Các cách giúp nhà quản lý truyền cảm hứng cho đội nhóm và thúc đẩy nhân viên

Với vai trò là một quản lý hay nhà lãnh đạo, chắc hẳn các bạn vẫn luôn mong muốn đội ngũ của mình sẽ hoàn thành tốt các mục tiêu chiến lược. Và để thực hiện tốt các mục tiêu này, điều quan trọng chúng ta cần truyền động lực hiệu quả để nhân viên tự tin phát triển chuyên môn nghề nghiệp của mình. Bài viết này sẽ chỉ ra những ví dụ cụ thể nhất về cách truyền cảm hứng cho đội nhóm và thúc đẩy nhân viên đóng góp hiệu quả cho công việc.

Đưa ra định hướng rõ ràng

Thông qua lời nói và hành động, người quản lý giỏi cần có định hướng rõ ràng trong công việc, quan sát và khả năng thực thi sao cho phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty, từ đó vạch ra mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn, dự đoán những khó khăn, thách thức có thể đối mặt và tìm cách để giải quyết một cách hiệu quả.

Dựa trên cơ sở đó, hãy cho nhân viên thấy được tầm quan trọng, vai trò và trách nhiệm của họ trong một “ván cờ” lớn. Nếu nhân viên hiểu rõ cơ hội mà họ sẽ nhận được trong “ván cờ” đó một cách cụ thể, tích cực thì chắc hẳn họ sẽ có thêm động lực để làm việc chăm chỉ, hăng say vừa tăng hiệu suất làm việc mà còn đạt được mục tiêu đề ra hay vì chỉ hoàn thành công việc được giao.

Tin tưởng lẫn nhau

Xây dựng niềm tin là một khía cạnh cơ bản của việc truyền động lực cho nhân viên hiệu quả. Thay vì giám sát nghiêm ngặt hoặc liên tục giải thích về lý do nào đó, đôi khi người đứng đầu thể hiện trí tuệ cảm xúc thông qua tin tưởng vào nhóm của họ, thúc đẩy ý thức rằng cả hai bên đều trao cho nhau niềm tin và điều này truyền cảm hứng để nâng cao trách nhiệm và nghĩa vụ cho nhau vì mục tiêu chung.

Ví dụ: Trong trường hợp có một bạn nhân viên đột ngột liên hệ và nói “Sếp ơi, em xin nghỉ làm một buổi ngày mai được không ạ? Em có việc riêng gia đình gấp ạ?”. Hay một bạn khác đến gặp quản lý và nói họ cần thêm một ngày để hoàn thành một việc gì đó.

Lúc này, với tư cách như là một nhà lãnh đạo sáng suốt, hãy tin tưởng đội ngũ và hiểu rằng họ cũng đã cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu mà bạn đã giao. Cấp dưới chắc hẳn đã có sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và sắp xếp công việc một cách ổn thỏa.

Trong trường hợp thành viên nào đó trễ nhiệm vụ, hãy chủ động hỏi để có thể tìm hiểu sâu hơn về lý do và tốt nhất là mọi người có thể cùng nhau ngồi lại để tìm hướng giải quyết, giúp đỡ nhau giải quyết vấn đề chứ đừng giáng cơn giận mất kiểm soát lên nhân viên của mình.

Khích lệ sự sáng tạo trong công việc

Hãy thử đặt mình vào vị trí thấp hơn (cấp dưới), liệu rằng bạn có thể làm việc hiệu quả, cống hiến nhiệt tình nếu làm việc trong một môi trường không thoải mái, triệt tiêu sức sáng tạo của nhân viên hay không? Do đó, để khích lệ sự sáng tạo, bạn nên lắng nghe, tiếp nhận các ý tưởng mới và những ý kiến đóng góp của nhân viên để từ đó cải thiện kết quả công việc tốt nhất.

Ngoài ra, bạn cũng nên tạo cơ hội để nhân viên được thể hiện mình và phân công việc theo đúng năng lực để họ phát huy óc sáng tạo. Nhân viên khi nhận thấy được những ý kiến của mình đóng góp được tiếp nhận và triển khai họ sẽ có động lực và cống hiến hơn trong công việc

Xử lý công bằng – phân minh

Với vai trò người quản lý bạn nên nhìn nhận mọi việc dưới một cách công bằng và văn minh. Nhìn nhận vấn đề và xử lý thấu tình đạt lý nhất là trong vấn đề nhạy cảm dễ xảy ra mâu thuẫn như khen thưởng hay phạt. Trong bất kỳ các tổ chức, cơ quan nào, việc quản lý “công tư phân minh”, khen thưởng hợp lý sẽ khiến nhân viên cảm thấy nỗ lực được đánh giá công bằng và từ đó họ sẽ gắn bó hơn với công việc của mình.

Ngoài ra, là một người sếp đừng ngại sự thể hiện mà hãy dành thời gian quan tâm đến nhân viên của mình hơn thông qua những cử chỉ, lời nói tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu nghiệm như lời cảm ơn, khích lệ tinh thần và khen thưởng trước tập thể. Không những thế, việc gửi thiệp chúc mừng và tặng quà nhân viên trong những ngày đặc biệt (sinh nhật, dịp lễ,..) cũng là một cách để cho nhân viên thấy cấp trên trân trọng và biết ơn những gì họ đã cống hiến.

Tạo cơ hội cho nhân viên được học hỏi và phát triển

Một trong những nhân tố quan trọng giúp các công ty giữ chân nhân tài đó là tạo cho họ cơ hội được học hỏi, phát triển và thăng tiến. Đã qua rồi thời kì người quản lý lúc nào cũng chỉ nghĩ cho riêng mình, chèn ép và triệt tiêu cơ hội thăng tiến của nhân viên.

Những người quản lý hiện đại sẽ tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng, dự án mới, gặp gỡ khách hàng, đối tác để phát triển kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm. Một khi họ thấy được sự khích lệ của cấp trên cùng với mục tiêu và cơ hội rõ ràng, họ sẽ phát huy hết khả năng, phấn đấu vì mục tiêu chung và chắc chắn không muốn rời khỏi công ty.

Xây dựng văn hóa phản hồi

Phản hồi là sự thúc đẩy cảm hứng mạnh mẽ hơn là lời phán xét. Để hình dung rõ hơn, một số trường hợp thường thấy là trong tập thể nhóm làm việc, đôi khi sẽ có một nhân viên sống khép kín, ít khi tham gia vào các hoạt động chung của nhóm. Người này thường xuyên thờ ơ, lạnh nhạt trước những ý kiến góp ý tích cực từ mọi người.

Là người quản lý đội nhóm, bạn sẽ muốn đưa ra lời góp ý gì đó với người này để giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của nhóm cũng như gắn kết các mối quan hệ giữa các thành viên hơn. Và chúng ta sẽ thấy chẳng có tác dụng gì khi cố đưa ra những lời phán xét hoặc yêu cầu bất hợp lý khi chưa nhìn rõ được vấn đề.

Thật khó thay đổi nếu bạn yêu cầu một cách dứt khoát với người nhân viên rằng “Em nên hòa đồng và đoàn kết với mọi người hơn!”. Thay vì thế, hãy thử để bạn nhân viên đó phản hồi về lý do tại sao lại xa cách mọi người như vậy. Là do bản tính hay các thành viên khác gây khó dễ? Các bạn có thể đặt ra những câu hỏi như:

– Em nghĩ như thế nào về tình huống vừa xảy ra?

– Em nghĩ vì sao mọi người lại có cách cư xử đó với em?

– Em có cảm giác gì khi mọi người xa cách với em?

– Em mong muốn điều gì trong mối quan hệ với đồng nghiệp?

– Em đã tìm ra được giải pháp cho mình chưa?

Việc đặt ra những câu hỏi để giúp nhân viên của mình tìm ra được câu trả lời cho bản thân. Và bạn cũng dễ dàng hiểu được những tâm tư của từng thành viên, biết họ đang gặp phải vấn đề gì và mong muốn điều gì trong các mối quan hệ với đồng nghiệp.

Một cách khác là bạn có thể tập hợp các thành viên đội nhóm lại và chia sẻ về những giá trị cốt lõi của làm việc nhóm mà doanh nghiệp hướng đến, nhấn mạnh điều này để bạn nhân viên kia thấy hành động của mình là một điều nguy hại.

Hay có thể đưa ra những lời khuyên cụ thể, chân thực hơn như: “Các em nên phối hợp với nhau vì sẽ giúp giảm khối lượng công việc từng người, đưa ra được nhiều ý kiến hơn, đôi khi có thêm người tâm sự và chia sẻ nhiều điều mới mẻ khác nữa”.

Qua những chia sẻ phản hồi của nhân viên, quản lý đang góp phần tạo không gian trò chuyện cho nhân viên, giúp họ gần nhau, tình cảm gắn kết bền chặt hơn, phối hợp trong công việc hiệu quả về sau. Không những thế, có thể quản lý sẽ đánh giá được cách giám sát nhóm của mình trước đây, từ đó mà cải thiện hoặc nâng cao để hiệu quả hơn.

Luôn là lá cờ đầu trong mọi việc

Làm sếp không có nghĩa là bạn có quyền đi muộn về sớm, giao hết mọi việc cho nhân viên hay đổ lỗi cho cấp dưới khi mắc sai lầm. Hãy truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách luôn đi đầu trong mọi việc, dám nhận trách nhiệm và trở thành tấm gương cho cấp dưới noi theo về tác phong làm việc có kỷ luật.

Bên cạnh đó, đừng chỉ đứng một chỗ, “chỉ tay 5 ngón” mà hãy cùng bắt tay vào thực hiện chung với cấp dưới của mình. Khi nhân viên cảm thấy cấp trên luôn đồng hành, hỗ trợ và thấu hiểu những khó khăn vất vả trong quá trình làm việc thì họ sẽ nỗ lực làm tốt hơn công việc của mình.

Luôn đặt ra các thách thức

Đặt ra thách thức có lợi trong việc tạo năng lượng cho nhân viên. Trường hợp như quản lý phòng sản xuất của công ty sản xuất bàn ghế vừa lên kế hoạch cho hợp đồng đặt hàng từ khách. Sau những cân nhắc kỹ lưỡng giữa 2 bên về thời gian thì cần khoảng gần 2 tháng để hoàn thành và lúc đó sẽ là lúc bàn giao chính thức.

Nhưng khi triển khai công việc cho đội nhóm, quản lý thường sẽ giới hạn thời gian phải hoàn thành lại chỉ trong vòng 1 tháng rưỡi. Đặt ra thách thức về mặt thời gian đôi khi không phải là thúc ép nhân viên mà đảm bảo họ luôn trong tư thế sẵn sàng để hoàn thành công việc trước thời hạn.

Nói đúng ra không vì phải đẩy nhanh tiến độ hay vắt kiệt sức lao động, đưa ra thách thức trước hạn sẽ tạo ra nhiều diễn biến có lợi về sau: quản lý và nhân viên phát hiện ra điểm nào của sản phẩm còn sai sót; khách cảm thấy những điểm chưa hài lòng về bản xem trước của sản phẩm. Tất nhiên lúc này, nhóm sẽ còn khoảng thời gian còn lại để điều chỉnh kịp thời cho hạn bàn giao.

Hãy truyền động lực cho nhân viên bằng một nỗi đau canh cánh rằng họ nên hoàn thành việc tốt hơn cả yêu cầu dự tính, đảm bảo rằng mọi người có thể làm việc gì đó cao hơn trình độ kỹ năng hiện tại của họ một chút.

Từ đó, thúc đẩy các cá nhân ra khỏi vùng thoải mái của họ và thách thức khả năng khám phá đạt đến những tầm cao mới. Giống như nói về khả năng sinh tồn khi chúng ta lạc ở hoang đảo, lúc đó tự khắc những ý tưởng táo bạo sẽ nảy ra kích thích sáng tạo vượt bậc.

Chia sẻ thành công

Hình ảnh và thành tựu mà người quản lý đạt được cũng ít nhiều tạo nên sức ảnh hưởng đến nhân viên của mình. Nếu bạn đạt được thành tích với sự góp sức của nhiều người như đàm phán thành công một dự án mới cho công ty, được thăng chức…, hãy chia sẻ thành công đó bằng cách mời cấp trên và nhân viên tham gia một bữa tiệc để chúc mừng và gửi lời cảm ơn.

Đồng thời hãy cho nhân viên của mình thấy họ hoàn toàn có thể đạt được những thành tích còn lớn hơn thế nếu thực sự nỗ lực và cống hiến hết mình. Như vậy sẽ giúp cấp dưới của bạn có thêm nhiệt huyết và động lực để nỗ lực, phấn đấu hơn nữa.

Bằng cách thực hiện tổng thể các chiến lược trên với một kế hoạch rõ ràng, các nhà lãnh đạo, quản lý có thể thành công trong việc nuôi dưỡng một môi trường nhóm làm việc năng động và hiệu suất cao.

Mai Hoa (t/h)