Đối với nhiều nhà quản lý, phần khó nhất của công việc quản lý là đưa ra các ý kiến phê bình. Dù có được đưa ra theo cách tế nhị nhất, đó vẫn là lời phê bình, và không ai trong chúng ta muốn nhận nó từ sếp của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn không trao đổi thẳng thắn với nhân viên thì họ sẽ khó có thể tự nhận ra những thiếu sót của mình và không thể tiến bộ được. Họ sẽ cho rằng những lời khen ngợi và sự ủng hộ tích cực của bạn đồng nghĩa với việc họ đã thực hiện hoàn hảo mọi việc. Họ sẽ không nhận thấy được những điểm hạn chế và thiếu sót của mình, cũng như những kỹ năng và kiến thức cần phải học hỏi thêm. Suy nghĩ này vừa ảnh hưởng đến chính bản thân nhân viên đó, lại vừa ảnh hưởng tiêu cực đến công việc và những mục tiêu lâu dài bạn đặt ra.
Phê bình và góp ý là việc làm cần thiết trong mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Hãy tìm cách diễn đạt những nhận xét của mình theo cách tích cực nhất. Bạn có thể bắt đầu từ lời khen cho những công việc mà nhân viên đó đã làm tốt, tinh thần làm việc, sự cố gắng và ham học hỏi của họ. Sau đó, hãy đánh giá những công việc họ chưa làm tốt, chỉ ra những sai sót và hạn chế của họ, cung cấp những cách thức bạn cho là tốt hơn để thực hiện công việc.
Những góp ý nhẹ nhàng nhưng chặt chẽ và hợp lý sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái và đón nhận nó với thái độ vui vẻ. Làm cho nhân viên hiểu rõ về vấn đề và nắm bắt được những sai sót của mình, đồng thời rút kinh nghiệm cho những bước tiếp theo trong công việc thì sự phê bình và góp ý mới hiệu quả. Hãy chú ý là giữa hai việc khen ngợi – phê bình.
Dưới đây là một số cách mà nhà quản lý có thể áp dụng để khen chê đúng cách và khiến nhân viên phải tâm phục:
Thêm câu đệm trước khi chê nhân viên
Chê trách một ai quá thẳng thắn khiến dễ phát sinh ra những mâu thuẫn. Đặc biệt với người Phương Đông, giữ thể diện cho người khác và bản thân là điều vô cùng quan trọng.
Cũng như ở trong mối quan hệ giữa sếp và cấp dưới cần phải có sự điềm tĩnh nhất định. Trước khi chê, các bạn nên có vài câu đệm để nhân viên không bị sốc. Các bạn có thể nói rằng:
“Hôm nay anh (chị) có một số điều muốn chia sẻ với em mà anh nghĩ từ lâu nhưng chưa có dịp để chia sẻ. Anh (chị) hy vọng em hiểu đây là việc phải làm, và không tự ái vì anh (chị) sẽ nói khá thẳng thắn,…”
Cách nói này như liều thuốc giảm đau. Đồng thời giúp cho nhân viên của bạn thấy thoải mái. Và để họ hiểu là phần chê phía sau không phải là nội dung chính mà bạn muốn truyền tải. Mà mục tiêu chính là giữ được không khí làm việc tích cực giữa hai bên.
Khen trước, chê sau
Bạn có thể bắt đầu buổi nói chuyện bằng những lời nói tích cực chung chung về tính cách, con người hay cách thức làm việc của nhân viên. Điều này giúp họ dễ tiếp thu những lời phê bình sắp tới hơn là ngay lập tức chê bai hoặc khiển trách họ.
Hãy áp dụng cách “khen trước, chê sau”. Những câu khen đệm trước như:
- "Em là một người rất nhanh nhẹn và nhiệt tình trong công việc..."
- “Thời gian vừa rồi, anh (chị) thấy em đã nỗ lực rất nhiều…”
- “Anh (chị) em mình làm việc với nhau, trong mắt anh (chị) em luôn là…”
Hãy cho họ thấy rằng, họ cũng đã làm việc hiệu quả và cố gắng đến dường nào để họ có thể tự tạo ra động lực cho chính bản thân mình sau những sai lầm.
Đưa lời khiển trách ngay khi cần thiết
Khi nhân viên làm sai, bạn cần có những lời khiển trách ngay. Nhưng đưa ra lời khiển trách ngay như thế nào cho hiệu quả mới là điều quan trọng. Hơn nữa, việc đưa ra những lời khiển trách ngay cũng sẽ là một cách để bạn giải tỏa tâm lý. Bạn sẽ không phải gom góp, tích tụ lại những cảm xúc tiêu cực đối với lỗi sai của nhân viên. Càng tích tụ nhiều và lâu thì càng khiến bạn bị ức chế bên trong và sau đó có thể bật ra không hợp lý và gây ảnh hưởng tới tâm lý nhân viên cũng như mối quan hệ của bạn với họ cũng bị xấu đi.
Hãy khen nhân viên khi kịp tiến độ công việc
Là nhà phê bình, đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Bạn không chỉ biết cách đưa ra những lời chê trách, mà hãy dành thời gian khen họ khi kịp tiến độ công việc.
Việc đưa ra lời khen tạo động lực cho nhân viên. Họ sẽ cảm thấy rằng mình luôn được theo dõi, quan sát và ghi nhận sự tiến bộ của mình. Về lâu dài, nhân viên sẽ trở nên bình tĩnh, có thể tự đánh giá bản thân và không cần quá lo sợ về lời phê bình từ sếp.
Không nên phê bình tiêu cực hướng tới cá nhân
Khi xúc động mạnh chúng ta có xu hướng nói ra những lời mà mình không thể kiểm soát được.
Là một nhà quản lý cần quản trị cảm xúc thật tốt, luôn ở trong tâm thế sẵn sàng. Và phải hướng tới việc điều chỉnh hành động thay vì tấn công cá nhân người đang mắc lỗi.
Thay vì công kích họ ngay từ đầu, các bạn có thể nói: “Hôm vừa rồi, việc em tới chậm/ không có mặt khi chương trình diễn ra làm mọi người cảm thấy…”. Sau đó hãy diễn tả cảm xúc, hành vi từ nhẹ đến nặng. Giúp họ dễ hiểu những lỗi mà họ mắc phải để có thể khắc phục sớm.
T.H
