Hoạt động cố vấn doanh nghiệp quan trọng như thế nào trong bối cảnh làm việc từ xa?

Dựa trên kinh nghiệm gần đây của Marianna Tu, CEO của America Needs You và Michael Li, người sáng lập và Giám đốc điều hành của The Data Incubator cùng các tổ chức hàng đầu đã và đang tập trung vào cố vấn trực tuyến được biết đến như một giải pháp toàn diện cho tất cả những vấn đề nêu trên. Tại America Needs You (ANY) (nơi Marianna đảm nhiệm vai trò Giám đốc điều hành và Michael giữ vị trí trong hội đồng quản trị), hai nhà nghiên cứu đã đấu tranh cho sự dịch chuyển và hòa nhập của công nhân viên thông qua một chương trình cố vấn, phát triển nghề nghiệp nghiêm ngặt dành cho lứa sinh viên đại học đầu tiên tốt nghiệp trong thời kỳ dịch bệnh. Họ đã thực hiện thay đổi đáng kể đối với các chương trình cố vấn khi chuyển từ gặp mặt trực tiếp sang hình thức trực tuyến. Tương tự, tại The Data Incubator (TDI) do Michael thành lập, các nhà nghiên cứu đã và đang đào tạo thế hệ tiếp theo của khoa học dữ liệu và tổ chức online hoàn toàn các nội dung cố vấn.

Hoạt động cố vấn và hỗ trợ đóng vai trò quan trọng trong giữ chân các tài năng. Ngược lại sự hài lòng của nhân viên, đặc biệt là đối với người da màu và phụ nữ là thước đo sức mạnh của cố vấn. Đặc biệt, dạng hỗ trợ này chưa được chú trọng ở bậc đại học và đưa vào quy trình tuyển dụng nhân lực, dẫn đến nhiều sai lầm khiến doanh nghiệp phải trả giá cao hơn cả về chi phí lẫn người làm. Các nhà nghiên cứu David Megginson và David Clutterbuck, đồng sáng lập của Trung tâm Cố vấn châu Âu (nay là Hội đồng Cố vấn & Huấn luyện châu Âu) đã chỉ ra hai yếu tố giúp củng cố hoạt động cố vấn: Lắng nghe – thấu hiểu và có mục đích rõ ràng

Luôn luôn lắng nghe – thấu hiểu

Có thể nói đây là động lực chuyển đổi trong hoạt động cố vấn của một tổ chức nhưng đồng thời cũng rất khó khăn để xây dựng trên nền tảng trực tuyến. Các nhà nghiên cứu định nghĩa mối quan hệ này dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, sự hiểu biết được chia sẻ trong cộng đồng công nhân viên về các giá trị và quan điểm cũng như giao tiếp mạnh mẽ, không ngần ngại.

Chất lượng của “sợi dây kết nối” con người đóng vai trò rất quan trọng để giữ chân nhân lực. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Gartner và Capital Analytics tại Sun Microsystems cho thấy tỷ lệ trung thành với công ty của người được tư vấn là 72%, cao hơn nhiều so với những nhân viên khác không tham gia chương trình (49%). Dưới đây là cách xây dựng mối quan hệ “luôn luôn lắng nghe – luôn luôn thấu hiểu”:

Thực hiện cố vấn toàn diện

Trong đại dịch Covid-19, thế giới cá nhân và nghề nghiệp dường như hòa làm một. Những công ty nhận thức được thực tế trên sẽ có xu hướng giữ lại nhân sự giỏi nhất trong khi không ít doanh nghiệp mất đi nhiều tài năng lớn. 

Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng chìa khóa để củng cố mối quan hệ thêm sâu sắc là khuyến khích hoạt động tư vấn toàn diện, tức là trao đổi về những lĩnh vực vượt khỏi khuôn khổ của công việc và nghiên cứu học thuật. Loại hình cố vấn này nêu bật một sự thật: Cần cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống. Minh chứng rõ ràng nhất là nhu cầu chăm sóc con cái và đi làm trong bối cảnh đại dịch.

Cố vấn phù hợp và đúng lúc giúp các cá nhân kết nối động lực và giá trị con người sâu sắc hơn với sự nghiệp của họ, đồng thời mang lại lợi ích cho người sử dụng lao động và người lao động. Theo Gallup, gần 85% tổng số nhân viên trên toàn thế giới vẫn chưa gắn bó với nơi làm việc hoặc không tích cực làm việc bất chấp nỗ lực lớn hơn từ các công ty. Các điểm giao thoa giữa cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp trở thành cơ sở mạnh mẽ cho bất kỳ mối quan hệ nào trong hoạt động doanh nghiệp.

Tập trung vào các mối quan hệ một đối một 

Thay vì tập trung vào các mối quan hệ cá nhân, nhiều công ty đã cố gắng kết nối nhân viên trong thời kỳ dịch bệnh thông qua các sự kiện hội nhóm trực tuyến. Tuy nhiên lượng người tham gia đều giảm mạnh sau vài thánh, nhiều nhân viên đều cảm thấy mệt mỏi xung quanh các sự kiện nhóm ảo.

Đầu tư thời gian vào các mối liên hệ sâu sắc có ý nghĩa to lớn đối với các cá nhân riêng lẻ và cũng là cơ hội để kết nối hiệu quả hơn. Đặt câu hỏi thảo luận và đối thoại có hướng dẫn giúp các cố vấn khám phá con người chung của đội ngũ nhân viên. Một số nhà nghiên cứu nhận thấy rằng việc duy trì thường xuyên các cơ hội gặp mặt trực tiếp giúp hình thành mối quan hệ sâu sắc hơn là triển khai các nhóm lớn.

Một trong những hoạt động cố vấn ảo mang lại tác động hiệu quả nhất là yêu cầu một người kể về câu chuyện riêng của họ trong vòng ba phút liên tục. Trong 180 giây này, mọi người cùng đồng cảm và sẻ chia cả niềm vui, nỗi buồn trong quá trình phát triển sự nghiệp hay những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Dù không thể định nghĩa rõ ràng nhưng những câu chuyện trên nói lên nguồn động lực giúp ta vượt qua thăng trầm trong cuộc sống.

Cung cấp nhiều phương thức kết nối

Với mỗi sở thích, nhu cầu khác nhau sẽ tương ứng với phương tiện giao tiếp riêng biệt. Doanh nghiệp có thể dựa trên phân tích về độ tuổi, thế hệ của nhân viên để cung cấp các hướng dẫn và tùy chọn liên lạc. Một trong những công việc đầu tiên của hoạt động cố vấn là giúp các nhân viên trong công ty đăng ký chương trình, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng công nghệ để xây dựng các buổi kết nối, sử dụng tính năng phản hồi trong trò chuyện video ra sao để bày tỏ ý tưởng hoặc liên kết đến các bài đánh giá, công cụ và trò chơi trực tuyến được giới nhân viên ưa chuộng.

Nắm bắt những ưu điểm của kết nối từ xa

Ưu điểm của hình thức cố vấn từ xa trong đại dịch có thể thúc đẩy bình đẳng giữa các mối quan hệ mà không phải cuộc gặp mặt trực tiếp nào cũng làm được. Không có yếu tố giới hạn về khoảng cách địa lý, bạn có thể mở rộng quy mô nhóm để tìm kiếm kết quả phù hợp ưu tiên với các lợi ích và giá trị chung.

Có mục đích rõ ràng

Thiết lập mục đích rõ ràng trong mối quan hệ giữa người cố vấn và người được cố vấn sẽ tạo ra hứng thú và động lực. Nếu không, dù cuộc nói chuyện có diễn ra tốt đẹp nhưng không giúp nhân viên đạt được hỗ trợ mong đợi ban đầu. Hãy nói rõ lý do tại sao doanh nghiệp khuyến khích hoạt động cố vấn. Đặt mục tiêu tổng thể của chương trình vào các giá trị phát triển của công ty có thể giúp củng cố văn hóa doanh nghiệp chung ngay cả khi nhân viên không trực tiếp ngồi cùng một không gian văn phòng.

Nhiều chương trình cố vấn bị lan man khi bắt đầu và tổng kết đánh giá vội vàng ở khâu cuối cùng. Do đó, hình thành một cấu trúc rõ ràng về cách kết nối đặc biệt quan trọng trong hoạt động cố vấn sử dụng không gian mạng. Tính nhất quán sẽ góp phần to lớn trong việc xây dựng lòng tin.

Bên cạnh đó, để đạt được hiệu quả toàn diện, đừng chỉ nói về các mục tiêu mà thay vào đó mọi bên liên quan cần cùng nhau giải quyết các vấn đề. Ví dụ, tận dụng tính năng chia sẻ màn hình đem lại hiệu ứng trực quan và tạo điều kiện hợp tác. Ngoài ra, các công cụ làm việc đồng bộ như Padlet và Google docs có thể giúp tăng hiệu quả và sự hài lòng khi tất cả người tham gia đều đạt được tiến bộ chung.

Hoạt động cố vấn dẫn dắt ta nhìn về phía trước

Đại dịch Covid-19 đã hoàn toàn thay đổi cuộc sống của mỗi người, gây ra gián đoạn nghề nghiệp, thậm chí nhiều người sống trong cô đơn, sợ hãi. Chính vì vậy, cố vấn sẽ là người đưa ta trở lại đúng hướng. Ý nghĩa mà hoạt động này mang lại vượt qua những kết nối thông thường nhất khi giúp ta thoát khỏi mọi tình trạng hỗn loạn. Mặc dù, trong hoạt động doanh nghiệp hiện nay, cố vấn thường chỉ bao hàm công việc nhưng như đã nói, muốn tư vấn thành công cần có sự toàn diện, lắng nghe tích cực hơn là đưa ra lời khuyên một chiều.

Các nhà nghiên cứu đã khảo sát hàng trăm chuyên gia từng làm việc với sinh viên đại học thế hệ đầu tiên tốt nghiệp trong thời kỳ đại dịch. Trong đó hơn 90% báo cáo rằng kinh nghiệm với tư cách là một người cố vấn đã giúp các bạn sinh viên trở thành một nhà lãnh đạo hoặc quản lý tốt hơn trong công việc. Giới chuyên gia khuyến khích doanh nghiệp xem xét hoạt động cố vấn như một công cụ mạnh mẽ giúp giải phóng và trao quyền cho lực lượng lao động.

Anh Đức