Thông tư 85/2026/TT-BTC và cuộc sát hạch dữ liệu hàng hóa của doanh nghiệp

Mỗi đợt thay đổi chính sách quản lý hải quan đều đặt ra thử thách về khả năng thích ứng của cộng đồng doanh nghiệp. Việc Thông tư số 85/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 15/9/2026 không đơn thuần là thay đổi văn bản pháp lý, mà là bước ngoặt buộc các đơn vị xuất nhập khẩu phải tổ chức lại quy trình quản trị dữ liệu sản phẩm.

Khi mã HS không thể chọn qua tên thương mại

Trọng tâm của quy định mới nằm ở nguyên tắc: mã số HS phải gắn liền với bản chất kỹ thuật thực tế của hàng hóa, không thể dựa vào mô hình mô tả chung chung hay tên gọi thương mại trên hóa đơn thương mại. Khi dữ liệu trên hệ thống hải quan chưa đủ, nghĩa vụ cung cấp hồ sơ kỹ thuật chứng minh thuộc về người khai hải quan.

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra sâu rộng, việc đầu tư bài bản vào hạ tầng lưu trữ, bảo mật và khai thác dữ liệu theo chuẩn mực quốc tế là yếu tố then chốt để bảo đảm sự phát triển bền vững cho các tổ chức và doanh nghiệp (Ảnh minh họa).

Điều này tạo ra áp lực lớn đối với các lô hàng có cấu tạo phức tạp, đa chức năng hoặc nằm ở ranh giới giữa nhiều nhóm mã phân loại. Nếu không chuẩn bị nguồn dữ liệu chuẩn xác từ catalogue, datasheet, bảng phân tích thành phần đến quy trình sản xuất, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng bất đồng quan điểm với cơ quan hải quan về mã số áp thuế.

Áp lực thực tế đang đè nặng lên khâu quản trị nội bộ. Ông Hoàng Văn Hùng - đại diện một doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu máy móc, thiết bị qua cửa khẩu quốc tế Hữu Nghị, cho biết đơn vị phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ kỹ thuật đối với hàng hóa nhập khẩu, trọng tâm là catalogue, thông số, thành phần cấu tạo và công dụng.

"Chúng tôi xác định hồ sơ kỹ thuật không chỉ phục vụ cho một lần khai báo mà cần được cập nhật và lưu trữ thường xuyên, nhất là khi sản phẩm hoặc thông số kỹ thuật có thay đổi. Doanh nghiệp cũng đang tăng cường phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kỹ thuật và nhà cung cấp để bảo đảm thông tin về hàng hóa được thống nhất trước khi mở tờ khai", ông Hoàng Văn Hùng chia sẻ.

Thực tế quản lý từ Chi cục Hải quan khu vực XI cho thấy, việc xác định sai hoặc không rõ ràng mã số hàng hóa có thể dẫn đến chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, bị xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến chính sách quản lý mặt hàng. Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ khâu mua hàng là con đường duy nhất để loại trừ rủi ro từ sớm.

Điểm gỡ cho máy móc thiết bị và cơ chế lấy mẫu linh hoạt

Bên cạnh những đòi hỏi khắt khe về dữ liệu, Thông tư số 85/2026/TT-BTC cũng mang đến những điểm điều chỉnh mang tính cởi mở, giảm bớt thủ tục hành chính cho hoạt động nhập khẩu máy móc.

Đáng chú ý, văn bản mới đã chính thức bãi bỏ yêu cầu đăng ký Danh mục và Phiếu theo dõi trừ lùi đối với máy liên hợp, tổ hợp máy nhập khẩu đồng bộ trong một chuyến hàng (thuộc các Chương 84, 85 và 90). Đối với thiết bị nguyên chiếc ở dạng tháo rời hoặc chưa lắp ráp, doanh nghiệp được phép đăng ký hồ sơ phân loại đến trước thời điểm mở tờ khai của lô hàng đầu tiên. Cơ chế này giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị chứng từ, dù đòi hỏi năng lực kiểm soát danh mục thiết bị của doanh nghiệp phải rất chặt chẽ.

Bên cạnh đó, quy trình lấy mẫu phục vụ phân tích, phân loại cũng được cải tiến để tránh ách tắc tại cửa khẩu. Trong trường hợp người khai hải quan vắng mặt, việc lấy mẫu vẫn được tiến hành với sự chứng kiến của một trong các bên: doanh nghiệp kinh doanh cảng, chính quyền địa phương hoặc đại diện hãng vận chuyển.

Thời gian lưu mẫu phục vụ khiếu nại được kéo dài tối đa 120 ngày kể từ ngày thông báo kết quả, tạo không gian đủ dài để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Đáng chú ý, thông tư quy định rõ kết quả phân tích, phân loại này chỉ dùng để xác định mã HS, tuyệt đối không sử dụng làm căn cứ kiểm tra chất lượng hay an toàn thực phẩm.

Chủ động rà soát thay vì thụ động ứng phó

Quy định mới cũng làm rõ cơ sở dữ liệu xử lý của cơ quan quản lý. Khi hệ thống chưa đủ dữ liệu xác định tên gọi, mô tả hàng hóa, cơ quan Hải quan được phép dùng tiêu chuẩn, quy chuẩn của cơ quan chức năng có thẩm quyền làm căn cứ giải quyết.

Thực tế này buộc các doanh nghiệp không thể chủ quan sử dụng lại các mã HS cũ đã kê khai nhiều năm nếu sản phẩm có sự thay đổi về công nghệ, hợp chất hay tính năng. Việc rà soát mã HS định kỳ phải trở thành một khâu bắt buộc trong quy trình vận hành.

Thay đổi chính sách luôn mang lại thử thách, nhưng cũng là cơ hội để các đơn vị xuất nhập khẩu loại bỏ thói quen làm việc dựa trên kinh nghiệm cảm tính. Khi Thông tư 85/2026/TT-BTC đi vào cuộc sống, bài toán chi phí và tốc độ thông quan của doanh nghiệp không còn nằm ở khâu "xử lý sự cố" tại cửa khẩu, mà được quyết định bởi mức độ chuẩn hóa dữ liệu ngay tại bàn làm việc của bộ phận kỹ thuật và xuất nhập khẩu.