Trong các doanh nghiệp, Operation Manager là một khái niệm vô cùng quen thuộc. Thậm chí, đây là một công việc được các doanh nghiệp tìm kiếm và săn đón nhân tài hàng đầu. Vậy trên thực tế, các doanh nghiệp dùng Operation Manager để làm gì? Và đâu là những kỹ năng mà một Operation Manager cần phải có. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc này.
Operation Manager là gì?
Operation Manager là một từ chuyên ngành dùng để chỉ một chức danh nghề nghiệp. Trong đó, operation có nghĩa là điều hành, vận hành… còn Manager được hiểu là sự quản lý, giám sát… Khi dịch sang tiếng Việt, có thể hiểu đơn giản, đây là khái niệm dùng để chỉ những người đóng vai trò quản lý, điều hành… các hoạt động trong từng doanh nghiệp.
Vị trí Operation Manager đảm nhận khá nhiều công việc chủ yếu liên quan đến việc quản lý, định hướng, phát triển. Công việc cụ thể có thể kể đến như sau:
- Đề xuất, thiết lập kế hoạch cải tiến quy trình vận hành.
- Triển khai chiến lược cải tiến quy trình vận hành đồng bộ cả trong và ngoài doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát, chịu trách nhiệm kết quả quy trình cải tiến.
- Linh hoạt xử lý mọi vấn đề trong suốt quá trình triển khai thực hiện.Trực tiếp báo cáo, giải trình các kết quả thành công và thất bại của quy trình cải tiến vận hành.
- Đào tạo, tuyển dụng, huấn luyện nhân viên kế thừa cho phòng vận hành…
Những kỹ năng cần có của một Operation Manager
Ở vai trò quản lý cao cấp, Operation Manager phải là người linh hoạt trong mọi tình huống, vì vậy, những kỹ năng sau luôn được nhà tuyển dụng yêu cầu cao với mỗi ứng viên
Để có thể lãnh đạo cả những nhân viên trong toàn phòng ban, thậm chí có nhiều người lớn tuổi hơn, thâm niên lâu hơn thì Operation Manager phải sở hữu năng lực chuyên môn tốt. Ứng viên không nhất thiết phải thành thạo mọi thứ, điều cần nhất là bạn phải biết mọi thứ, biết nó vận hành thế nào, biết cách xử lý hoặc biết nơi có thể xử lý những sự cố liên quan đến vận hành…
Sự chắc chắn về chuyên môn sẽ giúp ứng viên tạo được uy tín và sự nể trọng từ các nhân viên dưới quyền, tạo thuận lợi cho quá trình quản lý điều hành phòng ban.
Kỹ năng giao tiếp
Operation Manager phải đảm nhiệm các công việc quan trọng như thuyết trình và đàm phán. Để đạt được thành công, họ nhất định phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Đây cũng là một trong những kỹ năng bắt buộc phải có ở một Operation Manager. Operation Manager càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy.
Kỹ năng giao tiếp khôn khéo của một Operation Manager không chỉ được bộc lộ ở nội bộ công ty, mà còn phát huy khi họ thiết lập các mối quan hệ bên ngoài. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể có được các đối tác phát triển bền vững.
Là người chịu trách nhiệm cao nhất ở phòng vận hành, những sự cố nhỏ có thể giao cho nhân viên giải quyết, nhưng những sự cố lớn đều phải do Operation Manager đích thân chỉ đạo hoặc trực tiếp xử lý.
Điều này cho thấy một khi đã đến tay Operation Manager, mức độ và tầm quan trọng đã thuộc hàng vĩ mô rồi. Để hạn chế tình huống này xảy ra, một Operation Manager giỏi phải thiết lập sẵn những phương án xử lý dự phòng ngay từ khi thiết lập bản kế hoạch cải tiến vận hành. Với cách làm này, cho dù xuất hiện những sự cố ngoài dự phòng thì người quản lý vẫn nâng cao được sự chủ động, giảm bớt áp lực trong quá trình khắc phục, điều chỉnh chiến lược.
Kỹ năng lập kế hoạch
Như đã nói ở trên, công việc chính và quan trọng nhất của một Operation Manager là hoạch định chiến lược. Do vậy, tất cả Operation Manager đều phải lập ra những kế hoạch nhất định. Từ kế hoạch này, họ sẽ phân chia cho cấp dưới những nhiệm vụ cụ thể. Kỹ năng lập kế hoạch càng giỏi, kế hoạch càng dễ dàng thành công, doanh nghiệp càng nhanh chóng phát triển.
Kỹ năng khích lệ tinh thần nhân viên
Phòng vận hành là nơi có sự liên quan mật thiết đến mọi phòng ban chuyên môn trong doanh nghiệp. Mối liên quan càng nhiều càng dễ va chạm hơn, do đó, áp lực công việc tại phòng vận hành không thu gì những phòng ban khác.
Để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, Operation Manager trước hết cần cẩn trọng trong việc phân công nhiệm vụ cụ thể. Cần phân đúng người, đúng việc sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, đồng thời phân việc minh bạch, công bằng sẽ tạo động lực cống hiến hết mình cho tổ chức.
Nhưng làm sao để có thể phân công đúng người, đúng việc, làm sao đảm bảo công bằng cho tất cả mới chính là kỹ năng mà Operation Manager phải chủ động trau dồi, linh hoạt áp dụng theo môi trường làm việc cụ thể mà mình đang cống hiến.
Kỹ năng phân tích, đánh giá số liệu
Để có thể lên một bản kế hoạch có tính khả thi cao, ứng viên phải sở hữu kỹ năng phân tích, đánh giá số liệu tốt. Con số cụ thể chính là thước đo có sức thuyết phục cao nhất và rõ ràng nhất cho cả ban lãnh đạo lẫn nhân viên trong quá trình triển khai chiến lược.
Đa phần ngày nay, mỗi ngành nghề đều có những phần mềm phân tích, đánh giá số liệu chuyên ngành nên Operation Manager cũng đỡ vất vả hơn khi đối mặt với đống số liệu lớn. Tuy vậy, việc phân công nhiệm vụ cập nhật, lưu trữ số liệu cần phải chú trọng, đảm bảo độ chính xác về dữ liệu, có như vậy kết quả phân tích mới có tính khả thi cao.
Thu Trang
