Nhập khẩu máy photocopy có chức năng mật mã dân sự phải kiểm tra những gì?

Một chiếc máy photocopy có thêm chức năng mật mã dân sự không chỉ được xem xét dưới góc độ thiết bị in. Khi làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp phải căn cứ hồ sơ, tài liệu kỹ thuật, đặc tính và công dụng thực tế của hàng hóa để xác định mã số, từ đó áp dụng đúng chính sách quản lý.

Hướng dẫn của Chi cục Hải quan khu vực II đối với doanh nghiệp nhập khẩu loại thiết bị này cho thấy việc xác định chính sách không thể tách rời thông tin kỹ thuật của từng sản phẩm.

Xác định hàng hóa từ hồ sơ và đặc tính kỹ thuật

Theo khoản 1 Điều 26 Luật Hải quan năm 2014, việc phân loại hàng hóa để xác định mã số phải căn cứ hồ sơ hải quan, tài liệu kỹ thuật và các thông tin liên quan nhằm xác định tên gọi, mã số theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 211/2025/NĐ-CP ngày 25/7/2025 của Chính phủ- (Ảnh minh họa).

Khoản 2 Điều 16 Nghị định 08/2015/NĐ-CP cũng quy định việc phân loại căn cứ vào hồ sơ hải quan, tài liệu kỹ thuật và thông tin về thành phần, tính chất lý, hóa, tính năng, công dụng của hàng hóa.

Điều này đặc biệt đáng lưu ý với máy photocopy có chức năng mật mã dân sự. Không chỉ tên gọi “máy photocopy” quyết định chính sách quản lý; đặc tính kỹ thuật và chức năng của thiết bị cũng là căn cứ quan trọng để xác định hàng hóa thuộc diện quản lý nào.

Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu kỹ thuật của máy, thông tin về chức năng bảo mật, mã hàng và các tài liệu liên quan trước khi khai báo.

Khi nào phải có giấy phép mật mã dân sự?

Luật An toàn thông tin mạng năm 2015 xác định sản phẩm mật mã dân sự là các tài liệu, trang thiết bị kỹ thuật và nghiệp vụ mật mã được sử dụng để bảo vệ thông tin không thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Theo Điều 31 của Luật này, doanh nghiệp phải có Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự khi kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thuộc Danh mục sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự.

Đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, Điều 34 quy định sản phẩm mật mã dân sự thuộc Danh mục xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép phải có Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Danh mục hiện được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 211/2025/NĐ-CP ngày 25/7/2025 của Chính phủ. Nghị định này quy định về hoạt động mật mã dân sự và có hiệu lực từ ngày 9/9/2025.

Vì vậy, với một máy photocopy được xác định có chức năng mật mã dân sự, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời mã số HS, mô tả hàng hóa và đặc tính kỹ thuật mật mã với Danh mục để xác định có thuộc diện phải xin giấy phép hay không.

Không chỉ kiểm tra quy định về mật mã

Một lớp quản lý khác cũng cần được doanh nghiệp rà soát là chính sách đối với thiết bị in nhập khẩu.

Chi cục Hải quan khu vực II đề nghị doanh nghiệp tham khảo Nghị định 60/2014/NĐ-CP về hoạt động in và các văn bản sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 25/2018/NĐ-CP, Nghị định 72/2022/NĐ-CP và Nghị định 116/2026/NĐ-CP.

Bên cạnh đó là Thông tư 03/2015/TT-BTTTT, Thông tư 22/2018/TT-BTTTT về danh mục hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu trong lĩnh vực in, phát hành xuất bản phẩm và Thông tư 11/2024/TT-BTTTT cùng các quy định liên quan.

Như vậy, một thiết bị có chức năng mật mã không đồng nghĩa doanh nghiệp chỉ cần xử lý một thủ tục duy nhất. Chính sách nhập khẩu phải được xác định trên cơ sở đặc tính thực tế của máy và các quy định chuyên ngành tương ứng.

Doanh nghiệp nên rà soát trước khi mở tờ khai

Với nhóm thiết bị này, khâu cần kiểm soát đầu tiên là bộ hồ sơ kỹ thuật. Doanh nghiệp nên đối chiếu tên hàng, mã HS dự kiến, chức năng mật mã, thông số kỹ thuật và mục đích sử dụng với các danh mục quản lý hiện hành.

Nếu sản phẩm thuộc Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin giấy phép theo quy định trước khi hoàn tất quá trình nhập khẩu.

Song song với đó, cần xác định chính sách quản lý thiết bị in áp dụng cho chính model máy dự kiến nhập khẩu.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chỉ căn cứ tên thương mại của sản phẩm hoặc mã HS dự kiến mà bỏ qua những đặc tính kỹ thuật có thể làm thay đổi chính sách quản lý.

Với máy photocopy có chức năng mật mã dân sự, tài liệu kỹ thuật không chỉ phục vụ phân loại hàng hóa mà còn là cơ sở để doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ quản lý trước khi đưa hàng về Việt Nam.