Cách để trở thành một người lắng nghe tốt hơn

Việc các nhà lãnh đạo trở thành người biết lắng nghe chưa bao giờ quan trọng hơn - hoặc khó khăn hơn đối với các nhà lãnh đạo. Việc chuyển đổi công việc đang diễn ra tràn lan và làm việc từ xa có nghĩa là chúng ta không nhận được những tín hiệu phi ngôn ngữ nhận được từ một cuộc trò chuyện trực tiếp. Những nhà tuyển dụng không lắng nghe và trả lời một cách chu đáo những mối quan tâm của họ mà sẽ thấy doanh thu cao hơn. Do tỷ lệ doanh thu cao nhất nằm trong số những người hoạt động tốt nhất, những người có thể đưa khách hàng và dự án theo cùng với họ và các nhân viên tuyến đầu chịu trách nhiệm về trải nghiệm của khách hàng thì rủi ro là rất rõ ràng.

Mặc dù lắng nghe là một kỹ năng được mọi người ca ngợi nhưng hiếm khi nó được dạy dỗ theo một cách rõ ràng ngoài việc đào tạo cho các nhà trị liệu. Một nghiên cứu năm 2015 cho thấy rằng, trong khi 78% các trường đại học kinh doanh được liệt kê và công nhận “trình bày” như một mục tiêu học tập, chỉ 11% xác định mục tiêu là “lắng nghe”.

Lắng nghe tốt là loại kỹ năng được hưởng lợi không chỉ từ giảng dạy mà còn được huấn luyện, hướng dẫn liên tục, hướng dẫn chuyên ngành từ một người biết điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân bạn và quan trọng nhất là thói quen. Đọc bài viết này sẽ không biến bạn thành một người biết lắng nghe vô địch mà sẽ nâng cao hiểu biết của bạn về cách lắng nghe tốt là như thế nào và đưa ra lời khuyên đã được rút ra bởi nghiên cứu khoa học, để cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn.

Trở thành người có kỹ năng lắng nghe tốt hơn

Một người tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào đều có hai mục tiêu: thứ nhất, hiểu những gì người kia đang truyền đạt (cả ý nghĩa và cảm xúc đằng sau nó) và thứ hai, truyền đạt sự quan tâm đến người kia và gắn bó. Mục tiêu thứ hai này không phải là "đơn thuần" vì lòng tốt, đó là lý do đủ. Nếu mọi người không cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ ngừng chia sẻ thông tin.

Đây là "lắng nghe chủ động" - có ba khía cạnh :

Nhận thức: Chú ý đến tất cả thông tin, cả rõ ràng và ngầm hiểu, mà bạn đang nhận được từ người kia, hiểu và tích hợp thông tin đó

Tình cảm: Giữ bình tĩnh và từ bi trong cuộc trò chuyện, bao gồm quản lý mọi phản ứng cảm xúc (khó chịu, buồn chán) mà bạn có thể gặp phải.

Hành vi: Truyền đạt sự quan tâm và hiểu biết bằng lời nói và không bằng lời nói.

Để có được khả năng lắng nghe chủ động là một nỗ lực cả đời. Tuy nhiên, ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu quả nghe của bạn. Đây là một hướng dẫn để cải thiện kỹ năng này với chín mẹo hữu ích:

Lặp lại những từ cuối cùng của mọi người với họ: Nếu bạn không nhớ gì khác, hãy nhớ thực hành đơn giản điều này mà hiệu quả rất nhiều. Nó làm cho đối phương cảm thấy được lắng nghe, giúp bạn theo dõi trong suốt cuộc trò chuyện và cung cấp thời gian tạm dừng để cả hai bạn thu thập suy nghĩ hoặc phục hồi sau phản ứng cảm xúc.

Đừng “diễn đạt bằng lời của bạn” trừ khi bạn cần: Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc lặp lại trực tiếp có tác dụng mặc dù nó có thể mang lại cảm giác không tự nhiên. Tuy nhiên, việc diễn đạt lại những gì người đối thoại của bạn đã nói có thể làm tăng xích mích về mặt tình cảm và gánh nặng tinh thần cho cả hai bên. Chỉ sử dụng công cụ này khi bạn cần kiểm tra khả năng hiểu của chính mình và nói rõ ràng: “Tôi sẽ diễn đạt điều này bằng lời của mình để đảm bảo rằng tôi hiểu”.

Đưa ra những tín hiệu phi ngôn ngữ mà bạn đang lắng nghe - nhưng chỉ khi nó đến với bạn một cách tự nhiên: Giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể, gật đầu và các dấu hiệu phi ngôn ngữ khác là quan trọng, nhưng thật khó để chú ý đến lời nói của ai đó khi bạn đang bận nhắc nhở bản thân giao tiếp bằng mắt thường xuyên. Nếu những loại hành vi này đòi hỏi một sự thay đổi thói quen đáng kể thì thay vào đó bạn có thể cho mọi người biết khi bắt đầu cuộc trò chuyện rằng bạn là người quen với cách giao tiếp này và yêu cầu họ kiên nhẫn và cảm thông

Chú ý đến những tín hiệu phi ngôn ngữ: Hãy nhớ rằng lắng nghe tích cực có nghĩa là chú ý đến cả thông tin rõ ràng và ẩn ý mà bạn đang nhận được trong một cuộc trò chuyện. Các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như giọng nói, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, thường là nơi thể hiện động lực và cảm xúc đằng sau lời nói.

Đặt nhiều câu hỏi hơn số lượng bạn nghĩ rằng bạn cần: Điều này vừa cải thiện trải nghiệm của người khác về cảm giác được lắng nghe, vừa đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ thông điệp của họ và có thể dùng như một lời nhắc để đảm bảo các chi tiết quan trọng không bị bỏ qua.

Giảm thiểu sự phân tâm nhiều nhất có thể: Bạn sẽ muốn tránh tiếng ồn, sự gián đoạn và những phiền nhiễu bên ngoài khác nhưng điều quan trọng là bạn phải giảm thiểu những phiền nhiễu bên trong. Nếu bạn đang bận tâm đến một chủ đề khác, hãy dành thời gian để tập trung lại rồi mới bắt đầu câu chuyện mới. Nếu bạn biết một cuộc trò chuyện có thể gây khó chịu, hãy bình tĩnh nhất có thể trước khi bắt đầu.

Thừa nhận những thiếu sót: Nếu bạn biết đang tham gia một cuộc trò chuyện rằng bạn có thể là một người nghe phụ, vì bạn đã kiệt sức sau hàng tá cuộc trò chuyện căng thẳng trước đó vào ngày hôm đó, không quen với chủ đề đang thảo luận hoặc bất kỳ lý do nào khác, bạn hãy cho người kia biết ngay lập tức. Nếu bạn lạc lối trong cuộc trò chuyện - mất chú ý hoặc mất khả năng hiểu, hãy nói rằng bạn chưa hiểu và yêu cầu người đó lặp lại nội dung đó.

Đừng luyện tập phản ứng của bạn trong khi người kia đang nói: Hãy tạm dừng một chút sau khi họ nói xong để soạn thảo suy nghĩ của bạn. Điều này sẽ đòi hỏi nỗ lực có ý thức. Mọi người suy nghĩ nhanh hơn bốn lần so với những người khác nói, vì vậy bạn có đủ sự tỉnh táo về trí não khi bạn là người lắng nghe. Bạn hãy sử dụng điều đó để luôn tập trung và tiếp nhận nhiều thông tin nhất có thể.

Theo dõi cảm xúc của bạn: Nếu bạn có phản ứng cảm xúc, hãy làm chậm nhịp độ của cuộc trò chuyện. Thực hiện lặp đi lặp lại nhiều hơn, chú ý đến nhịp thở của bạn. Bạn không muốn trả lời theo cách khiến người kia cảm thấy mất hứng thú. Điều cần tránh ở đây là bạn không muốn rơi vào cơ chế tự vệ dễ dàng và điều cần nhớ chỉ đơn giản là điều chỉnh những gì bạn không muốn nghe hoặc gạt điều đó đi.

Các kỹ năng liên quan đến lắng nghe chủ động

Lắng nghe là một công việc phức tạp với nhiều nhiệm vụ phụ khác nhau và bạn có thể giỏi một số việc và dở một số việc khác. Thay vì nghĩ mình là “người lắng nghe tốt” hay “người lắng nghe tồi”, bạn có thể đánh giá bản thân dựa trên các kỹ năng phụ của việc lắng nghe tích cực. Dưới đây là bảng phân tích về các kỹ năng nhỏ cùng với các đề xuất về những việc cần làm nếu bạn đang gặp khó khăn với bất kỳ kỹ năng nào trong số chúng.

Trước tiên, hãy bắt đầu với cái mà giới chuyên môn gọi là “kỹ năng cơ bản” - những kỹ năng cho phép bạn thu thập thông tin bạn cần trong mỗi cuộc hội thoại.

Thính giác: Nếu bạn bị mất thính giác, hãy trung thực về điều đó. Vì bất cứ lý do gì, mọi người sẽ khoe khoang về thị lực kém của họ nhưng che giấu việc mất thính lực. Nó sẽ giúp phá vỡ sự kỳ thị đó. Yêu cầu những gì bạn cần, ví dụ, để mọi người đối diện với bạn khi nói chuyện, hoặc cung cấp cho bạn tài liệu viết trước. Hãy cho người khác biết để họ cảnh giác những dấu hiệu cho thấy bạn có thể đã bỏ lỡ điều gì đó.

Xử lý thính giác: Điều này đề cập đến mức độ não bộ cảm nhận các tín hiệu âm thanh. Nếu bạn đang khó hiểu ai đó, hãy đặt câu hỏi để làm rõ. Nếu nó hữu ích, thỉnh thoảng hãy tóm tắt sự hiểu biết của bạn về cả chủ đề và lý do của người khác để đưa ra và yêu cầu họ xác nhận hoặc tinh chỉnh nó. (Hãy nói rõ rằng bạn đang làm điều này vì sự hiểu biết của riêng bạn).

Hiểu chính xác ngôn ngữ cơ thể, giọng nói hoặc các dấu hiệu xã hội: Lời khuyên để xử lý thính giác áp dụng tại đây. Đề nghị một đồng nghiệp đáng tin cậy làm phiên dịch giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn có thể hữu ích trong các tình huống mà việc lắng nghe chính xác là quan trọng, nhưng tính bảo mật thì không.

Hai kỹ năng tiếp theo liên quan đến việc giữ tinh thần vững vàng trong thời điểm trò chuyện.

Duy trì sự chú ý: Nếu bạn thường thấy mình bị phân tâm khi cố gắng lắng nghe ai đó, hãy kiểm soát môi trường của bạn càng nhiều càng tốt. Trước khi bắt đầu, thiết lập một ý định bằng cách lấy một chút thời gian để cố tình tập trung vào người này, trong thời điểm này, trong một cuộc nói chuyện đó sẽ là khoảng chủ đề này. Nếu thích hợp, hãy sử dụng chương trình làm việc bằng văn bản hoặc bảng trắng trong thời điểm hiện tại để giữ cho bạn và người khác được thống nhất. Nếu bạn thực sự không chú ý, hãy thừa nhận điều đó, xin lỗi và yêu cầu người đó lặp lại những gì họ đã nói. (Đúng, điều đó thật đáng xấu hổ, nhưng đôi khi nó xảy ra với mọi người và với một số người trong chúng ta.) Đến sớm vài phút để làm quen với bản thân nếu bạn đang có một cuộc họp ở một địa điểm mới.

Điều chỉnh phản ứng cảm xúc của bạn: Thiền có cả lợi ích trước mắt và ngắn hạn đối với việc thư giãn và kiểm soát cảm xúc, bất kể thực hành cụ thể nào. Điều quan trọng là làm điều đó hai lần một ngày, trong 10 đến 20 phút, tập trung vào hình ảnh tinh thần hoặc lặp lại một cụm từ và gạt bỏ những suy nghĩ khác khi chúng xuất hiện.

Trong lúc này, hãy tập trung vào hơi thở của bạn và thực hiện những bài tập thể dục tinh thần đơn giản nếu bạn cảm thấy bị kích động. Đây là những thực hành tâm lý đơn giản có tác dụng kéo mọi người trở lại thời điểm hiện tại bằng cách hướng sự chú ý vào môi trường trước mắt. Các bài tập điển hình bao gồm gọi tên năm đồ vật có màu mà bạn có thể nhìn thấy (ví dụ: ghế dài màu xanh lá cây, con chó đen, đèn vàng, cửa trắng, tấm thảm đỏ) hoặc xác định 4 thứ mà bạn đang nghe, nhìn, cảm thấy và ngửi (ví dụ: nghe thấy tiếng chim hót, nhìn thấy ghế, cảm thấy vải bọc, ngửi thấy mùi nấu ăn của hàng xóm).

Cuối cùng, người nghe tích cực cần phải kéo toàn bộ gói - nhận thông điệp và xác nhận đã nhận lại với nhau trong thời điểm này. Điều này có thể là một thách thức.

Tích hợp nhiều nguồn thông tin: Ít nhất, bạn vừa nghe lời vừa quan sát ngôn ngữ cơ thể. Bạn cũng có thể lắng nghe nhiều người cùng một lúc, giao tiếp trên nhiều nền tảng đồng thời hoặc lắng nghe cùng lúc và thu nhận thông tin trực quan, chẳng hạn như xây dựng kế hoạch hoặc dự kiến ​​bán hàng. Bạn cần thông tin trước? Một "thời gian xử lý"? Một cơ hội để quay lại và xác nhận sự hiểu biết của mọi người? Đây là một tình huống khác mà có thể hữu ích nếu một người khác lấy cùng thông tin, người có thể điền cho bạn những gì bạn có thể đã bỏ lỡ.

“Thực hành” lắng nghe tích cực (ví dụ: giao tiếp bằng mắt, gật đầu, nét mặt thích hợp): Nếu bạn có vẻ ngoài tự nhiên hoặc cảm thấy dễ dàng chú ý đến lời nói của mọi người hơn nếu bạn không giao tiếp bằng mắt, hãy chia sẻ thông tin đó với đối tác trò chuyện của bạn và cảm ơn họ đã giúp đỡ bạn. Thực hiện lặp lại nhiều hơn để bù đắp cho việc thiếu giao tiếp phi ngôn ngữ. Bạn có thể muốn thực hành các kỹ năng hoạt động tốt hơn, nhưng đừng thêm gánh nặng tinh thần đó vào các cuộc trò chuyện quan trọng. Yêu cầu trẻ năm tuổi kể cho bạn nghe về siêu anh hùng yêu thích của chúng, sau đó tập hành động như bạn đang lắng nghe.

Lưu ý: Danh sách này không nhằm mục đích là công cụ chẩn đoán nhưng nếu bất kỳ kỹ năng nào được liệt kê ở trên thực sự khó đối với bạn, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​bác sĩ của mình. Sự hiểu biết khoa học về các quá trình này, từ các cơ quan cảm giác đến não, đã được mở rộng rất nhiều trong những năm qua. Nhiều người trưởng thành thành công đã phát hiện ra rằng họ mắc các chứng rối loạn cảm giác, chú ý, xử lý thông tin hoặc các rối loạn khác chưa được chẩn đoán là có thể làm suy giảm khả năng nghe.

Đối với mỗi kỹ năng nhỏ này, cũng có một loạt khả năng tự nhiên và kinh nghiệm sống của bạn có thể đã nâng cao hoặc làm tắt tiềm năng này. Ví dụ, chúng tôi biết rằng đào tạo âm nhạc cải thiện kỹ năng xử lý thính giác và đào tạo diễn xuất hoặc ứng biến giúp cải thiện khả năng “đọc” của mọi người và thực hiện vai trò của một người nghe tích cực. Ngược lại, có quyền lực sẽ làm giảm khả năng đọc người khác và nắm bắt chính xác thông điệp của họ - đừng để điều này xảy ra với bạn!

Lắng nghe là điều cực kỳ quan trọng nhưng được trang bị trên ghế nhà trường chưa đủ về cả thể chất lẫn tinh thần và ảnh hưởng của Covid-19 đến kỹ năng này chưa bao giờ nhiều hơn thế. Khi chúng ta kết thúc năm thứ ba đầy biến động chưa từng có trong công việc và cuộc sống, các nhân viên cũng như các nhà quản lý đều có nhiều câu hỏi hơn bao giờ hết - những lo ngại rằng họ có thể khó nói rõ vì nhiều lý do từ mù mờ về tinh thần cho đến thích ứng với thời cuộc mới

Cho nên ở ngay thời điểm hiện tại, bạn hãy dành một chút thời gian để lắng nghe. Hãy xem xét người hỏi, không chỉ đơn giản là câu hỏi. Bây giờ là lúc để các nhà lãnh đạo thực sự lắng nghe, hiểu bối cảnh, chống lại sự cám dỗ để trả lời bằng những câu trả lời chung chung và nhận ra những hạn chế lắng nghe của chính bạn và cải thiện chúng. Hãy có lòng trắc ẩn với bản thân, bạn không thể hét vào bộ não của chính mình như một máy khoan và nhào nặn chất xám thô sơ đó thành hình dạng. Những gì bạn có thể làm là nhận ra điểm yếu của mình và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

Đức Nguyễn