Xây dựng phương pháp đào tạo cho nhân viên mới: Chìa khóa cho sự phát triển của doanh nghiệp

Đối ngũ nhân sự là chìa khóa quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Do đó phương pháp đào tạo nhân viên mới luôn được bộ phận quản lý và cấp lãnh đạo của mỗi doanh nghiệp rất quan tâm và tập trung xây dựng hiệu quả.

Mục đích của việc đào tạo nhân viên mới

Mục đích chính của việc đào tạo nhân viên mới là đảm bảo các nhân sự mới gia nhập nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu công việc và doanh nghiệp thu được lợi nhuận từ khoản đầu tư khi thực hiện tuyển dụng. Đào tạo chuẩn bị cho nhân viên sẵn sàng với công việc, giúp họ đạt được hiệu suất như doanh nghiệp mong muốn. 76% những nhân viên mới được tuyển dụng coi đào tạo tại chỗ là hoạt động quan trọng nhất trong tuần đầu tiên. 

Hơn nữa, đào tạo giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tăng khả năng gắn kết với doanh nghiệp. Trên thực tế, 40% nhân viên tiếp nhận đào tạo công việc kém sẽ bỏ việc trong năm đầu tiên. Vì vậy, đầu tư vào việc đào tạo nhân viên mới cũng sẽ giúp giảm ngân sách tuyển dụng mới và tăng khả năng giữ chân nhân viên.

Thực tế làm bhững nhân viên cảm thấy được đào tạo đầy đủ sẽ gắn bó hơn so với những người không được đào tạo.

Những yếu tố cần quan tâm khi đào tạo nhân viên mới

Dựa trên các phương pháp tiếp cần có mục tiêu, bộ phận đào tạo và quản lý team sẽ nắm được khoảng trống năng lực của nhân sự vừa tuyển dụng, những kiến thức cần thiết để giúp nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong quá trình đào tạo, nhân viên mới sẽ hiểu sâu hơn về trách nhiệm công việc, năng lực cốt lõi, các mục tiêu của team, KPI của cá nhân cần đạt được. Khi lựa chọn phương pháp đào tạo nhân viên mới, bộ phận quản lý đào tạo cần quan tâm đến các yếu tố sau:

Kỳ vọng công việc

Các quản lý bộ phận nên dành thời gian phân loại các loại công việc, tố chất nhân sự cần có nhằm đáp ứng yêu cầu công việc chức năng thiết yếu của công việc, cách thức thực hiện, khi nào cần hoàn thành. Dựa trên những đánh giá này, quản lý team và bộ phận nhân sự sẽ định hình được kỳ vọng cho từng vị trí.

Mục tiêu của team

Bên cạnh xác định kỳ vọng cho từng vị trí công việc, quản lý team cần xây dựng các mục tiêu của team, giải thích rõ về tại sao đây là các vấn đề mà nhân viên mới cần quan tâm. Từ những mục tiêu team, người quản lý cần phải giúp nhân viên mới hiểu được vai trò của mình trong quá trình hoàn thành mục tiêu kể trên. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy tầm quan trọng của bản thân cũng như cảm thấy mình như 1 phần của team.

Quy trình làm việc

Nhân viên mới cũng cần hiểu cách thức thực hiện công việc. Chẳng hạn với 1 nhân viên bộ phận sale, người quản lý cần giúp nhân viên này hiểu rõ các điểm nổi bật của sản phẩm, những chương trình ưu đãi, đặc quyền khi mua sản phẩm (nếu có), các quy trình bảo hành… Hoặc đối với bộ phận nội fung, nhân viên mới cần hiểu rõ được quy trình thực hiện bài viết từ khi nhận nhiệm vụ cho đến lúc hoàn thành. Việc nắm rõ quy trình làm việc giúp nhân viên dễ dàng thực hiện công việc một cách chủ động và độc lập.

Các phương pháp đào tạo nhân viên mới

Phương pháp đào tạo nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng giúp nhân viên học hỏi công việc nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp đưa ra được những phương pháp đào tạo phù hợp với từng đối tượng nhân viên giúp tăng hiêu quả của quá trình đào tạo. Cùng tìm hiểu về các phương pháp đạo tạo:

Ứng dụng bài kiểm tra đánh giá năng lực

Để có được phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được nội dung đào tạo nhân viên mới một cách tối ưu. Muốn vậy, doanh nghiệp có thể ứng dụng bài kiểm tra đánh giá năng lực nhân viên, biểu mẫu quy trình đào tạo để có thể xác định và thấu hiểu được năng lực thực sự của từng nhân sự. Từ đó, đưa ra được các chương trình đào tạo phù hợp nhất. 

Một nhân viên có đủ khả năng hoàn thành tốt công việc của bản thân là chưa đủ để đáp ứng kỳ vọng của doanh nghiệp. Một người có khả năng tự học hỏi, hợp tác tốt với đội nhóm, biết cách tạo động lực cho người khác,… sẽ là tài sản quý giá hơn rất nhiều cho tổ chức.

Chưa kể, những người tuy có thành tích và kiến thức nổi trội, nhưng lại thiếu tinh thần hợp tác dễ gây ra căng thẳng trong nơi làm việc, cũng sẽ không là điều mà nhà tuyển dụng mong muốn. Do đó, nhà quản lý có thể áp dụng bài kiểm tra đánh giá năng lực trong đào tạo nhân viên mới.

Phân chia đào tạo từng nhóm nhỏ

Mỗi nhân viên sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể là người nhìn vào hình ảnh, sơ đồ để hiểu một khái niệm mới nhưng nhân viên mới của bạn có thể có một phong cách học hoàn toàn khác. Thế nên, trước khi bắt đầu bất kỳ quy trình đào tạo nhân viên mới nào, hãy hỏi nhân viên về cách họ tiếp thu tốt nhất để không lãng phí thời gian vào các phương pháp không hiệu quả.

Bạn có thể giảm bớt áp lực cho người mới bằng cách cho họ vào một nhóm nhỏ – không quá 3 đến 5 người để giải quyết thách thức mà công ty đang phải đối mặt. Trong một nhóm nhỏ, cho dù là người hướng nội hay hướng ngoại – họ sẽ có nhiều cơ hội để đưa ra những ý tưởng và chia sẻ về kinh nghiệm. Bầu không khí này tạo điều kiện cho tư duy phản biện, xây dựng tình bạn thân thiết và khuyến khích sự sáng tạo.

Đánh giá kết quả sau mỗi chương trình đào tạo 

Đánh giá kết quả đào tạo là một bước quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên. Nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng mà học viên đã tiếp thu được trong thời gian tham gia khóa học của doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể rút ra những đánh giá, cân nhắc lựa chọn những chương trình học có nội dung phù hợp với chuyên môn và yêu cầu của nhân viên.

Quan trọng hơn, việc đánh giá hiệu quả đào tạo đúng cách sẽ giúp cho nhà quản lý phát huy được hết khả năng của nhân viên để ứng dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất và chất lượng công việc hằng ngày. Nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ đánh nhân viên ph được tích hợp sẵn hệ thống tạo bài test và ngân hàng đề mẫu như năng lực chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp,… để công việc đánh giá trở nên đơn giản hơn. 

Đào tạo kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ

Trong quá trình thực hiện công việc học viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn. Phương pháp đào tạo nội bộ kèm cặp và hướng dẫn tại chỗ được áp dụng để đào tạo cả công nhân kỹ thuật lẫn các nhà quản trị gia, học viên sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai.

Phương pháp đào tạo nội bộ kèm cặp và hướng dẫn tại chỗ được áp dụng để đào tạo các quản trị gia cao cấp trong doanh nghiệp. 

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ tổ chức, đào tạo được nhiều người một lúc, ít tốn kém. Học viên nắm được ngay cách thức giải quyết các vấn đề thực tế và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quả đào tạo. 

- Nhược điểm: Người hướng dẫn thường không có kinh nghiệm về sư phạm, có thể hướng dẫn học viên không theo trình tự từ dễ đến khó. Do vậy, việc tiếp nhận kiến thức đào tạo bị phụ thuộc vào khả năng truyền đạt của giảng viên đào tạo

Phương pháp đào tạo nội bộ trực tuyến

Đào tạo trực tuyến (E-learning) là phương pháp đào tạo hiệu quả bằng hình thức học tương tác thông qua việc sử dụng máy tính và các kỹ thuật truyền thông để truyền tải kiến thức, kỹ năng đến người học mọi lúc mọi nơi. Hiểu rộng hơn, E-learning được hiểu như một môi trường học tập bao gồm các công nghệ lưu trữ và truyền tải dữ liệu. Tại đây, người học không cần gặp trực tiếp giảng viên mà vẫn có thể tương tác ngay trên hệ thống đào tạo trực tuyến.

Lên kế hoạch tổ chức đào tạo nội bộ định kỳ

Để giúp cho các cá nhân phát triển năng lực, chuyên môn cũng như hướng tới việc xây dựng các mối quan hệ hợp tác công việc giữa các phòng ban trong công ty, nhiều doanh nghiệp đã lên kế hoạch đào tạo nội bộ chuyên sâu được tổ chức định kỳ dành cho toàn thể nhân viên trong một thời gian cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia tư vấn, đối tác, dịch vụ đào tạo,…bên ngoài doanh nghiệp.

Bằng phương pháp này, nhà quản lý đã tạo cơ hội cho các nhân viên của mình xây dựng mối quan hệ trong công ty, giúp công ty trở nên gắn bó, đoàn kết, hiểu nhau hơn. 

Sử dụng nhân viên được đào tạo thành người đào tạo

Lựa chọn những nhân viên tiềm năng, có khả năng tiếp thu và truyền đạt tốt để cử đi tham gia các chương trình đào tạo nhân viên mới. Đây cũng là một giải pháp đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả, bạn chỉ cần bỏ ra một khoản ngân sách nhỏ để bồi dưỡng kiến thức cho một nhân sự mà vẫn có thể đảm bảo cho hơn 50 nhân sự thuộc một phòng ban có thể tiếp cận và học hỏi những kiến thức chuyên môn ấy. Đồng thời, cách thức này cũng giúp cho doanh nghiệp sắp xếp và tối ưu thời gian làm việc cho nhân sự mới một cách đáng kể.