Người kinh doanh trực tuyến cần chuẩn bị gì trước 1/7/2026?

Người kinh doanh trực tuyến cần chuẩn bị gì trước 1/7/2026?

Những tháng gần đây, cộng đồng kinh doanh trực tuyến liên tục theo dõi các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, quản lý dữ liệu giao dịch và nghĩa vụ thuế trong môi trường số. Trong đó, mốc thời gian 1/7/2026 được nhiều tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm do liên quan đến quá trình hoàn thiện các cơ chế quản lý mới đang được nghiên cứu và lấy ý kiến.

Tuy nhiên, điều cần lưu ý là người nộp thuế nên theo dõi các văn bản chính thức được cơ quan có thẩm quyền ban hành để xác định chính xác nội dung áp dụng và thời điểm có hiệu lực. Việc xuất hiện các dự thảo hoặc đề xuất chính sách không đồng nghĩa với việc quy định mới đã chính thức được áp dụng.

Theo các chuyên gia thuế, đây cũng không phải là thời điểm phù hợp để chờ đợi. Ngược lại, khoảng thời gian hiện nay là cơ hội để hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng trực tuyến và doanh nghiệp chủ động rà soát dữ liệu, chuẩn hóa quy trình quản lý doanh thu, hóa đơn và thanh toán.

Hiện nay, các quy định về hóa đơn điện tử và quản lý thuế vẫn đang được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC.

Trong quản lý thuế, dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, thanh toán qua ngân hàng, hóa đơn điện tử, dữ liệu kê khai thuế và dữ liệu kế toán ngày càng được cơ quan quản lý sử dụng để đối chiếu, đánh giá mức độ tuân thủ của người nộp thuế.

Điều đó có nghĩa rằng việc lập hóa đơn đúng quy định là cần thiết nhưng chưa phải là yếu tố duy nhất. Nếu dữ liệu doanh thu, dòng tiền và số liệu kê khai chưa thể hiện tính nhất quán, người kinh doanh vẫn có thể gặp khó khăn khi giải trình.

Ví dụ giả định, một cá nhân kinh doanh mỹ phẩm trên mạng xã hội đồng thời bán hàng trên sàn thương mại điện tử. Doanh thu phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như đơn hàng trên sàn, chuyển khoản trực tiếp của khách hàng và các chương trình livestream bán hàng.

Nếu doanh thu ghi nhận trên sàn thương mại điện tử khác với số liệu trên phần mềm bán hàng hoặc số tiền thực nhận qua tài khoản ngân hàng, người kinh doanh có thể phải mất nhiều thời gian để giải trình nguyên nhân chênh lệch khi được yêu cầu cung cấp thông tin.

Đây là rủi ro có thể gặp ở nhiều hộ kinh doanh và cá nhân bán hàng trực tuyến nếu dữ liệu giữa các kênh chưa được chuẩn hóa.

5 việc nên chuẩn bị ngay từ bây giờ

Thứ nhất, rà soát doanh thu trên tất cả các kênh bán hàng: Người kinh doanh nên đối chiếu thường xuyên dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội, phần mềm bán hàng và tài khoản ngân hàng. Việc kiểm tra, đối chiếu từ sớm sẽ giúp phát hiện các khoản doanh thu chưa được ghi nhận hoặc các số liệu chưa thống nhất giữa các kênh, từ đó hạn chế rủi ro khi cần giải trình với cơ quan quản lý.

Thứ hai, kiểm tra lại quy trình lập hóa đơn điện tử: Theo quy định hiện hành, thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào từng loại giao dịch và không phải do người bán tự lựa chọn. Đối với hoạt động bán hàng hóa, hóa đơn thường được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật hiện hành.

Thứ ba, xác định chính xác thời điểm phát sinh giao dịch: Người kinh doanh cần làm rõ thời điểm giao hàng, thời điểm hoàn thành dịch vụ và thời điểm thu tiền. Đây là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu, lập hóa đơn và kê khai thuế. Việc xác định không chính xác có thể dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Thứ tư, chuẩn hóa hồ sơ thanh toán và lưu trữ chứng từ: Các khoản hoàn tiền, hoàn đơn hàng, chiết khấu, khuyến mại hoặc thu hộ cần được lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan. Đây là căn cứ quan trọng để giải trình khi có chênh lệch giữa doanh thu bán hàng, dữ liệu giao dịch và số tiền thực nhận qua tài khoản.

Thứ năm, rà soát hệ thống phần mềm và cập nhật thông tin chính thức: Hộ kinh doanh và doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán để bảo đảm hệ thống đáp ứng các quy định hiện hành và có khả năng cập nhật khi chính sách thay đổi. Đồng thời, người nộp thuế cần thường xuyên theo dõi thông tin từ Bộ Tài chính, Cục Thuế và cơ quan thuế địa phương để tiếp cận kịp thời các hướng dẫn chính thức.

3 hiểu lầm phổ biến cần tránh

Hiểu lầm đầu tiên là cho rằng khi xuất hiện đề xuất điều chỉnh hoặc lùi thời điểm áp dụng một số chính sách thì có thể tạm dừng việc chuẩn bị hồ sơ và dữ liệu. Thực tế, các quy định hiện hành vẫn tiếp tục được áp dụng cho đến khi có văn bản mới có hiệu lực.

Hiểu lầm thứ hai là cho rằng sàn thương mại điện tử sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về nghĩa vụ thuế thay cho người bán. Trên thực tế, mỗi chủ thể tham gia giao dịch vẫn có trách nhiệm riêng theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định số 117/2025/NĐ-CP, một số sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc phạm vi áp dụng của nghị định. Việc này không đồng nghĩa với việc người bán được miễn toàn bộ trách nhiệm liên quan đến việc quản lý doanh thu, lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định.

Hiểu lầm thứ ba là cho rằng chỉ cần có hóa đơn điện tử là đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trong môi trường số, tính nhất quán giữa dữ liệu bán hàng, thanh toán, hóa đơn và kê khai thuế ngày càng đóng vai trò quan trọng.

Dù các quy định mới có được ban hành vào thời điểm nào, việc chuẩn hóa dữ liệu kinh doanh ngay từ bây giờ vẫn là giải pháp an toàn đối với hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng trực tuyến và doanh nghiệp hoạt động trên sàn thương mại điện tử.

Doanh thu, hóa đơn, thanh toán và kê khai thuế càng minh bạch, nhất quán thì khả năng thích ứng với các thay đổi chính sách trong tương lai càng thuận lợi.