Làm thủ tục đất đai sẽ bớt một lần khai lại dữ liệu

Làm thủ tục đất đai vốn thường gắn với nhiều loại giấy tờ, thông tin và bước kê khai. Nhưng khi dữ liệu đã được số hóa và kết nối, người dân không còn phải cung cấp lại những thông tin mà cơ quan Nhà nước đã có.

Đây là hướng cải cách đang được Cục Quản lý đất đai thúc đẩy, với trọng tâm là tái cấu trúc quy trình trên nền dữ liệu thay vì tiếp tục dựa vào hồ sơ giấy.

Có dữ liệu, không yêu cầu khai lại

Theo hướng dẫn của Cục Quản lý đất đai, cơ quan tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ.

ơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ. Không yêu cầu người dân, doanh nghiệp nộp, xuất trình, khai báo lại thông tin, giấy tờ đã có trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối, chia sẻ theo quy định (Ảnh minh họa).

Người dân và doanh nghiệp không phải nộp, xuất trình hoặc khai báo lại những thông tin, giấy tờ đã có trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố, kết nối và chia sẻ theo quy định.

Điều này tạo ra một thay đổi khá rõ trong cách thực hiện thủ tục.

Thay vì người dân phải mang theo giấy tờ để chứng minh một thông tin mà cơ quan Nhà nước đã có, hệ thống sẽ hướng tới việc để cơ quan giải quyết hồ sơ tự khai thác dữ liệu.

Với lĩnh vực đất đai, đây là thay đổi có ý nghĩa bởi số lượng thủ tục lớn, hồ sơ thường có nhiều thành phần và dữ liệu liên quan đến đất đai ngày càng được số hóa.

Cục Quản lý đất đai trước đó cũng đã yêu cầu các địa phương rà soát, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính để thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ dựa trên khả năng khai thác dữ liệu đất đai và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.

Biểu mẫu có thể tự điền thông tin

Một điểm đáng chú ý khác là cách thiết kế biểu mẫu điện tử.

Theo hướng dẫn, địa phương được yêu cầu thiết kế biểu mẫu điện tử tương tác theo hướng tự động điền và xác nhận thông tin từ các cơ sở dữ liệu. Mục tiêu là giảm tối đa số trường thông tin mà người dân phải tự khai.

Như vậy, khi thực hiện thủ tục trực tuyến, người dân không nhất thiết phải bắt đầu từ một biểu mẫu hoàn toàn trống.

Những thông tin đã có trong hệ thống có thể được tự động đưa vào biểu mẫu để người thực hiện kiểm tra, xác nhận và bổ sung những nội dung còn thiếu.

Cách làm này không chỉ giúp giảm thời gian thao tác mà còn hạn chế nguy cơ nhập sai thông tin do phải gõ lại nhiều lần.

Đây cũng là một trong những nội dung của quá trình đưa cơ sở dữ liệu đất đai vào khai thác thực tế. Cục Quản lý đất đai đang hướng tới việc các địa phương sử dụng tối đa dữ liệu đã số hóa để cắt giảm hồ sơ giấy và mở rộng dịch vụ công trực tuyến.

Đăng nhập VNeID, giảm thêm một bước

Người dân sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cũng được hưởng lợi từ cách thiết kế mới.

Theo hướng dẫn, người dân không phải ký số trên biểu mẫu điện tử tương tác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Nếu thủ tục bắt buộc phải ký số, người dân được hướng dẫn sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng trên VNeID.

Điều này giúp hạn chế tình trạng một thủ tục đã được thực hiện trên môi trường điện tử nhưng vẫn phát sinh thêm các bước thủ công chỉ vì yêu cầu ký vào biểu mẫu.

Mục tiêu cuối cùng là đưa toàn bộ quy trình lên môi trường số một cách thực chất, thay vì chỉ chuyển một biểu mẫu giấy thành biểu mẫu điện tử.

Nghĩa vụ tài chính cũng được kết nối dữ liệu

Một phần khác thường khiến người thực hiện thủ tục đất đai phải chờ đợi hoặc bổ sung thông tin là nghĩa vụ tài chính.

Theo hướng dẫn mới, thông tin về nghĩa vụ tài chính sẽ được khai thác từ cơ sở dữ liệu của ngành Thuế.

Khi các hệ thống có thể kết nối và chia sẻ dữ liệu, người dân không phải thực hiện lại những thao tác mà cơ quan Nhà nước đã có đủ thông tin để xử lý.

Đây cũng là hướng được đặt ra trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai: kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai với các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, đồng thời sử dụng dữ liệu để cắt giảm việc xuất trình, nộp hoặc khai báo lại giấy tờ đã được số hóa.

Ưu tiên những thủ tục người dân làm nhiều

Không phải tất cả thủ tục sẽ được chuyển đổi theo cùng một cách ngay lập tức.

Trên cơ sở đối khớp dữ liệu, các địa phương sẽ lựa chọn danh mục thủ tục có thể cung cấp trực tuyến toàn trình hoặc một phần.

Nhóm được ưu tiên gồm các thủ tục đăng ký biến động đất đai, cấp đổi giấy chứng nhận và những thủ tục có tần suất thực hiện lớn.

Đây là cách tiếp cận khá thực tế: tập trung số hóa trước ở những thủ tục có lượng giao dịch cao, qua đó tạo ra hiệu quả rõ nhất cho người dân và doanh nghiệp.

Cục Quản lý đất đai đặt mục tiêu đến hết năm 2026, 100% thủ tục hành chính về đất đai đủ điều kiện được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Đằng sau mục tiêu đó là yêu cầu dữ liệu phải được làm sạch, cập nhật và đủ tin cậy để có thể sử dụng thay cho giấy tờ.

Khi dữ liệu thay cho những tập hồ sơ cơ học

Cải cách thủ tục đất đai lần này vì vậy không chỉ là câu chuyện đưa hồ sơ lên mạng.

Giá trị lớn hơn nằm ở việc thay đổi cách cơ quan Nhà nước xử lý thông tin: dữ liệu đã có thì khai thác, dữ liệu còn thiếu thì bổ sung, còn người dân không phải cung cấp lại những gì hệ thống đã biết.

Khi cơ sở dữ liệu đất đai được hoàn thiện và kết nối với các cơ sở dữ liệu khác, người dân có thể thực hiện thủ tục với ít giấy tờ hơn, ít trường thông tin phải tự khai hơn và ít lần phải đi lại hơn.

Với doanh nghiệp, thay đổi này còn có ý nghĩa về thời gian và chi phí tuân thủ, nhất là với những thủ tục liên quan thường xuyên đến đất đai.

Mục tiêu cuối cùng của số hóa không phải là tạo thêm một cánh cửa điện tử bên cạnh cánh cửa giấy.

Đó là để những thông tin Nhà nước đã có thực sự được dùng lại, từ đó người dân và doanh nghiệp không phải làm lại những việc mà hệ thống đã có thể tự thực hiện.