Mua bán hóa đơn: 3 sai lầm khiến doanh nghiệp dễ “dính” rủi ro pháp lý

Để tăng bề dày quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là việc kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn, là chủ doanh nghiệp, bạn cần ghi nhớ rằng rủi ro từ hóa đơn không chỉ đến từ hành vi cố ý.

Rà soát định kỳ chứng từ kế toán là quá trình kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, chứng từ gốc với sổ sách để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác. việc này giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót, rủi ro thuế, hoàn thiện sổ sách cuối năm và chuẩn bị cho quyết toán thuế.

Hóa đơn là căn cứ quan trọng để kê khai thuế và hạch toán chi phí. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp không chỉ xuất phát từ hành vi cố ý mà còn có thể đến từ sai sót trong quá trình vận hành. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình thế bị xử lý dù không trực tiếp tham gia mua bán hóa đơn.

Thực tế cho thấy doanh nghiệp thường mắc phải 3 sai lầm, cụ thể như sau:

Sai lầm một là không kiểm tra kỹ đối tác. Một trong những nguyên nhân phổ biến là doanh nghiệp không xác minh đầy đủ thông tin pháp lý của đối tác trước khi giao dịch.

Nếu đối tác là doanh nghiệp “ma”, ngừng hoạt động hoặc có dấu hiệu rủi ro, hóa đơn phát hành có thể không hợp lệ, kéo theo hệ quả liên đới.

Sai lầm thứ hai là phụ thuộc vào bên trung gian. Nhiều doanh nghiệp giao toàn bộ việc xử lý hóa đơn cho bên dịch vụ hoặc cá nhân bên ngoài mà thiếu kiểm soát.

Việc này tiềm ẩn nguy cơ sử dụng hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế, đặc biệt khi không có cơ chế kiểm tra chéo.

Sai lầm thứ ba là việc thiếu kiểm soát nội bộ. Hệ thống kế toán – tài chính lỏng lẻo khiến doanh nghiệp khó phát hiện sai sót liên quan đến hóa đơn.

Đây là nguyên nhân khiến rủi ro tích tụ và chỉ bộc lộ khi cơ quan chức năng kiểm tra, dẫn đến hậu quả khó khắc phục.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro? Để hạn chế nguy cơ liên quan đến mua bán hóa đơn, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát chặt ché các nội dung sau: xác minh kỹ đối tác trước khi giao dịch; đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng bản chất kinh tế; hiết lập quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng và chú trọng rà soát định kỳ chứng từ kế toán.

Việc phòng ngừa từ sớm giúp doanh nghiệp tránh các hệ quả pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.