đồng nghiệp tốt cho họ. Nhiều nhân viên muốn làm việc thêm giờ một chút trong vài tuần hơn là đối phó với một tình trạng thuê mướn sai lầm trong dài hạn. Bạn cũng có thể cân nhắc yêu cầu nhân viên giúp bạn tuyển dụng bằng chương trình giới thiệu nhân viên.
Điều quan trọng là phải quan tâm đến nhân viên của bạn - những người chọn ở lại. Xem xét các chiến lược để quản lý tình trạng kiệt sức và tăng khả năng duy trì. Nhân viên hiện tại của bạn cần được tôn trọng, chú ý, lương thưởng và sự khích lệ. Với số lượng chức vụ với các khoảng tiền thưởng, lót tay, tiền lương ngày càng tăng thì điều quan trọng là phải cố gắng đảm bảo cỏ không “xanh hơn” ở phía bên kia, tránh tình trạng bộ phận thừa nhân viên thiếu nhiệm vụ, việc làm cụ thể.
Ngoài ra, bây giờ là thời điểm tuyệt vời để xem xét liệu ai đó phù hợp có cần thực sự là con người hay không. Ngoài việc sử dụng robot trong nhà kho, nhà máy và nhà hàng, những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo đã cho phép các hình thức hợp tác mới giữa máy móc và công nhân tri thức.
Nếu bạn không có bất kỳ ứng viên nào có khả năng đáng tin cậy và có tư duy phát triển, thái độ tích cực và kỹ năng giao tiếp tốt, thì việc không tuyển dụng có thể tốt hơn là thuê tạm ai đó, ít nhất là trong ngắn hạn. Trong thời gian chờ đợi, hãy xem xét cách bạn có thể hỗ trợ nhân viên hiện tại của mình và liệu việc lấp đầy một vị trí khác có thể là một cách tiếp cận tốt hơn hay không.
Anh Đức
