Vì sao doanh nghiệp không thể “bật chế độ Auto Pilot” nếu thiếu người cầm lái?

Máy bay hiện đại có thể bay bằng chế độ Auto Pilot trong phần lớn thời gian của hành trình. Điều đó từng đặt ra một câu hỏi thú vị: Nếu công nghệ đã có thể tự điều khiển máy bay, vai trò của phi công còn quan trọng đến đâu? Trong quản trị doanh nghiệp, câu hỏi tương tự cũng xuất hiện: khi doanh nghiệp đã có hệ thống quản trị, quy trình, văn hóa, dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI), liệu vai trò của người lãnh đạo có dần trở nên mờ nhạt?

Câu trả lời của những cơ trưởng giàu kinh nghiệm lại khá rõ ràng: Auto Pilot chỉ có thể phát huy hiệu quả khi các điều kiện vận hành nằm trong giới hạn cho phép. Chính phi công là người tạo ra những điều kiện đó, giám sát hệ thống trong suốt hành trình và sẵn sàng tiếp quản khi xuất hiện bất thường để đưa hành khách, hàng hóa trở về bến đỗ an toàn.

Ẩn dụ này cũng rất phù hợp với nghệ thuật lãnh đạo doanh nghiệp trong thế kỷ XXI. Công nghệ và hệ thống quản trị có thể giúp tổ chức vận hành nhanh hơn, chính xác hơn và giảm sự phụ thuộc vào cảm tính cá nhân. Nhưng hệ thống không thể tự quyết định doanh nghiệp nên đi đâu, vì sao phải đi đến đó và phải làm gì khi con đường phía trước bất ngờ thay đổi.

Quản lý là vận hành, lãnh đạo là định hướng

Một trong những nhầm lẫn phổ biến trong quản trị là đồng nhất “quản lý” với “lãnh đạo”. Một doanh nghiệp hiện đại có thể sở hữu quy trình chuẩn, hệ thống ERP, OKR/KPI rõ ràng, AI, SOP chi tiết và dashboard theo thời gian thực. Tất cả những công cụ đó có thể được xem như một dạng “Auto Pilot” của doanh nghiệp.

Chúng giúp công việc được thực hiện nhanh hơn, nhất quán hơn, giảm sai sót và hạn chế sự phụ thuộc vào cảm tính của con người. Nhưng có một điều hệ thống không thể tự trả lời: doanh nghiệp đang bay đến đâu?

Auto Pilot chỉ thực hiện những gì con người đã thiết lập và cho phép nó thực hiện. Nếu điểm đến được xác định sai, hệ thống có thể đưa cả tổ chức đi sai hướng với tốc độ nhanh hơn, quy mô lớn hơn và đôi khi tạo ra thiệt hại nghiêm trọng hơn.

Vì vậy, Leadership trước hết là câu chuyện về phương hướng. Không một chiếc máy bay nào có thể tự quyết định cất cánh vào thời điểm nào, bay đến quốc gia nào, thay đổi lộ trình ra sao, quay đầu hay tiếp tục và cuối cùng hạ cánh ở đâu. Đó là trách nhiệm của cơ trưởng.

Doanh nghiệp cũng vậy. Một hệ thống quản trị xuất sắc không thể thay thế một nhà lãnh đạo xuất sắc. Người lãnh đạo phải nhìn thấy tương lai trước khi nó xuất hiện, đưa ra quyết định ngay cả khi dữ liệu chưa đầy đủ, truyền niềm tin khi những người khác còn nghi ngờ và giữ bình tĩnh khi tổ chức đối mặt với khủng hoảng.

Leadership vì thế không đơn thuần là quản trị công việc. Đó là quản trị phương hướng.

Khi mọi thứ bình thường, Auto Pilot dường như là đủ

Trong điều kiện thời tiết thuận lợi, động cơ hoạt động hoàn hảo và hệ thống dẫn đường chính xác, máy bay có thể vận hành phần lớn hành trình với sự hỗ trợ rất lớn của Auto Pilot. Doanh nghiệp cũng tương tự.

Khi thị trường tăng trưởng, đơn hàng dồi dào, khách hàng ổn định và đội ngũ giàu kinh nghiệm, ngay cả một người quản lý ở mức trung bình cũng có thể tạo ra kết quả khá tốt. Nhưng năng lực lãnh đạo không được kiểm chứng nhiều nhất trong những ngày nắng đẹp. Năng lực ấy thường được nhìn thấy rõ nhất khi tổ chức bước vào vùng nhiễu động.

Trong hàng không, khi xuất hiện gió đứt, băng tuyết, động cơ bất thường, mất tín hiệu hoặc thời tiết cực đoan, Auto Pilot có thể tự ngắt hoặc không còn đủ điều kiện để tiếp tục đảm nhiệm vai trò điều khiển. Khi đó, thứ quyết định an toàn của chuyến bay là kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng đánh giá tình huống và sự bình tĩnh của phi công.

Doanh nghiệp ngày nay cũng đang hoạt động trong một thế giới đầy nhiễu động. AI đang thay đổi mô hình lao động; chuỗi cung ứng biến động; địa chính trị khó lường; hành vi mua sắm của khách hàng liên tục thay đổi; công nghệ không ngừng viết lại luật chơi. Những điều từng đúng ngày hôm qua có thể trở nên lỗi thời chỉ sau vài tháng.

Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp không cần ít Leadership hơn vì có công nghệ. Ngược lại, doanh nghiệp cần Leadership nhiều hơn để xác định đâu là điều công nghệ nên làm, đâu là điều con người phải quyết định và đâu là giới hạn không thể giao hoàn toàn cho hệ thống.

High Trust – nhiên liệu vô hình của Auto Pilot

Có một chi tiết quan trọng trong cách vận hành của Auto Pilot: hệ thống chỉ có thể hoạt động khi nhận được dữ liệu đáng tin cậy từ các cảm biến và các hệ thống liên quan. Nếu cảm biến tốc độ báo sai, cảm biến độ cao mâu thuẫn hoặc hệ thống định vị không đáng tin cậy, hệ thống tự động có thể ngắt hoặc yêu cầu con người can thiệp.

Nói cách khác, muốn giao quyền cho hệ thống, trước hết phải có dữ liệu đáng tin cậy.

Trong doanh nghiệp cũng vậy. Một tổ chức thiếu niềm tin sẽ rất khó vận hành bằng trao quyền. Khi không tin vào hệ thống và con người, người lãnh đạo buộc phải kiểm tra từng email, ký từng chứng từ, duyệt từng khoản chi và theo dõi từng nhân viên. Không nhất thiết vì người lãnh đạo thích kiểm soát, mà bởi hệ thống chưa đủ đáng tin để có thể trao quyền.

Đó không chỉ là vấn đề của quy trình. Đó còn là vấn đề của High Trust – sự tin tưởng cao.

High Trust không có nghĩa là tin tất cả mọi người

Đây là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về High Trust. High Trust không có nghĩa là “tôi tin anh vô điều kiện”. Đúng hơn, đó là việc xây dựng một hệ thống, môi trường và chuẩn mực để mọi người có cơ sở trở thành những người xứng đáng với niềm tin.

Niềm tin trong doanh nghiệp không thể chỉ được xây dựng bằng cảm xúc. Nó được hình thành từ năng lực, tính chính trực, sự minh bạch, tinh thần trách nhiệm, tính nhất quán và khả năng giữ lời hứa.

Điều này cũng tương tự ngành hàng không. Phi công không tin cảm biến chỉ vì hy vọng nó hoạt động đúng. Sự tin tưởng được hình thành từ việc hệ thống được thiết kế, kiểm định và vận hành theo những tiêu chuẩn chặt chẽ.

Trong doanh nghiệp, High Trust cũng cần được tạo dựng bằng những nguyên tắc và hành vi có thể kiểm chứng. Khi niềm tin được xây dựng đủ mạnh, tổ chức có thể giảm bớt những tầng kiểm soát không cần thiết, tăng tốc độ ra quyết định và tạo ra môi trường thuận lợi hơn cho hợp tác và đổi mới.

Leadership tạo ra văn hóa, văn hóa tạo ra High Trust

Văn hóa doanh nghiệp không hình thành từ một khẩu hiệu treo trên tường hay một bộ giá trị được viết trong tài liệu nội bộ. Văn hóa được hình thành qua những hành vi được lặp lại mỗi ngày, và người lãnh đạo là một trong những nhân tố quan trọng nhất tạo ra những hành vi đó.

Mỗi lần người lãnh đạo giữ lời hứa, minh bạch thông tin, dám nhận trách nhiệm, bảo vệ điều đúng, lắng nghe nhân viên hay trao quyền đúng lúc, họ đang góp phần tạo ra những “cảm biến” giúp tổ chức trở nên đáng tin cậy hơn.

Khi High Trust được hình thành, tốc độ ra quyết định tăng lên, chi phí kiểm soát giảm xuống, sự hợp tác trở nên tự nhiên hơn và đổi mới có thêm không gian để phát triển. Đây cũng là lý do Stephen M. R. Covey nhấn mạnh niềm tin như một yếu tố có khả năng tạo ra thay đổi sâu rộng trong tổ chức.

AI có thể thay đổi công việc, nhưng không thay thế Leadership

Sự phát triển nhanh chóng của AI đang khiến câu hỏi về vai trò của con người trong doanh nghiệp trở nên cấp thiết hơn. AI có thể phân tích dữ liệu, viết báo cáo, lập kế hoạch, dự báo nhu cầu và tối ưu tồn kho. Nhiều công việc trước đây cần sự tham gia đáng kể của con người đang được tự động hóa với tốc độ nhanh.

Tuy nhiên, vẫn tồn tại một lớp năng lực mà công nghệ khó có thể thay thế theo cách mà một nhà lãnh đạo có thể thực hiện: truyền cảm hứng, tạo niềm tin, khơi dậy lòng dũng cảm, xây dựng văn hóa, giúp con người vượt qua sợ hãi và khiến một tập thể tin vào một điều chưa từng tồn tại.

Đó vẫn là công việc của Leadership.

Vì vậy, doanh nghiệp chiến thắng trong tương lai chưa chắc là doanh nghiệp có nhiều AI nhất. Lợi thế có thể thuộc về những doanh nghiệp biết kết hợp ba yếu tố: AI, Leadership và High Trust.

AI giúp tổ chức làm nhanh hơn. Leadership giúp tổ chức đi đúng hướng. High Trust giúp mọi người cùng đi trên hướng đó.

Thiếu một trong ba yếu tố, lợi thế cạnh tranh có nguy cơ khó bền vững.

Từ “người điều hành” đến “người kiến tạo”

Người quản lý giỏi làm cho hệ thống vận hành. Người lãnh đạo giỏi làm cho hệ thống ngày càng thông minh hơn. Còn người lãnh đạo vĩ đại là người tạo ra một tổ chức có khả năng phát triển ngay cả khi mình không còn trực tiếp đứng ở đó.

Đó có thể xem là một trong những đỉnh cao của Leadership.

Người lãnh đạo không nhất thiết lúc nào cũng phải xuất hiện ở tuyến đầu. Nhưng ảnh hưởng của họ phải hiện diện trong những quyết định, cuộc họp, hành vi và chuẩn mực của tổ chức. Một doanh nghiệp trưởng thành không phải là doanh nghiệp không cần người lãnh đạo, mà là doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả nhờ những nguyên tắc, hệ thống và văn hóa mà người lãnh đạo đã kiến tạo.

Một chiếc máy bay hiện đại có thể bay hàng nghìn kilômét với sự hỗ trợ của Auto Pilot. Nhưng trước khi chế độ tự động được kích hoạt, phải có một cơ trưởng xác định điểm đến, đánh giá thời tiết, kiểm tra các hệ thống và bảo đảm những điều kiện cần thiết cho chuyến bay.

Trong suốt hành trình, cơ trưởng không thể “ngủ quên” chỉ vì máy bay đang tự bay. Người cầm lái vẫn phải quan sát bầu trời, theo dõi các chỉ số, đánh giá rủi ro và sẵn sàng tiếp quản khi điều kiện thay đổi. Chính sự hiện diện tỉnh táo đó mới góp phần tạo nên một chuyến bay an toàn.

Doanh nghiệp cũng vậy. Quy trình, ERP, AI và KPI có thể trở thành những hệ thống “Auto Pilot” hiệu quả, nhưng chỉ phát huy đầy đủ giá trị khi được dẫn dắt bởi một Leadership biết xác định đúng phương hướng và nuôi dưỡng một nền văn hóa High Trust.

Khi niềm tin đủ lớn, con người dám trao quyền. Khi trao quyền đúng cách, hệ thống vận hành hiệu quả. Khi hệ thống vận hành hiệu quả, người lãnh đạo có thêm thời gian để làm điều quan trọng hơn: nhìn xa hơn đường chân trời.

Đó chính là khác biệt giữa một nhà quản lý điều hành công việc và một nhà lãnh đạo kiến tạo tương lai.

Một doanh nghiệp có thể sở hữu công nghệ tốt hơn đối thủ. Có thể mua phần mềm tốt hơn đối thủ. Nhưng Leadership và High Trust không phải là những thứ có thể đơn giản mua về rồi lắp đặt như một phần mềm.

Bởi cuối cùng, cũng giống như trong hàng không, không ai nhớ chiếc Auto Pilot đã hoạt động bao nhiêu giờ. Điều người ta nhớ là người cơ trưởng đã đưa cả chuyến bay đến đích an toàn, đúng hướng và với niềm tin trọn vẹn của tất cả những người trên khoang.

------------------------

(*) Tổng giám đốc Công ty New Toyo Việt Nam