Tất cả chúng ta đều đã gặp phải một nhân viên hoặc đồng nghiệp siêu năng suất, cũng như một người cực kỳ kém năng suất.
Là một nhà lãnh đạo, việc khuyến khích quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng để tăng năng suất của nhóm, bộ phận và toàn bộ tổ chức của bạn. Bắt đầu với chính bạn và dẫn đầu bằng ví dụ. Nếu nhóm của bạn thấy bạn là người làm việc tích cực (thay vì chỉ bận rộn hoặc làm việc quá sức), bạn sẽ truyền cảm hứng cho họ làm theo.
Hoàn thành với kiểm toán thời gian. Danh mục nơi bạn dành thời gian trung bình cho một ngày, tuần hoặc tháng. Bạn đang chìm đắm trong email hay chỉ đơn giản là chuyển từ cuộc gọi Zoom này sang cuộc gọi Zoom tiếp theo? Các cuộc họp là rất quan trọng để giao tiếp, nhưng chúng có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của bạn. Cân nhắc xem bạn có thực sự cần tham dự hoặc chủ trì từng người hay không và liệu các nhiệm vụ có thể được ủy quyền hoặc chia sẻ thông tin liên lạc theo những cách khác hay không.
Một nguyên nhân cơ bản của việc làm việc kém hiệu quả là thường đảm nhận quá nhiều việc. Không ai thể hiện tốt nhất khi họ làm việc quá sức và chữa cháy. Các nghiên cứu cho thấy các nhà lãnh đạo và chủ doanh nghiệp làm việc nhiều giờ hơn hầu hết mọi người, với một số người làm việc hơn 60 giờ một tuần.
Nhưng làm việc quá nhiều giờ không tốt cho sức khỏe về lâu dài. Cho dù bạn có quyết tâm đến đâu, bạn cũng không thể làm việc hiệu quả hơn 50 giờ trong tuần.
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng để tránh bị kiệt sức. Quản lý thời gian kém tạo ra căng thẳng, dẫn đến cảm giác choáng ngợp, không có động lực và đưa ra quyết định kém. Hãy suy nghĩ về việc làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Cân nhắc làm việc ít giờ hơn, không nhiều hơn. Nghiên cứu từ cuộc thử nghiệm lớn ở Vương quốc Anh về tuần làm việc bốn ngày vào đầu năm nay đã nêu bật những lợi ích của việc giảm giờ làm việc, tập trung vào kết quả.
Trong chương trình thí điểm, do tổ chức phi lợi nhuận 4 Day Week Global, Chiến dịch Tuần 4 ngày của Vương quốc Anh và tổ chức tư vấn Autonomy thực hiện, hơn 60 công ty và gần 3.000 công nhân đã hoàn thành thử nghiệm kéo dài 6 tháng với chế độ làm việc 4 ngày một tuần mà không mất lương cho công nhân. Gần như mọi tổ chức đều lên kế hoạch áp dụng thời gian hậu thử nghiệm kéo dài bốn ngày một tuần, với các công ty báo cáo doanh thu tăng, tỷ lệ vắng mặt giảm và sức khỏe thể chất và tinh thần tăng đáng kể, thời gian dành cho tập thể dục cũng như sự hài lòng về cuộc sống và công việc nói chung.
Tỷ lệ căng thẳng, kiệt sức và mệt mỏi đều giảm, trong khi các vấn đề về giấc ngủ cũng giảm. Gần đây đã bắt đầu một tuần bốn ngày, tôi đồng ý với kết quả. Tôi tập trung và làm việc hiệu quả hơn trong thời gian làm việc vì tôi có nhiều cân bằng hơn trong tuần của mình.
Hãy suy nghĩ về các mô hình làm việc trong nhóm của bạn, cho dù họ làm việc tại văn phòng hay tại nhà. Họ dành bao nhiêu giờ để nhìn chằm chằm vào màn hình? Nếu ai đó đã ngồi trước máy tính hơn một giờ, họ có thể làm việc kém năng suất hơn so với lúc bắt đầu, nhiều khả năng mắc lỗi hoặc làm việc chậm hơn do sự tập trung của họ bị ảnh hưởng.
Dưới đây là một số thói quen hiệu quả mà bạn nên khuyến khích nhóm của mình tuân theo:
1. Nghỉ giải lao thường xuyên: Sử dụng Hiệu ứng Pomodoro – thực hiện 25 phút làm việc chăm chỉ, sau đó nghỉ giải lao 5 phút. Hãy đứng dậy vươn vai và pha một tách trà – chỉ là thứ gì đó giúp bạn thay đổi sự tập trung trong vài phút. Nhìn ra ngoài cửa sổ cũng là một ý kiến hay để cho mắt bạn nghỉ ngơi sau thời gian ngồi trước màn hình. Lặp lại điều này ba lần, sau đó nghỉ dài hơn 30 phút.
Nếu bạn đang vật lộn với điều gì đó, chẳng hạn như tìm cách diễn đạt email phù hợp hoặc hình dung một khái niệm mới, hãy rời khỏi máy tính và làm việc khác. Thời gian nghỉ giải lao sẽ giúp bạn sảng khoái và bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề của mình nhanh hơn sau đó.
2. Hãy giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn trước. Đừng tắt nó đi. Đơn giản là bạn sẽ lãng phí năng lượng tinh thần khi nghĩ về nó, khiến bạn mất tập trung vào các nhiệm vụ khác. Bằng cách giải quyết vấn đề một cách trực diện, bạn có thể tự hào về thành tích của mình và tiếp tục với phần còn lại của ngày, dù biết rằng điều tồi tệ nhất đang ở phía sau bạn.
3. Chia nhỏ danh sách việc cần làm: Bạn rất dễ cảm thấy không hiệu quả khi mọi nhiệm vụ đều nặng trĩu. Chỉ cần viết ' báo cáo kết thúc ' trong danh sách của bạn có nghĩa là nó có thể không bị gạch bỏ trong vài tháng. Nhưng giả sử bạn chia nhỏ nó thành các yếu tố riêng lẻ mà bạn có thể đạt được trong vòng vài giờ, chẳng hạn như 'phân tích dữ liệu của tháng Hai ' hoặc 'viết lời giới thiệu '. Trong trường hợp đó, bạn có nhiều khả năng đạt được tiến bộ hơn.
4. Tạo môi trường làm việc phù hợp: Dù ở văn phòng hay ở nhà, hãy đảm bảo khu vực làm việc của bạn gọn gàng, có tổ chức và khả thi. Đừng ngại thỉnh thoảng thay đổi không gian và thói quen của bạn, chẳng hạn như thực hiện các cuộc gọi công việc trong khi đi bộ (miễn là tín hiệu của bạn tốt) hoặc sử dụng không gian làm việc chung. Chuyển đổi mọi thứ có thể tăng năng suất và sự sáng tạo của bạn.
Bạn không thể dừng lại hoặc quay ngược thời gian. Nhưng bạn có thể tận dụng tối đa nó. Cùng với thói quen làm việc hiệu quả, hãy nghĩ đến việc kết hợp các thói quen thông thường vào ngày, tuần hoặc tháng của bạn. Những thay đổi đơn giản, chẳng hạn như không nhấn nút báo lại hoặc bắt đầu ngày mới bằng cách nói ba điều bạn biết ơn, có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho bạn, nhóm của bạn và doanh nghiệp của bạn.
Thùy Chi
