Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng vẫn được đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không đồng nghĩa hộ kinh doanh không được sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn để thanh toán, người bán cần xác định đúng cơ chế áp dụng. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đề nghị Cơ quan Thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh là hai thủ tục khác nhau.

Có nhu cầu vẫn được đăng ký hóa đơn

Một hướng dẫn viên yoga đã đăng ký hộ kinh doanh từ tháng 9/2026, cung cấp dịch vụ cho một công ty, thanh toán mỗi tháng 30–50 triệu đồng. Người này dự tính doanh thu một năm khoảng 360–600 triệu đồng và muốn xin Cơ quan Thuế cấp hóa đơn có mã mỗi tháng để giao khách hàng. Tình huống được gửi đến hệ thống hỏi đáp của Bộ Tài chính.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cCơ quan Thuế - Ảnh minh họa.

Trong phần trả lời, Thuế TP. Hồ Chí Minh dẫn điểm b khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP và điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, xác định hướng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khi hộ kinh doanh có nhu cầu.

Cụ thể, Nghị định 141 sửa đổi khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, cho phép hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, đáp ứng điều kiện và có nhu cầu, đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.

Nghị định 254, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, tiếp tục quy định nhóm không thuộc trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu thì đăng ký sử dụng.

Như vậy, không thể chỉ căn cứ doanh thu dưới 1 tỷ đồng để kết luận hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn. Với hoạt động cung cấp dịch vụ thường xuyên, hướng xử lý là thực hiện đăng ký phù hợp và lập hóa đơn sau khi được chấp nhận theo quy định.

Ngưỡng trong quy định là doanh thu năm, không phải lợi nhuận sau khi trừ chi phí. Việc chỉ phục vụ một khách hàng cũng không phải tiêu chí quyết định quyền sử dụng hóa đơn.

Không tự động được xin hóa đơn từng lần

Khoản 2 Điều 6 Nghị định 254 quy định riêng những đối tượng được Cơ quan Thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.

Trong đó có tổ chức không kinh doanh phát sinh giao dịch chịu thuế; các trường hợp thuộc diện áp dụng như ngừng kinh doanh nhưng chưa hoàn tất chấm dứt mã số thuế và cần thanh lý hàng hóa, tài sản; tạm ngừng nhưng cần thực hiện hợp đồng đã ký; bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn; hoặc trong thời gian giải trình, bổ sung tài liệu theo quy định.

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng hoặc chỉ cần một hóa đơn mỗi tháng không phải điều kiện độc lập để được cấp hóa đơn từng lần. Việc đăng ký kinh doanh cũng không làm mọi giao dịch mặc nhiên thuộc cơ chế này.

Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thủ tục cho đối tượng đủ điều kiện, gồm gửi đơn đề nghị theo mẫu và thực hiện các nghĩa vụ thuế tương ứng. Thủ tục đó không thay thế bước xác định người đề nghị có thuộc phạm vi khoản 2 Điều 6 hay không.

Với tình huống hướng dẫn yoga đang hoạt động bình thường, thông tin được nêu chưa cho thấy thuộc trường hợp đặc biệt để xin cấp hóa đơn từng lần. Người kinh doanh nên đề nghị Cơ quan Thuế hướng dẫn đăng ký hóa đơn có mã, thay vì mặc định mỗi kỳ thanh toán phải xin cấp một hóa đơn riêng.

Bảng kê 02/TNDN là hồ sơ của bên mua

Vướng mắc còn nằm ở cách doanh nghiệp mua dịch vụ chứng minh khoản chi khi người bán không có hóa đơn.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về Thông tư 20/2026/TT-BTC, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, thuộc diện được lập bảng kê, hồ sơ gồm chứng từ chi trả và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 02/TNDN. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký, chịu trách nhiệm.

Mẫu 02/TNDN không phải hóa đơn của hộ kinh doanh. Đây là thành phần hồ sơ để bên mua xem xét khoản chi theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp, không phải công cụ hợp thức hóa mọi khoản thanh toán thiếu hóa đơn.

Đặc biệt, trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định được Bộ Tài chính hướng dẫn. Với phí dịch vụ 30–50 triệu đồng mỗi tháng, doanh nghiệp cần chú ý điều kiện này, đồng thời lưu hợp đồng, tài liệu xác nhận dịch vụ thực tế và chứng từ thanh toán.

Việc đủ điều kiện lập bảng kê và yêu cầu phải có hóa đơn trong hợp đồng là hai vấn đề cần xử lý đồng thời. Nếu hai bên đã thỏa thuận hóa đơn là thành phần hồ sơ thanh toán, cần thống nhất cách thực hiện hoặc điều chỉnh thỏa thuận phù hợp pháp luật.

Hợp đồng thanh toán tháng chưa đủ để quyết định ngày lập hóa đơn

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254 quy định thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì áp dụng thời điểm thu tiền, trừ trường hợp đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định.

Do đó, người cung cấp dịch vụ cần đối chiếu thời điểm hoàn thành, nghiệm thu và thu tiền thực tế. Không nên chỉ dựa vào lịch thanh toán tháng để xác định ngày lập hóa đơn.

Với hộ kinh doanh có khách hàng doanh nghiệp thường xuyên, chủ động đăng ký hóa đơn phù hợp và thống nhất hồ sơ từ khi ký hợp đồng sẽ giúp hạn chế chậm thanh toán. Bên mua cũng cần phân biệt yêu cầu hóa đơn theo thỏa thuận với điều kiện pháp luật cho phép sử dụng bảng kê, tránh yêu cầu người bán thực hiện thủ tục cấp hóa đơn không đúng đối tượng.