Thiết kế một văn phòng mà mọi người đều tận hưởng công việc

Một cuộc khảo sát mà Microsoft thực hiện năm ngoái chỉ ra rằng 41% lực lượng lao động toàn cầu sẽ cân nhắc chuyển đổi công việc trong năm tới, với 55% lưu ý rằng môi trường làm việc sẽ đóng một vai trò trong các quyết định của họ.

Công ty của nhóm nghiên cứu Hoa Kỳ đã được đặt vào một vị trí bất thường vào năm 2020: chúng tôi được thuê để thiết kế trụ sở của công ty fintech Hàn Quốc Hana Bank trong chính thời kỳ đại dịch đang buộc các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về mục đích của văn phòng. Nhưng quá trình - và kết quả là tòa nhà - không phải là phản ứng đối với Covid. Thay vào đó, cuộc khủng hoảng đã làm nổi bật và đẩy nhanh các xu hướng đã nổi lên trong nhiều năm, bao gồm sự tập trung ngày càng tăng vào sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên, nhu cầu của lực lượng lao động đa thế hệ, chú trọng nhiều hơn vào mục đích của công ty và chuyển sang làm việc từ xa.

Đại dịch đã đặt ra lợi ích lớn cho các công ty đang tìm cách giữ chân nhân viên cấp cao nhất và xây dựng nền văn hóa thịnh vượng. Dưới đây là một số nguyên tắc chúng tôi đã áp dụng và các bài học chúng tôi rút ra từ dự án Hana Bank cũng như các đề xuất của chúng tôi về cách các tổ chức có thể thực hiện các thay đổi cả quy mô nhỏ và quy mô lớn trong việc thu hút mọi người quay lại làm việc trực tiếp.

Hỏi từng không gian làm việc dùng để làm gì - và đặt tên cho nó

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng vấn đề về danh pháp. Đối với nhân viên tri thức, văn phòng không nên là nơi để giải quyết danh sách việc cần làm. Đó là nơi hợp tác, sáng tạo và học hỏi, nơi nhân viên cảm thấy được nuôi dưỡng và cảm giác thân thuộc. Tên của các tòa nhà, tầng, khu vực hoặc phòng phải phản ánh ý định này. Các thuật ngữ như “trung tâm học tập” hoặc “không gian đổi mới” truyền đạt quan điểm mới, định hình các thay đổi trong thiết kế, thu hút nhân tài và ảnh hưởng đến hành vi.

Ngân hàng Hana gọi HQ mới của mình là “Mindmark” để ghi nhận công việc sáng tạo đang diễn ra bên trong. Các công ty công nghệ tiên tiến như Facebook và Google cũng có “cơ sở” vì lý do tương tự; họ muốn các kỹ sư của họ thử nghiệm giống như họ đã làm khi còn là sinh viên. Ngay cả UPS gần đây cũng đã đổi tên tòa nhà trụ sở chính của công ty - từ Plaza thành Casey Hall - như CEO Carol Tome kể lại trong bài báo HBR này để nhấn mạnh một môi trường hợp tác, ấm áp hơn, mời gọi hơn.

Lắng nghe những gì nhân viên của bạn muốn và cần

Hãy coi Covid như một chất xúc tác để nói về những gì nhân viên giỏi nhất muốn ở nơi làm việc của họ, ngay cả khi bạn không thể thực hiện mọi ý tưởng. Đối với hầu hết các tổ chức, hoàn nguyên về nguyên trạng sẽ không phải là một tùy chọn. Mọi người sẽ mong đợi sự linh hoạt hơn, công nghệ tốt hơn và các khuyến khích đến văn phòng, và các công ty phải chú ý đến lời kêu gọi đó.

Ví dụ, Salesforce đã giảm 40% diện tích bàn làm việc và áp dụng sơ đồ mặt bằng có nhiều không gian tập trung hơn vào nhóm nhằm khuyến khích sự cân bằng giữa công việc cá nhân và cộng tác. Hana Bank HQ phục vụ các phương thức làm việc khác nhau, bao gồm loại hình làm việc cá nhân thoải mái diễn ra tại bàn làm việc, chỗ ngồi linh hoạt khi mọi người cần nghỉ ngơi khỏi bàn làm việc, không gian cộng tác khuyến khích sự tương tác tập trung trong nhóm và phòng chờ để giao lưu . Sự kết hợp kinh nghiệm này khuyến khích cơ quan quản lý của người lao động trong khi vẫn cung cấp cấu trúc.

Thử nghiệm trong tổ chức của riêng bạn

Một số công ty sẽ tạo ra một trụ sở mới sau đại dịch. Nhưng hầu hết có thể thiết kế một môi trường văn phòng chu đáo hơn. Để bắt đầu khám phá các ý tưởng cho tổ chức của riêng bạn, khuyến nghị của chúng tôi là bắt đầu từ quy mô nhỏ. Sử dụng lại các phòng họp, đầu tư vào một bàn nhóm mới hoặc tân trang một tầng thay vì toàn bộ tòa nhà. Bạn cũng có thể kết hợp công nghệ đa phương tiện để mang mọi người lại gần nhau và hít thở cuộc sống mới vào văn phòng của bạn.

Trụ sở mới của WarnerMedia có trải nghiệm truyền thông phong phú kết hợp nội dung từ mạng lưới rộng lớn của công ty để tạo ra cảm giác về bản sắc thương hiệu và cộng đồng. Nhiều công ty cũng đã đầu tư vào công nghệ họp kết hợp thông minh. Cũng tìm kiếm các cơ hội sử dụng nhiều lần. Ví dụ, các đường dốc trong nhà / ngoài trời nối dài từ dưới lên đến đỉnh của tòa nhà Hana Bank có thể được sử dụng cho các cuộc họp đi bộ một đối một, tập thể dục cá nhân hoặc nghỉ ngơi giữa thiên nhiên và không khí trong lành. Cuối cùng, hãy đảm bảo tập trung vào an toàn và bền vững bằng cách tuân theo các nguyên tắc xây dựng lành mạnh.

Kích hoạt quan hệ đối tác dựa trên thông tin chi tiết

Đối với những nhân viên tri thức trẻ tuổi, văn phòng là nơi để học hỏi và giao lưu cũng như là nơi đáp ứng thời hạn. Gần 60% Millennials báo cáo rằng cơ hội khám phá những hiểu biết mới là vô cùng quan trọng đối với họ khi nộp đơn xin việc và họ cũng có thể ở lại công ty lâu hơn nếu họ tham gia vào các hoạt động xã hội. Các công ty thông minh biến điều này thành hiện thực bằng cách hợp tác với các tổ chức bên ngoài để cung cấp chương trình như vậy.

Các hoạt động như yoga hoặc thiền, phục vụ cộng đồng hoặc giáo dục thường xuyên là một nơi tốt để bắt đầu. Ngay cả những sáng kiến nhỏ như tác phẩm treo của các nghệ sĩ địa phương hoặc sinh viên đang luân phiên, lái đồ ăn đóng hộp trong hành lang hoặc xe bán thức ăn pop-up bên ngoài cũng có thể thúc đẩy ý thức về mục đích của nhân viên. Gravity - một dự án phát triển đa mục đích ở Columbus, Ohio, nơi có một tòa nhà văn phòng sáng tạo quy mô lớn bên cạnh các khu nhà ở - sử dụng một người phụ trách các tiện nghi toàn thời gian để tìm kiếm các đối tác và chương trình khơi gợi trí tò mò và xây dựng cộng đồng.

Kết luận

Các xu hướng tại nơi làm việc tăng nhanh và sở thích của nhân viên kết tinh trong đại dịch sẽ không biến mất. Chúng tôi khuyến khích các công ty tận dụng thời điểm này để suy nghĩ về cách họ có thể cải thiện môi trường làm việc theo cách tăng cường sự gắn bó và hạnh phúc của nhân viên, từ đó khuyến khích sự tham gia, tăng tỷ lệ giữ chân và thu hút nhân tài mới. Bây giờ là lúc phải hành động.

Anh Đức