Người lao động bị mất việc, làm sao để không bỏ lỡ trợ cấp thất nghiệp?

Sau gần 5 năm làm công nhân lắp ráp linh kiện điện tử tại một doanh nghiệp ở Khu công nghiệp Yên Phong (Bắc Ninh), chị Nguyễn Thị Hương (32 tuổi, quê Phú Thọ) chấm dứt hợp đồng lao động vào cuối tháng 5/2026 khi doanh nghiệp thu hẹp đơn hàng. Trở về quê tìm việc, chị lo lắng vì nguồn thu nhập hằng tháng bị gián đoạn, trong khi vẫn phải trang trải sinh hoạt gia đình.

Có gần 5 năm tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), chị Hương biết mình có thể được hưởng trợ cấp nhưng chưa rõ phải nộp hồ sơ tại Bắc Ninh hay Phú Thọ. Việc quay lại nơi làm việc cũ để hoàn tất giấy tờ cũng khiến chị băn khoăn vì tốn thời gian, chi phí.

Chị Hương chia sẻ: "Tôi cứ nghĩ phải quay lại Bắc Ninh làm thủ tục, trong khi đã về quê và đang tìm việc mới. Sau khi tìm hiểu, tôi mới biết có thể nộp hồ sơ tại địa phương nơi muốn nhận trợ cấp hoặc thực hiện trực tuyến".

Câu chuyện của chị Hương phản ánh những vướng mắc người lao động có thể gặp khi nghỉ việc. Từ ngày 1/1/2026, Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP có hiệu lực, bổ sung quy định về phương thức nộp hồ sơ, điều kiện hưởng và trách nhiệm của các bên trong giải quyết chế độ BHTN.

Nộp hồ sơ trực tuyến, nhưng không được quá hạn ba tháng

Một trong những điểm đáng chú ý của chính sách mới là người lao động có thể nộp hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp trực tiếp tại tổ chức dịch vụ việc làm công hoặc thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Quy định này tạo thuận lợi cho người nghỉ việc tại các khu công nghiệp, sau đó trở về quê hoặc chuyển đến địa phương khác tìm việc. Người lao động có thể lựa chọn nơi nộp hồ sơ phù hợp với nhu cầu nhận trợ cấp, không nhất thiết phải quay lại địa phương nơi từng làm việc.

Tuy nhiên, nộp hồ sơ trực tuyến không đồng nghĩa với việc mọi thủ tục được giải quyết tự động. Người lao động vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện hưởng và cung cấp hồ sơ hợp lệ.

Theo Luật Việc làm 2025, người lao động phải đáp ứng các điều kiện về chấm dứt hợp đồng, thời gian đóng BHTN, thời hạn nộp hồ sơ và tình trạng việc làm sau khi nộp hồ sơ.

Trong đó, người lao động phải chấm dứt hợp đồng đúng quy định, không thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật hoặc đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Về thời gian tham gia, thông thường người lao động phải đóng BHTN từ đủ 12 tháng trong 24 tháng trước khi chấm dứt hợp đồng. Đối với một số hợp đồng có thời hạn từ đủ một tháng đến dưới 12 tháng, thời gian xét đóng là 36 tháng.

Đáng lưu ý, hồ sơ phải được nộp trong thời hạn ba tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Nếu quá thời hạn, người lao động không được giải quyết trợ cấp cho đợt thất nghiệp đó, dù thời gian đóng BHTN chưa hưởng vẫn được bảo lưu theo quy định.

Sau khi nộp đủ hồ sơ, người lao động còn phải đáp ứng điều kiện chưa có việc làm sau 10 ngày làm việc, trừ những trường hợp pháp luật quy định khác.

Về mức hưởng, trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHTN của sáu tháng đóng gần nhất trước khi thất nghiệp, không vượt quá mức trần theo quy định.

Chẳng hạn, người lao động có mức bình quân tiền lương đóng BHTN là 9 triệu đồng/tháng, nếu đủ điều kiện và không vượt mức trần, sẽ được hưởng 5,4 triệu đồng/tháng. Với 36 tháng đóng BHTN đủ điều kiện tính hưởng, thời gian hưởng là ba tháng, tương ứng tổng số tiền 16,2 triệu đồng.

Đây là khoản hỗ trợ đáng kể trong thời gian chưa tìm được công việc mới. Tuy nhiên, để tiếp cận chính sách kịp thời, người lao động cần chủ động kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm và chuẩn bị hồ sơ ngay khi chấm dứt hợp đồng.

Doanh nghiệp chậm xác nhận bảo hiểm, người lao động phải làm gì?

Bên cạnh thời hạn nộp hồ sơ, việc hoàn tất giấy tờ sau khi nghỉ việc là vấn đề người lao động cần đặc biệt quan tâm.

Theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp gồm đơn đề nghị theo mẫu, giấy tờ xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc và sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.

Giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng có thể là quyết định thôi việc, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, hợp đồng hết hạn hoặc giấy tờ hợp lệ khác.

Trong thực tế, người lao động có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp chậm hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng bảo hiểm. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chuẩn bị hồ sơ trong thời hạn ba tháng.

Vì vậy, trách nhiệm của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc thanh toán tiền lương và các khoản liên quan khi người lao động nghỉ việc. Người sử dụng lao động còn phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng, bảo đảm người lao động có đủ giấy tờ thực hiện quyền lợi.

Theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện xác nhận quá trình đóng BHTN và trả sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị hợp lệ của người sử dụng lao động, trừ trường hợp đặc thù.

Đáng chú ý, Nghị định 374/2025/NĐ-CP cũng quy định cơ chế xử lý trường hợp doanh nghiệp không còn người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, khiến người lao động không thể có giấy tờ xác nhận chấm dứt hợp đồng.

Khi đó, người lao động có thể đề nghị Sở Nội vụ xác nhận theo trình tự quy định. Cơ quan này phối hợp với Sở Tài chính và các đơn vị liên quan xác minh tình trạng doanh nghiệp để giải quyết.

Quy định giúp tháo gỡ vướng mắc cho người lao động tại những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc không còn người đại diện hợp pháp, hạn chế tình trạng quyền lợi bị đình trệ do không thể liên hệ với đơn vị sử dụng lao động.

Tuy nhiên, nhận trợ cấp thất nghiệp cũng đi kèm trách nhiệm. Trong thời gian hưởng, người lao động phải thực hiện nghĩa vụ thông báo tình hình tìm kiếm việc làm theo quy định, trừ trường hợp được miễn. Khi tìm được việc làm mới, người lao động phải thông báo để cơ quan chức năng giải quyết chế độ phù hợp, tránh phát sinh khoản hưởng sai phải hoàn trả.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc quản lý hồ sơ lao động, đóng bảo hiểm đầy đủ và hoàn tất thủ tục ngay khi chấm dứt hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp hạn chế tranh chấp, khiếu nại.

Còn với người lao động, điều quan trọng nhất là kiểm tra quá trình đóng BHTN, yêu cầu doanh nghiệp hoàn tất giấy tờ và chủ động nộp hồ sơ đúng thời hạn.

Khi các thủ tục được thực hiện kịp thời, trợ cấp thất nghiệp không chỉ giúp người mất việc có nguồn thu nhập tạm thời mà còn tạo điều kiện để họ tham gia tư vấn, giới thiệu việc làm và sớm trở lại thị trường lao động.