Thách thức thường gặp trong đào tạo nhân viên và cách khắc phục

Nhân viên chính là lực lượng nòng cốt giúp cho doanh nghiệp vững bước trên con đường kinh doanh và tiến xa hơn trong tương lai. Để sở hữu một đội ngũ tinh nhuệ thì yếu tố đào tạo cần được chú trọng trong mỗi doanh nghiệp

Đối với hầu hết các công ty, ưu tiên cao nhất khi phân bổ nguồn lực đào tạo là tăng hiệu quả của các chương trình đào tạo. Tuy nhiên, mặc dù đã phân bổ nguồn lực cẩn thận, nhiều công ty vẫn nhận thấy công tác đào tạo của họ không hiệu quả (hoặc chỉ hiệu quả một phần) trong việc đạt được mục tiêu của mình. Điều này thường là do một số vấn đề chung với đào tạo và phát triển.

Những thách thức đào tạo này bao gồm từ lực lượng lao động thiếu thời gian và đôi khi phân tán đến việc hạn chế chi phí trong khi cải thiện sự tham gia và đáp ứng các sở thích học tập đa dạng.

Dưới đây là những các thách thức thường gặp khi đào tạo nhân viên và cách giúp doanh nghiệp khắc phục:

Nhân viên quá bận, không có thời gian tham gia đào tạo

Việc trải qua 8 tiếng làm việc trên công ty đã đủ để khiến nhân viên cảm thấy mệt nhoài. Do đó, nếu kéo dài thêm 1, 2 tiếng để tham gia lớp đào tạo trực tiếp hẳn không phải là một phương pháp hữu hiệu. Vì khi kết thúc giờ làm lúc đó cả thể chất và tinh thần của con người sẽ khó mà có thể tiếp nhận thêm những kiến thức mới. Tệ hơn nữa, việc xâm phạm thời gian cá nhân của nhân viên với các buổi đào tạo là một cách chắc chắn để khiến họ phản đối (và thậm chí bực bội) đào tạo.

Nếu việc đào tạo trở nên một điều ép buộc sẽ khiến cho hiệu quả đi xuống, lúc đó doanh nghiệp không chỉ tốn chi phí một cách vô ích mà còn không đạt được mục tiêu đề ra lúc đầu. 

Giải pháp: Tránh đào tạo trực tiếp vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc và hạn chế yêu cầu đi lại để đào tạo. Cần thực hiện chia nhỏ các chương trình đào tạo, tài liệu, khóa học để tạo điều kiện cho tất cả nhân viên đều tham gia. Những khóa học ngắn, đơn giản và thực tế  thường sẽ thu hút nhiều người tham gia hơn so với các khóa học chuyên môn dài ngày.

Học online qua thiết bị di động cũng có thể là một trong những phương pháp đào tạo hiệu quả mà tất cả các doanh nghiệp cần tiến hành đầu tư. Loại hình này ngày càng phổ biến bởi tính đa dạng và tiện lợi, nhân viên vẫn được đảm bảo có thể học bất kỳ kỹ năng nào mình muốn vào mọi thời gian thuận tiện. Theo đó, doanh nghiệp có thể áp dụng những hệ thống đào tạo trực tuyến để nhân viên có thể đăng nhập vào bất cứ lúc nào và học tập bất cứ ở đâu. 

Nhân viên không “hết mình” với kế hoạch đào tạo

Nhân viên mặc dù có đăng ký tham gia khóa đào tạo nhân viên nhưng họ lại không nhiệt tình, không phối kết hợp các phương tiện: nhận thức, cảm xúc và hành vi. Nguyên nhân có thể là do chương trình không thiết thực hoặc không thích hợp với các nhu cầu cá nhân. Đặc biệt các khóa học thường chỉ tập trung vào các chủ đề chung, bỏ đi hết các yếu tố quan trọng như văn hóa, chức vụ, tuổi tác.

Nếu nhân viên không biết cách gắn kết, mà chỉ học một cách thụ động, tham gia cho có, thì chắc chắn sẽ không có cơ hội phát triển trong tương lai.

Giải pháp: Nếu kế hoạch đào tạo nhân viên chỉ tập trung vào lý thuyết sẽ rất dễ gây ra cảm giác nhàm chán cho người. Nên hãy kết hợp cùng các tình huống thực tế, dễ liên tưởng nhằm kích thích nhân viên suy nghĩ và tìm ra cách giải quyết vấn đề để tăng khả năng nhận thức cho nhân viên hiệu quả.

Ngoài ra, cần tạo dựng văn hóa doanh nghiệp để có thể khuyến khích cải tiến nhân viên trở lên gắn kết hơn với nhau về mặt cảm xúc. Cung cấp ngay một nền tảng để nhân viên có thể thoải mái chia sẻ kinh nghiệm cùng tiến độ chương trình một cách tuyệt vời để thúc đẩy gắn kết cảm xúc.

Nếu muốn nhân viên trở lên gắn kết với nhau về mặt hành vi, các chuyên viên L&D và quản lý cần phải nắm bắt chính xác việc đào tạo cho từng cá nhân, nguyên nhân vì sao họ cần đào tạo nhân viên thêm, doanh nghiệp có các dự định trong tương lai như thế nào?

Cuối cùng, cần tiến hành hỏi thăm nhân viên thường xuyên, hỗ trợ họ đóng góp các ý kiến về những khóa học, ưu, khuyết điểm, kỹ năng chuyên môn để có thể trau dồi kiến thức.

Những ý kiến này đặc biệt hữu ích để điều chỉnh các khóa học sao cho phù hợp.

Lực lượng lao động phân tán mọi nơi

Sự mở rộng quy mô hoạt động đã khiến cho việc nhiều doanh nghiệp phải mở thêm nhiều chi nhánh mới. Do đó, không ít những khó khăn khi đào tạo nhân viên bởi lực lượng lao động nằm rải rác ở mọi nơi. Việc tổ chức đào tạo theo hướng tập trung không chỉ mất thời gian, chi phí mà còn thể hiện sự cồng kềnh trong bộ máy tổ chức. Bên cạnh đó, dưới sự tác động của dịch bệnh, nhiều trường hợp sẽ không thể cùng tham gia học tập cùng toàn thể công ty. Do đó, cần có một giải pháp hiệu quả cho vấn đề này. 

Giải pháp: Sử dụng các hệ thống đào tạo để tạo nên nền tảng học tập chung, thống nhất. Với hệ thống học online, dù ở đâu nhân viên cũng dễ dàng đăng nhập và tham gia các khóa học một cách thuận tiện. Ngoài việc sử dụng công nghệ, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu đào tạo ngay từ đầu để toàn bộ nhân viên biết được chính xác họ sẽ được học gì, những kiến thức có được qua mỗi khóa học sẽ mang lại lợi ích như thế nào trong công việc.

Các thói quen học tập khác nhau

Cho dù bạn đang đào tạo 20 hay 2000 người học, điều quan trọng là bạn phải xem xét sở thích và thói quen của người học để ngăn ngừa các vấn đề đào tạo thêm.

Lực lượng lao động hiện tại bao gồm ít nhất ba thế hệ, tất cả đều có mối quan hệ hoàn toàn khác với công nghệ. Vì vậy, việc đào tạo của bạn chắc chắn sẽ kém hiệu quả hơn nếu tất cả nhân viên được cho là hiểu biết về công nghệ như nhau hoặc có cùng trình độ kiến ​​thức và thói quen học tập.

Giải pháp: Tiến hành phân tích nhu cầu kỹ lưỡng , tập trung vào việc xác định sở thích học tập (đặc biệt là liên quan đến sự thoải mái với công nghệ) của người học của bạn. 

Chọn phần mềm có giao diện người dùng (UI) đơn giản, thân thiện. Trải nghiệm người dùng liền mạch tốt cho tất cả người học, không chỉ những người gặp khó khăn với công nghệ. Ví dụ, tạm dừng video hoặc tải xuống một bài tập phải luôn đơn giản và dễ dàng.

Mở rộng các kênh liên lạc (bao gồm cả hỗ trợ kỹ thuật). Sử dụng các công cụ như diễn đàn thảo luận để giúp tất cả người học dễ dàng đặt câu hỏi và nhận cả hướng dẫn về nội dung và kỹ thuật.

Kết hợp các loại nội dung khác nhau, như video, ghi chú bằng văn bản và đồ họa, để phục vụ cho các sở thích học tập khác nhau.

Đào tạo không liên quan

Nhiều chương trình đào tạo quá chung chung và không đủ cá nhân hóa cho các vai trò hoặc kỹ năng cụ thể. Thật không may, đào tạo chung chung có thể làm căng thời gian và sự kiên nhẫn của người học bằng cách buộc họ tham gia vào nội dung đơn giản là không liên quan đến họ. Bạn có thể đặt cược rằng điều này dẫn đến những thách thức đào tạo hơn nữa.

Giải pháp: Phân loại kết quả học tập thành cần thiết và cần có cho mỗi vai trò đang được đào tạo. Chỉ bắt buộc đào tạo cơ bản, nhưng sử dụng các phương pháp khác như trò chơi hóa thông qua phần thưởng, huy hiệu và điểm để khuyến khích người học tham gia với nội dung hay ho.

Tận dụng đào tạo kịp thời để cập nhật kỹ năng hoặc truyền đạt thông tin mới chính xác khi cần thiết nhất.

Sử dụng các tình huống và kịch bản có liên quan để củng cố mức độ phù hợp của chương trình đào tạo với công việc của nhân viên.

Thực hiện các cuộc khảo sát phản hồi sau đào tạo để tìm ra những gì người học thấy hữu ích nhất và chương trình đào tạo cần tinh chỉnh ở đâu.

Thu Hằng