Hồ sơ bảo hiểm bị trả lại dù đã có quyết định chấm dứt trợ cấp thất nghiệp

Ảnh minh họa

Hai lần bị từ chối

Ngày 21/9/2026, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đăng phản ánh của bà Ngô Thị Ánh Ngọc, đại diện một doanh nghiệp tại TP.HCM, về vướng mắc khi làm thủ tục bảo hiểm cho lao động mới tuyển dụng.

Theo phản ánh, doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động theo quy định. Tuy nhiên, hồ sơ bị từ chối với lý do người này đang hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Doanh nghiệp được hướng dẫn yêu cầu người lao động liên hệ Trung tâm Dịch vụ việc làm để hoàn tất thủ tục chấm dứt hưởng trợ cấp.

Người lao động sau đó đã có quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp, xác định thời gian hưởng đến hết ngày 10/2/2026, dừng hưởng từ ngày 11/2/2026. Đây cũng là ngày người này bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp mới.

Có quyết định trong tay, doanh nghiệp tiếp tục nộp hồ sơ báo tăng bảo hiểm kèm tài liệu chứng minh. Tuy nhiên, hồ sơ một lần nữa bị trả lại.

Lần này, nguyên nhân được thông báo là thẻ BHYT theo diện hưởng trợ cấp thất nghiệp vẫn còn giá trị, nên chưa thể giải quyết hồ sơ báo tăng.

Như vậy, dù quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp đã xác định rõ thời điểm, dữ liệu BHYT trên hệ thống vẫn chưa thể hiện trạng thái tương ứng.

Hai lần nộp hồ sơ, hai lý do từ chối khác nhau, trong khi doanh nghiệp đã thực hiện bổ sung giấy tờ theo hướng dẫn.

Vấn đề không chỉ nằm ở một thủ tục chưa hoàn tất. Khi người lao động tìm được việc làm mới, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm theo quy định. Nếu hồ sơ bị kéo dài do dữ liệu chưa thống nhất, cả doanh nghiệp và người lao động đều có nguy cơ gặp khó khăn trong việc thực hiện nghĩa vụ, bảo đảm quyền lợi.

Đáng chú ý, quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Khi văn bản đã xác định thời điểm dừng hưởng, việc hệ thống tiếp tục ghi nhận trạng thái BHYT cũ cần được kiểm tra, làm rõ.

Tuy nhiên, chưa đủ căn cứ để kết luận cơ quan nào chậm cập nhật hoặc việc từ chối hồ sơ có trái quy định hay không. Điều cần xác minh là dữ liệu chưa được chuyển, đã chuyển nhưng chưa xử lý, hay còn vướng mắc pháp lý khác liên quan đến thời hạn sử dụng thẻ BHYT.

Trường hợp này đặt ra câu hỏi: Khi một quyết định hành chính đã được ban hành, vì sao doanh nghiệp vẫn phải chờ dữ liệu cập nhật mới có thể hoàn tất thủ tục tiếp theo?

Ai chịu trách nhiệm khi dữ liệu chưa đồng bộ?

Theo Luật Việc làm năm 2025, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, chính sách BHTN hướng tới hỗ trợ người lao động trong thời gian mất việc và tạo điều kiện để họ sớm trở lại thị trường lao động.

Khi người đang hưởng trợ cấp tìm được việc làm thuộc trường hợp phải chấm dứt hưởng, thông tin này liên quan trực tiếp đến việc dừng chi trả trợ cấp, xác định quyền lợi BHYT và tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp mới.

Quá trình giải quyết có sự tham gia của tổ chức dịch vụ việc làm công, cơ quan BHXH, doanh nghiệp và người lao động. Mỗi bên có trách nhiệm theo thẩm quyền, nhưng kết quả cuối cùng phải bảo đảm thông tin thống nhất, thủ tục được giải quyết đúng thời hạn.

Từ phản ánh tại TP.HCM, cần làm rõ ba vấn đề.

Thứ nhất, sau khi quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp được ban hành, cơ quan nào chịu trách nhiệm chuyển thông tin và cập nhật trạng thái BHYT? Thời hạn thực hiện được xác định ra sao?

Thứ hai, khi dữ liệu chưa đồng bộ nhưng doanh nghiệp đã cung cấp quyết định hợp lệ, cơ quan BHXH có thể đối chiếu, xác minh để tiếp tục giải quyết hay bắt buộc phải trả hồ sơ?

Thứ ba, nếu việc chậm cập nhật xuất phát từ khâu phối hợp giữa các cơ quan, ai chịu trách nhiệm xử lý để không ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động?

Đây là những câu hỏi cần được trả lời bằng quy trình và căn cứ pháp lý cụ thể, thay vì chỉ hướng dẫn doanh nghiệp tiếp tục liên hệ các đầu mối.

Cần phân biệt lỗi kê khai với lỗi dữ liệu. Nếu doanh nghiệp nhập sai thông tin, trách nhiệm điều chỉnh thuộc về doanh nghiệp. Nếu người lao động chưa hoàn thành thủ tục bắt buộc, họ phải bổ sung theo hướng dẫn.

Nhưng khi thông tin đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận mà chưa cập nhật trên hệ thống, không thể mặc nhiên chuyển toàn bộ trách nhiệm xử lý sang người nộp hồ sơ.

Nghị định 374/2025/NĐ-CP hướng dẫn chính sách BHTN cũng đặt ra những điều kiện cụ thể khi xác định tình trạng tham gia bảo hiểm, kể cả một số trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản hoặc nghỉ không hưởng lương. Điều đó cho thấy dữ liệu bảo hiểm phải được đối chiếu theo đầy đủ điều kiện pháp lý, không chỉ căn cứ vào một trạng thái hiển thị trên hệ thống.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, một hồ sơ bị trả lại nhiều lần đồng nghĩa với việc phát sinh thời gian, nhân lực và chi phí hành chính. Bộ phận nhân sự phải liên hệ cơ quan BHXH, yêu cầu người lao động bổ sung giấy tờ, theo dõi tiến độ trong khi nghĩa vụ tham gia bảo hiểm vẫn phải được thực hiện.

Với người lao động, điều đáng lo hơn là khả năng phát sinh vướng mắc khi xác nhận quá trình đóng bảo hiểm hoặc giải quyết quyền lợi trong giai đoạn chuyển việc.

Chuyển đổi số được kỳ vọng khắc phục những bất cập này. Tuy nhiên, số hóa hồ sơ không đồng nghĩa với liên thông dữ liệu. Một thủ tục thực hiện hoàn toàn trực tuyến vẫn có thể bị đình trệ nếu thông tin giữa các hệ thống không thống nhất.

Vì vậy, yêu cầu cấp thiết không chỉ là nâng cấp phần mềm mà phải thiết lập cơ chế phối hợp rõ trách nhiệm, thời hạn và phương án xử lý khi dữ liệu sai lệch.

Cơ quan quản lý cần thống kê số hồ sơ báo tăng bảo hiểm bị từ chối do còn trạng thái hưởng trợ cấp thất nghiệp, xác định nguyên nhân và thời gian khắc phục. Nếu tình trạng lặp lại, cần rà soát quy trình trao đổi dữ liệu giữa tổ chức dịch vụ việc làm công và cơ quan BHXH.

Đồng thời, cần có đầu mối tiếp nhận thống nhất để doanh nghiệp không phải tự tìm cách tháo gỡ vướng mắc giữa nhiều cơ quan. Trường hợp đã có quyết định hợp lệ, việc xác minh thông tin cần được thực hiện trực tiếp giữa các đơn vị có trách nhiệm, trong phạm vi pháp luật cho phép.

Riêng phản ánh tại TP.HCM, cần công khai kết quả giải quyết cuối cùng, làm rõ nguyên nhân hồ sơ bị trả lại lần thứ hai và cách bảo đảm quyền lợi bảo hiểm cho người lao động từ thời điểm bắt đầu hợp đồng mới.

BHTN không chỉ nhằm hỗ trợ người mất việc mà còn giúp họ sớm quay lại làm việc. Khi mục tiêu ấy đã đạt được, thủ tục bảo hiểm phải tạo thuận lợi cho quá trình chuyển tiếp, thay vì trở thành trở ngại.