Tại sao lập ngân sách lại quan trọng?
Tạo ngân sách cho doanh nghiệp của bạn cung cấp một phác thảo để kiểm soát chi tiêu và đảm bảo dự trữ tiền mặt của bạn đủ lớn để trang trải mọi chi phí bất ngờ hoặc hỗ trợ các khoản đầu tư mới. Lập ngân sách cũng giúp nhóm của bạn hiểu những tài nguyên nào có sẵn cho họ.
Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều trải qua những biến động tài chính, vì vậy điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước. Nếu bạn không lập ngân sách và tiết kiệm phù hợp, bạn sẽ rơi vào tình thế tồi tệ khi công ty của bạn suy thoái hoặc thậm chí có một tháng nghỉ việc. “Bạn phải tính đến các khoản thanh toán chậm và việc lập ngân sách có thể giúp giảm bớt gánh nặng tài chính mà bạn có thể cảm thấy trong khi chờ séc đến.”
Ngoài ra, ngân sách đóng vai trò là công cụ hữu ích để theo dõi lịch sử phát triển của doanh nghiệp bạn. Khi chi phí và doanh thu tăng lên, bạn có thể sử dụng ngân sách trong quá khứ để hiểu khoản đầu tư của mình vào một số lĩnh vực nhất định đã tăng hay giảm như thế nào, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tăng trưởng có mục đích.
Mỗi doanh nghiệp cần một ngân sách
Nếu không có ngân sách, thật khó để theo dõi xem doanh nghiệp của bạn có đang chi quá nhiều tiền hay liệu có chỗ để đầu tư thêm hay không. Ngân sách giúp bạn đặt kỳ vọng và làm rõ cho nhân viên biết những nguồn lực nào có sẵn để họ hoàn thành công việc. Nó cũng cung cấp một thước đo để theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp bạn và đóng vai trò như một chỉ báo về tình hình tài chính của công ty bạn. Mọi doanh nghiệp đều cần có ngân sách để thành công và bắt đầu bằng việc lập ngân sách phản ánh thực tế chi phí kinh doanh.
Một ngân sách tốt phải được cân bằng và đưa ra ước tính chính xác về những gì cần thiết để điều hành doanh nghiệp.
1. Đánh giá quá cao chi phí
Doug Keller, một nhà lập kế hoạch tài chính tại Peak Personal Finance cho biết: “Rất nhiều doanh nghiệp đang lập kế hoạch và phản ứng với những điều bất ngờ. “Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, việc không lường trước được chi phí hoặc mức độ của nó có thể gây ra thảm họa và làm tê liệt tổ chức trước khi nó có thời gian phát triển. Để chống lại điều đó, điều quan trọng là các chủ doanh nghiệp phải đánh giá quá cao chi phí và tự bảo vệ mình. Làm như vậy là một chiến thuật sinh tồn cho phép chủ sở hữu phòng ngừa rủi ro hoặc thất bại.”
James Ontra, Giám đốc điều hành của công ty quản lý thuyết trình Shufflrr cho biết thêm: “Mọi dự án dường như đều có một khoản phụ trội chi phí không bao giờ được lường trước.
Vì lý do này, Ontra khuyên bạn nên lập ngân sách cao hơn một chút so với chi phí mục hàng dự kiến của bạn, bất kể điều gì xảy ra, để nếu vượt qua, bạn đã có sự chuẩn bị.
2. Chú ý đến chu kỳ bán hàng
Nhiều doanh nghiệp trải qua các giai đoạn bận rộn và chậm chạp trong năm. Nếu công ty của bạn thực hiện kế hoạch trái mùa, bạn sẽ cần tính đến các chi phí của mình trong thời gian đó. Paul Cho, giám đốc điều hành của Financial Purposes đề xuất sử dụng các khoảng thời gian chậm hơn của bạn để lập kế hoạch cho đợt bùng nổ doanh số tiếp theo.
Ông nói: “Có nhiều điều để học hỏi từ các chu kỳ bán hàng. “Hãy sử dụng thời gian ngừng hoạt động của bạn để tăng cường nỗ lực tiếp thị, đồng thời ngăn chặn việc tạo ra lợi nhuận bị đình trệ. Để giữ cho công ty của bạn phát triển mạnh và doanh thu đến, bạn sẽ phải xác định cách tiếp thị tới khách hàng của mình theo những cách mới và sáng tạo.”
Annie Scranton, Giám đốc điều hành của Pace Public Relations, cho biết, nếu bạn biết doanh nghiệp của mình có thời gian phát triển bị chậm, bạn nên có thêm tiền trong ngân hàng trong những tháng đó.
Annie nói: “Tốt nhất là cố gắng giảm chi phí hơn nữa trong những mùa trái vụ và tiết kiệm thêm tiền, phòng trường hợp số tiền thu về không nhiều như bạn mong đợi".
3.Luôn nhớ thời gian cũng là tiền bạc
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ mắc phải là quên kết hợp thời gian của họ vào kế hoạch ngân sách. James Ontra nhắc nhở các chủ doanh nghiệp rằng thời gian là tiền bạc, đặc biệt khi làm việc với những người được trả lương cho thời gian của họ.
Ontra cho biết: “Việc đánh giá thấp thời gian trực tiếp làm tăng chi phí. “Bạn không chỉ bắt đầu mất thời gian với lịch trình giao hàng; nhóm của bạn cũng mất động lực khi suy nghĩ tập thể của họ chuyển sang tập trung vào một dự án khác.”
Ontra cũng khuyên nên coi thời gian như tiền bạc và đặt thời hạn bên ngoài muộn hơn so với thời điểm nghĩ rằng dự án sẽ hoàn thành trên thực tế.
“Nếu bạn tin rằng dự án sẽ hoàn thành vào thứ Sáu, hãy hứa giao hàng vào thứ Hai,” Ontra nói. “Vì vậy, nếu bạn hoàn thành vào thứ Sáu, hãy hoàn thành công việc sớm và trở thành một ngôi sao. Nếu vì một lý do nào đó, thời gian không còn nhiều, hãy giao hàng vào thứ Hai và bạn vẫn thành công".
4. Thu hút sự tham gia của nhân viên
Chỉ vì bạn là chủ doanh nghiệp không có nghĩa là bạn phải chịu tất cả áp lực. Ngân sách của bạn liên quan đến tất cả mọi người trong công ty của bạn, vì vậy mỗi nhân viên nên được thông báo và thêm bất kỳ thông tin chi tiết hoặc ý tưởng nào mà họ cho là cần thiết.
Nate Masterson, giám đốc tiếp thị của Maple Holistics cho biết: “Một ngân sách phù hợp là rất quan trọng và có quá nhiều biến số để trách nhiệm này đổ lên vai một người. “Một ngân sách lý tưởng phải trải qua sự xem xét kỹ lưỡng của một nhóm nhân viên có nhiều kỹ năng đa dạng để quản lý ngân sách doanh nghiệp nhỏ một cách hiệu quả. Bằng cách dựa vào một nhóm phối hợp, bạn có thể tiếp cận ngân sách của mình từ các quan điểm khác nhau để cuối cùng mong đợi những điều bất ngờ và lên kế hoạch phù hợp.”
Ngoài ra, nhân viên nên biết về bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến họ hoặc công ty của bạn để họ hiểu những gì được mong đợi ở họ trong tương lai.
“Hãy cập nhật cho nhân viên về các mục tiêu tài chính ngắn hạn và dài hạn của bạn, cũng như những gì họ có thể làm để giúp đạt được các mục tiêu đó,” Kala Gibson, Phó Chủ tịch điều hành kiêm giám đốc ngân hàng doanh nghiệp tại Fifth Third Bank cho biết. “Bằng cách kết nối các mục tiêu cá nhân với mục tiêu rộng lớn hơn của doanh nghiệp, bạn sẽ giữ cho mọi người cùng làm việc vì mục tiêu chung.”
5. Đừng trả lương thấp cho bản thân
Nhiều chủ doanh nghiệp muốn tiết kiệm từng xu họ kiếm được cho ngân sách của họ, đặc biệt là trong thời gian đầu. Và mặc dù điều quan trọng là phải có tài chính dự phòng, nhưng ngân sách của bạn sẽ cho phép bạn có đủ khả năng thanh toán.
Keller nói: “Với rất nhiều bộ phận chuyển động, các chủ doanh nghiệp nhỏ rất dễ quên rằng họ cũng phải được trả lương. “Một số người cảm thấy tội lỗi khi tự trả tiền khi có vẻ như số tiền đó có thể được phân bổ ở nơi khác… nhưng cuối cùng, chủ sở hữu vẫn chỉ là một nhân viên. Bạn cần phải bù đắp cho bản thân như vậy và tìm các phương pháp khác để thanh toán các chi phí khác".
6. Xác định và hiểu những rủi ro
Mọi liên doanh kinh doanh đều có rủi ro và mỗi rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài chính của công ty bạn. Các chủ doanh nghiệp nhỏ cần xem xét các rủi ro dài hạn và ngắn hạn để lập kế hoạch chính xác cho tương lai tài chính của họ.
Những thay đổi về mức lương tối thiểu hoặc yêu cầu chăm sóc sức khỏe sẽ ảnh hưởng đến lực lượng lao động của bạn như thế nào? Bạn có hoạt động ở khu vực địa lý có nguy cơ xảy ra thảm họa thiên nhiên cao không? Bạn có phụ thuộc nhiều vào lao động thời vụ không? Hiểu được những rủi ro tiềm ẩn mà bạn phải đối mặt trong ngắn hạn và dài hạn là điều quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn đã vạch ra các mối đe dọa đối với năng suất, bạn có thể xây dựng một bức tranh rõ ràng hơn xung quanh việc lập kế hoạch khẩn cấp, nhu cầu bảo hiểm, v.v.
7. Thường xuyên xem xét lại ngân sách
Ngân sách của bạn sẽ không bao giờ tĩnh hoặc nhất quán; nó sẽ thay đổi và phát triển. Keller cho biết: “Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, cần có thời gian để tìm hiểu tính chất chu kỳ của doanh nghiệp, vì các xu hướng theo mùa ảnh hưởng đến ngân sách và hiệu quả của tổ chức một cách tự nhiên. “Đặc biệt là trong thời gian đầu, ngân sách có thể trải qua nhiều thay đổi để thích ứng với các chi phí mới hoặc biến động. Do đó, điều bắt buộc là các chủ doanh nghiệp nhỏ phải lưu ý đến điều này và luôn cập nhật ngân sách của họ và điều chỉnh nó khi cần thiết.”, Kelle nhấn mạnh.
Nên thường xuyên sửa đổi ngân sách hàng tháng và hàng năm để có được bức tranh cập nhật, rõ ràng hơn về tình hình tài chính doanh nghiệp. Đồng thời thường xuyên xem xét lại ngân sách sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn các quyết định tài chính, bởi vì sẽ biết chính xác những gì đã chi tiêu so với số tiền bạn dự kiến sẽ kiếm được.
Huyền Trâm
