Chuyển văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Bài toán duy trì hoạt động kinh doanh

Tại tòa nhà Saigon Trade Center (TP.HCM), việc vận chuyển nội thất từ tầng 18 cho Rohto được bố trí vào buổi tối, bắt đầu từ 18h. Công việc không thực hiện liên tục mà chia thành từng đợt, mỗi tuần một ngày, trong giai đoạn từ 15/8 đến 30/9. Theo thông tin từ đơn vị vận chuyển Thành Hưng Group công bố trên website thanhhungvn.vn, mỗi đợt huy động tám nhân viên cùng hai xe tải dài 6m. Lịch trình được xây dựng theo điều kiện vận chuyển tại tòa nhà và khối lượng tài sản cần di dời.

Ở một dự án khác, việc vận chuyển tài sản cho Futa Bus được triển khai trong bốn ngày, với nhiều điểm bốc xếp. Nhân lực bố trí theo từng ngày, dao động từ 7 đến 17 người, tùy khối lượng công việc.

Trong khi đó, hoạt động di dời hồ sơ và nội thất tại trụ sở Thanh tra TP.HCM được chia thành năm đợt. Việc vận chuyển phải tính đến đặc điểm của từng nhóm tài sản, nhất là hồ sơ, tài liệu cần được phân loại và bàn giao đúng vị trí.

Ba dự án có cách triển khai khác nhau. Có nơi phải tính toán thời gian vận chuyển trong tòa nhà cao tầng, có nơi cần điều phối nhân lực giữa nhiều địa điểm, trong khi những đơn vị lưu trữ nhiều hồ sơ phải chú trọng khâu đóng gói và bàn giao.

Những tình huống này cho thấy chuyển văn phòng không đơn thuần là đưa tài sản từ địa điểm cũ sang địa điểm mới. Khối lượng công việc còn phụ thuộc vào cách tổ chức di dời, điều kiện tiếp cận tòa nhà và yêu cầu vận hành của từng đơn vị.

Chuyển văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Đối với doanh nghiệp, thay đổi địa điểm làm việc thường kéo theo việc di chuyển hệ thống máy tính, thiết bị mạng, hồ sơ, bàn ghế và các phương tiện phục vụ công việc hằng ngày.

Trong quá trình này, một số bộ phận có thể phải tạm ngừng hoạt động để tháo lắp thiết bị hoặc bàn giao tài sản. Nếu không có phương án dự phòng, thời gian gián đoạn có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc và khả năng phục vụ khách hàng.

Chẳng hạn, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể gặp khó khăn khi hệ thống liên lạc chưa được kết nối tại địa điểm mới. Nhân viên kế toán, hành chính hoặc kinh doanh cũng có thể mất thời gian tìm kiếm hồ sơ nếu tài liệu không được phân loại trước khi vận chuyển.

Ngay cả khi toàn bộ tài sản đã được đưa đến văn phòng mới, doanh nghiệp chưa chắc có thể hoạt động bình thường. Hệ thống internet, mạng nội bộ, máy chủ và các thiết bị chuyên dụng vẫn cần thời gian lắp đặt, kiểm tra.

Tại TP.HCM, điều kiện giao thông và quy định vận chuyển của các tòa nhà cũng là những yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ.

Nhiều cao ốc văn phòng có quy định riêng về giờ sử dụng thang hàng, khu vực bốc dỡ và thủ tục đưa tài sản ra vào. Trong khi đó, việc bố trí xe tải phải phù hợp với quy định lưu thông trên từng tuyến đường.

Nếu những điều kiện này không được xác định từ trước, quá trình vận chuyển có thể phát sinh thời gian chờ đợi, điều chỉnh phương tiện hoặc thay đổi lịch trình.

Một vấn đề khác là sự phối hợp giữa doanh nghiệp chuyển địa điểm và đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng. Khi phạm vi công việc chưa được thống nhất, các hạng mục như tháo lắp thiết bị, đóng gói tài liệu hoặc sắp xếp tài sản tại nơi mới dễ phát sinh vướng mắc.

Điều này khiến chi phí thực tế có thể vượt dự toán, đồng thời kéo dài thời gian ổn định hoạt động sau di dời.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi chuyển văn phòng?

Theo kinh nghiệm tổ chức các dự án vận chuyển, việc khảo sát hai địa điểm và xác định khối lượng tài sản là cơ sở để xây dựng lịch trình, bố trí phương tiện và nhân lực.

Tuy nhiên, kế hoạch di dời không chỉ phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển mà cần sự chuẩn bị từ chính doanh nghiệp.

Trước hết, các phòng ban nên rà soát tài sản, phân loại hồ sơ và xác định thiết bị cần duy trì sử dụng đến sát ngày chuyển. Những vật dụng ít sử dụng có thể được đóng gói trước, tránh dồn toàn bộ công việc vào thời điểm di dời.

Với hồ sơ, tài liệu, việc phân loại theo phòng ban, đánh dấu thùng chứa và lập danh sách bàn giao giúp giảm thời gian tìm kiếm khi chuyển đến nơi mới.

Đối với thiết bị công nghệ, doanh nghiệp cần có phương án sao lưu dữ liệu, tháo lắp và khôi phục hệ thống. Các bộ phận phụ trách công nghệ thông tin nên kiểm tra trước điều kiện điện, internet và hạ tầng mạng tại văn phòng mới.

Lịch chuyển cũng cần được xây dựng trên cơ sở hoạt động thực tế. Doanh nghiệp thường xuyên giao dịch với khách hàng có thể cân nhắc di dời ngoài giờ hành chính hoặc chia thành nhiều giai đoạn, thay vì tạm ngừng toàn bộ hoạt động cùng lúc.

Trường hợp chuyển giữa các tòa nhà, cần xác nhận trước với ban quản lý về giờ vận chuyển, thang hàng, khu vực bốc dỡ và thủ tục ra vào.

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng nên dựa trên khả năng khảo sát thực tế, phương án vận chuyển, nhân lực, thiết bị hỗ trợ và các điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng.

Đối với những văn phòng có nhiều thiết bị hoặc tài sản cồng kềnh, phương tiện vận chuyển cần phù hợp với điều kiện tiếp cận và khối lượng hàng hóa. Những tài sản đặc thù có thể cần thiết bị nâng hạ hoặc nhân sự kỹ thuật chuyên trách.

Hiện các đơn vị vận tải như Xe Tải Thành Hưng, Vinamoves, Hoàng Gia Moving cung cấp nhiều hình thức dịch vụ, từ vận chuyển theo hạng mục đến chuyển văn phòng trọn gói, bao gồm đóng gói, tháo lắp và sắp xếp tài sản. Chi phí thường được xác định theo khối lượng, quãng đường và điều kiện thực hiện.

Dù lựa chọn hình thức nào, doanh nghiệp cũng cần thống nhất rõ thời gian hoàn thành, phạm vi công việc, phương án xử lý tài sản hư hỏng và chi phí phát sinh trước khi ký hợp đồng.

Ngoài vận chuyển, việc thông báo địa chỉ mới cho khách hàng, đối tác và cập nhật các kênh liên hệ cũng cần được thực hiện trước ngày chuyển. Với doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách hoặc nhận hàng, lịch giao dịch và địa điểm giao nhận cần được điều chỉnh phù hợp.

“Từ những cuộc di dời tại các tòa nhà văn phòng đến hoạt động vận chuyển hồ sơ, thiết bị giữa nhiều địa điểm, yếu tố quyết định tiến độ không chỉ nằm ở số lượng phương tiện hay nhân lực huy động. Việc chuẩn bị hạ tầng, sắp xếp lịch trình và phối hợp giữa các bộ phận mới là cơ sở để doanh nghiệp rút ngắn thời gian ổn định hoạt động sau khi chuyển trụ sở”, đại diện đơn vị chuyển văn phòng Thành Hưng Group cho biết.