Trả lương tiền mặt từ 5 triệu đồng: Doanh nghiệp có thể không được tính chi phí được trừ

Trả lương tiền mặt từ 5 triệu đồng

Cuối quý IV/2025, một xưởng may 50 công nhân tại một khu công nghiệp ở phía Nam vẫn trả lương bằng tiền mặt vào ngày 5 hàng tháng, thói quen kéo dài từ ngày thành lập. Bảng lương trung bình 8 triệu đồng/người, tổng quỹ lương khoảng 4,8 tỷ đồng/năm. Đến kỳ quyết toán thuế năm tài chính, kế toán giật mình nhận ra: theo quy định mới, các khoản chi lương từ 5 triệu đồng/lần trở lên có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ nếu không đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc này có thể làm tăng chi phí thuế tương ứng khoảng 816 triệu đồng, nếu toàn bộ khoản lương bị loại và doanh nghiệp áp dụng thuế suất 17%. Đây không phải tình huống cá biệt, mà là kịch bản có thể xảy ra với nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khi bước vào kỳ quyết toán đầu tiên áp dụng Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Ngưỡng “chuyển khoản bắt buộc” đã hạ một phần tư so với quy định cũ

Trước ngày 15/12/2025, doanh nghiệp chỉ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi khoản chi từ 20 triệu đồng/lần trở lên thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Mốc 20 triệu này được quy định tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP và Thông tư 96/2015/TT-BTC – các văn bản nay đã hết hiệu lực.

Bước ngoặt đến từ ngày 15/12/2025, khi Nghị định số 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ, quy định chi tiết và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, chính thức có hiệu lực. Tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Nghị định này, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Mức ngưỡng đã hạ xuống một phần tư so với trước. Đáng chú ý hơn, quy định đồng bộ với Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 đã có hiệu lực từ ngày 1/7/2025: hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế giá trị gia tăng) cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Hai trục thuế quan trọng nhất với doanh nghiệp, thu nhập doanh nghiệp và giá trị gia tăng, đã thống nhất tại mốc 5 triệu đồng.

Phó Cục trưởng Cục Thuế Mai Sơn từng phát biểu tại buổi họp báo của Bộ Tài chính rằng việc điều chỉnh giảm ngưỡng từ 20 triệu xuống 5 triệu nhằm minh bạch hóa các giao dịch có giá trị lớn, sau khi cơ quan chức năng phát hiện hiện tượng chia nhỏ giao dịch để né quy định cũ (nguồn https://einvoice.vn/tin-tuc/chia-nho-hoa-don-de-thanh-toan-tien-mat-duoi-5-trieu-co-duoc-khau-tru-thue-gtgt).

Lương tiền mặt: vùng rủi ro nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra

Phạm vi áp dụng của quy định mới là điều khiến nhiều kế toán giật mình. Không chỉ chạm tới mua hàng hóa, dịch vụ, quy định còn bao trùm cả tiền lương, tiền công chi trả cho người lao động.

Một số công văn trả lời chính sách thuế tại địa phương đầu năm 2026 cũng diễn giải theo hướng: doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Cách diễn giải này được nêu trong các văn bản trả lời doanh nghiệp của một số cơ quan thuế cơ sở vào đầu tháng 1/2026.

Đây là một thay đổi lớn trong cách hiểu của doanh nghiệp. Lương vẫn được nhiều chủ doanh nghiệp coi là “khoản chi nội bộ” với người lao động của mình, đặc biệt với lao động phổ thông, lao động thời vụ ở các ngành may, xây dựng, vận tải, dịch vụ ăn uống. Phong bì lương vẫn được phát vào cuối tháng, ký nhận, lưu sổ. Trong logic kế toán nội bộ, khoản chi rõ ràng, có chứng từ ký nhận, có hợp đồng lao động. Nhưng trong logic thuế kể từ kỳ tính thuế 2025, đó là khoản chi chưa đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.

Trở lại xưởng may 50 công nhân nêu ở đầu bài, nếu doanh nghiệp đang chịu mức thuế suất 17% theo ưu đãi cho doanh nghiệp có doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng theo Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, khoản lương 4,8 tỷ đồng có nguy cơ bị loại tương đương khoảng 816 triệu đồng thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung mỗi năm. Một con số đủ lớn để khiến nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ rơi vào tình trạng âm vốn lưu động chỉ sau một kỳ quyết toán.

Trong giai đoạn hiện tại, những khoản chi tiền mặt tưởng vô hại, nhưng đến cuối năm bỗng không còn được tính vào chi phí được trừ.

6 lỗi phổ biến và rủi ro pháp lý

Lỗi thứ nhất là chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của giám đốc thay vì tài khoản doanh nghiệp. Khoản chi này không đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản của doanh nghiệp.

Lỗi thứ hai là chuyển khoản cho tài khoản cá nhân của một nhân viên rồi nhờ nhân viên rút tiền mặt đi trả, về bản chất vẫn là tiền mặt gián tiếp.

Lỗi thứ ba là chỉ có ủy nhiệm chi mà không có hợp đồng, hóa đơn kèm theo, thiếu một mắt xích chứng từ là toàn bộ khoản chi có thể bị loại.

Lỗi thứ tư là ghi nội dung chuyển khoản không rõ ràng, chỉ ghi “thanh toán” mà không nêu rõ số hóa đơn, kỳ lương, đối tượng nhận.

Lỗi thứ năm là bỏ qua giao dịch lặp với cùng một nhà cung cấp, theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, nếu cộng dồn từ 5 triệu trong cùng ngày thì vẫn áp quy định.

Lỗi thứ sáu là chuyển khoản nhưng không có hợp đồng lao động hợp lệ, dẫn đến chi phí lương dù đã chuyển khoản vẫn không đủ điều kiện chứng từ pháp lý.

Cố ý chia nhỏ hợp đồng lớn thành nhiều giao dịch dưới 5 triệu trong cùng ngày để né ngưỡng là rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Tùy hồ sơ cụ thể, cơ quan thuế có thể cộng dồn để xác định tổng giá trị vượt ngưỡng và loại chi phí, đồng thời xem xét chuyển hồ sơ sang xử lý hành vi gian lận theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Khi cơ quan thuế phát hiện kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp bị xử phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày tính trên số thuế truy thu. Nếu hành vi bị xác định là trốn thuế, mức phạt có thể từ một đến ba lần số thuế trốn, chưa kể nguy cơ truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền đủ ngưỡng theo Bộ luật Hình sự.

Khoảnh khắc tái cấu trúc của doanh nghiệp nhỏ

Mốc 5 triệu đồng không đơn thuần là một con số kỹ thuật trong nghị định. Đó là tín hiệu rõ ràng rằng kỷ nguyên vận hành tiền mặt, vốn quen thuộc với khu vực doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số doanh nghiệp Việt Nam, đang khép lại trong từng ngóc ngách hoạt động kinh doanh, từ trả lương đến mua sỉ nguyên liệu.

Doanh nghiệp nào nhìn quy định mới như gánh nặng tuân thủ sẽ chịu thiệt. Doanh nghiệp nào nhìn nó như cơ hội số hóa dòng tiền, làm sạch chứng từ, chuẩn hóa quy trình, sẽ bước qua mùa quyết toán 2026 nhẹ nhõm hơn, và sẵn sàng cho xu hướng quản lý thuế dựa nhiều hơn vào dữ liệu điện tử mà ngành thuế đang đẩy mạnh. Để chắc chắn về tình huống cụ thể, mỗi doanh nghiệp nên đối chiếu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn thuế có chuyên môn trước khi quyết định.

Lương 6 triệu trả bằng phong bì có thể trở thành rủi ro thuế, nếu không đáp ứng điều kiện chứng từ theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.