Làm việc quá sức: Do kỹ năng quản lý hay khối lượng công việc?

Khi nhân viên phải làm việc quá sức

Hầu như tất cả chúng ta đều biết rằng, những người tại nơi làm việc mà thích gây ấn tượng tốt có vẻ như không bao giờ nói không với các nhiệm vụ được giao bổ sung. Họ thường được gọi chung là những người nghiện thành tích. 

Chúng ta có xu hướng giao việc ngày càng nhiều cho những người này vì họ luôn hoàn thành công việc. Nhưng hiếm khi các nhà quản lý tự hỏi tại sao những người lao động này lại có thể thúc đẩy bản thân mình quá nhiều, hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu những người này tiếp tục làm việc với tốc độ chóng mặt như vậy. 

Những "người ưa thành tích này" có thể thích vượt qua ranh giới và luôn xem xét những gì họ có thể hoàn thành, nhưng đồng thời, họ cũng có thể đối mặt với cảm giác thiếu tự tin và chủ nghĩa hoàn hảo khiến họ đi vào những con đường tiêu cực. Thế nhưng việc này có thể dẫn đến tình trạng làm việc quá sức. 

Các nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ cho những "người nghiện thành tích" trong nhóm của họ không chỉ làm việc hiệu quả mà còn khỏe mạnh về thể chất và tinh thần. Mary Beth DeNooyer, giám đốc nhân sự của Keurig Dr Pepper, theo dõi khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm của mình thường xuyên và cố gắng tạo ra một môi trường làm việc để không ai bị quá tải thường xuyên và mọi người giúp đỡ lẫn nhau vượt qua thời gian cao điểm. "Tôi họp mặt hàng tuần với nhóm của mình và khi khối lượng công việc trở nên quá nhiều, tôi sẽ đặt ra các câu hỏi: 'Được rồi, danh sách những thứ cần làm là gì?', 'Bạn có thể đảm nhận những việc nào', 'Những việc nào có thể chia sẻ bớt sang người khác', 'Công việc nào có thể đợi được'", DeNooyer chia sẻ.

Bằng cách cân bằng theo cách này, DeNooyer đã trở nên có kế hoạch hơn trong việc sắp xếp các công việc ưu tiên mỗi tuần cho từng người trong nhóm, và cô ấy minh bạch với họ về những gì có thể phải đánh đổi trong công việc như những dự án nào có thể bị trì hoãn và những người sẽ buộc phải tham gia dự án cùng nhau. 

Hướng đến sự cân bằng trong công việc

Việc đảm bảo cho những "người ưa thành tích" không bị quá kiệt sức bao gồm việc xem xét có ai đang bị quá tải công việc không, đồng thời xác định ai đang cần cơ hội phát triển và cân bằng công việc cho tất cả mọi người. Đạt được sự cân bằng không bao giờ là dễ dàng, và không bao giờ là hoàn hảo. Không thể tránh khỏi việc tại bất kỳ thời điểm nào, một số người sẽ gánh khối lượng công việc quá tải hơn bình thường. Nhưng điều quan trọng là đảm bảo rằng không có ai thường xuyên làm việc 70 hoặc 80 giờ một tuần và những người khác được về nhà lúc 5 giờ chiều.

Nỗ lực đó từ phía một nhà quản lý có thể làm giảm đáng kể căng thẳng cho những người ham công việc. Kyle Arteaga, Giám đốc điều hành của Tập đoàn Bulleit, chỉ ra một ví dụ từ những ngày đầu trong sự nghiệp của mình khi anh đứng đầu một nhóm tại Reuters. Anh ấy quản lý một "người nghiện thành tích" tên là Janice. Khi có một nhiệm vụ được giao, và sếp của Arteaga bảo anh ta giao nó cho Janice. Anh ấy đã rất chu đáo. Anh đã có một cuộc gặp trực tiếp thẳng thắn với Janice để tìm hiểu xem hiện tại cô ấy có thể làm được gì và liệu cô ấy có thể xử lý dự án mới này hay không. “Tôi cũng khuyến khích cô ấy nói chuyện với khách hàng và các thành viên trong nhóm của mình để xác định xem liệu công việc bổ sung này có phù hợp với lịch trình của cô ấy hay không", Arteaga chia sẻ. 

Janice, tất nhiên muốn đảm nhận thêm công việc, nhưng Arteaga đã giúp cô có chiến lược về các nhiệm vụ khác sẽ xảy ra sau đó để tránh tình trạng cô tích cực làm việc đến mức kiệt sức. “Đôi khi, cô ấy cố tình đặt mình trên băng ghế dự bị để chờ cơ hội tốt hơn ở vòng cấm. Tôi đã giúp cô ấy đánh giá các cơ hội một cách rõ ràng", Arteaga nhận định. 

Quá trình này được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào công việc, điều này giúp cân bằng nỗ lực của cả nhóm. Phải thừa nhận rằng điều này có thể phức tạp. Thông thường, những người sẽ đồng ý đảm nhận các nhiệm vụ bổ sung là Janices - những người như cô thường sẽ thực hiện khối lượng công việc nhiều hơn trách nhiệm vốn có. Cũng là lẽ bình thường khi có rất ít nhân viên muốn gây bất tiện cho đồng đội của họ bằng cách đổ công việc lên họ.

Tuy nhiên, các nhóm có thể làm việc cùng nhau rất hiệu quả khi mọi người tham gia vào các cuộc thảo luận một cách thường xuyên và công bằng. Trong các cuộc họp, các nhà quản lý thường phải đảm nhận vai trò điều phối viên (hướng dẫn cuộc thảo luận và đảm bảo mọi người đều tham gia). Trưởng nhóm nên có sẵn tất cả các dữ kiện và số liệu có thể có để giúp phân xử và làm cho khối lượng công việc trở nên công bằng hơn (ví dụ: Aaron, bạn đã tham gia vào một vài dự án lớn gần đây, hãy giao cho người khác thay thế hoặc Julie, bạn vừa kết thúc nhiệm vụ của mình với quan hệ khách hàng, bạn có thể đảm nhận điều này chứ?).

Điểm mấu chốt ở đây là: Tất cả chúng ta đều thích khi mọi người tận hưởng niềm vui trong công việc và nỗ lực để đạt được tiêu chuẩn cao. Với tư cách là các nhà lãnh đạo, hãy đảm bảo rằng không ai phải làm quá nhiều và dẫn đến kiệt sức.

Bảo Bảo