Doanh nghiệp cần biết: Khái niệm "Hợp đồng điện tử, giá trị pháp lý và ưu điểm nổi trội

Theo xu hướng phát triển của mạng internet và công nghệ thông tin, lẽ đương nhiên thương mại điện tử sẽ còn có những bước phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Tuy phát triển với tốc độ đột phá, các giao dịch thương mại điện tử luôn ẩn chứa nhiều rủi ro cho cả người mua và người bán.

Hợp đồng điện tử đang ngày càng trở thành công cụ thiết yếu và hữu ích với doanh nghiệp. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% thời gian, 85% chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động, đồng thời là công cụ giúp cải thiện hiệu suất, đón đầu cơ hội khi kinh tế phục hồi. Vậy nhưng, với nhiều doanh nghiệp, vẫn còn băn khoăn về tính pháp lý và khả năng ứng dụng thực tiễn tại đơn vị mình.

Định nghĩa và giá trị pháp lý

Định nghĩa: Điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định “Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác".

Hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005.

Trong đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” và “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”

Như vậy, có thể hiểu Hợp đồng điện tử là giao dịch điện tử được các bên thoả thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ và được gửi đi, được nhận lại và được lưu giữ các thông tin bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Những đặc điểm cơ bản của Hợp đồng điện tử (hay còn gọi được là hợp đồng online) mà các tổ chức, doanh nghiệp cần biết khi sử dụng có thể kể đến như sau:

Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Hợp đồng điện tử có điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu;

Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng thay vì 2: Bên cạnh hai chủ thể trong hợp đồng thường gặp là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba là người đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình thương lượng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng;

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử: Theo quy định tại Điều 34 Luật Giao dịch điện tử: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Tại Điều 14 Luật này cũng quy định: “Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác”.

Như vậy, pháp luật đã thừa nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử và được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp một trong hai bên không thực hiện đúng theo thoả thuận trong hợp đồng hoặc vi phạm điều khoản của hợp đồng. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử phải đảm bảo các nội dung sau:

Nội dung của hợp đồng điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh. Nghĩa là thông điệp đó trong hợp đồng điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

Nội dung của thông điệp dữ liệu trong hợp đồng điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết nghĩa là thông điệp dữ liệu có thể mở được, đọc được, xem được bằng phương pháp mã hoá hợp pháp đảm bảo độ tin cậy mà các bên thoả thuận với nhau.

Mặc dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, tuy nhiên tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật; đồng thời được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng, hoặc vi phạm những điều khoản quy định trên hợp đồng. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa mãn những điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp lệ: Trên hợp đồng điện tử, các nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng; Hợp đồng điện tử có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.

Cũng theo Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử (tham khảo từ hệ thống văn bản chính phủ), tính pháp lý của hợp đồng điện tử được công nhận tương đương với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, với các hợp đồng về sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn hay một số loại hợp đồng dân sự khác thì việc ký hợp đồng online không đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng.

Ưu điểm và sự khác biệt với "Hợp đồng giấy"

Ưu điểm nổi bật khi ký hợp đồng điện tử: Một là, Hợp đồng điện tử mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng, thông tin trên hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên giúp doanh nghiệp có thể ký kết ký hợp đồng hợp tác, thỏa thuận ở bất kỳ đâu mà không cần các bên tham gia phải gặp nhau;

Hai là, Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí bởi lẽ các bước trong quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện online. Doanh nghiệp, tổ chức không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết;

Ba là, đễ dàng tra cứu, tìm kiếm Hợp đồng điện tử. Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ, thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.

Bốn là, sự đảm bảo khi có tranh chấp. Những phần mềm hợp đồng điện tử uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.

Sự khác biệt giữa Hợp đồng điện tử – Hợp đồng giấy: Hợp đồng địện tử và Hợp đồng giấy truyền thống có một số điểm khác biệt dù chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015.

Chúng ta có thể nhận biết những khác biệt cơ bản giữa 2 hình thức hợp đồng này theo bảng dưới đây:

Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư 01/2022/TT-BCT hướng dẫn Nghị định 85/2021/NĐ-CP. Trong quý I và II/2022, Bộ đã làm việc với các doanh nghiệp gửi đề nghị cấp đăng ký cung cấp dịch vụ Chứng thực hợp đồng điện tử và sẵn sàng cung cấp dịch vụ trong tháng 6/2022.

Trần Linh (Tổng hợp)