Bạn đang lắp ráp một món đồ nội thất từ một chiếc hộp, nhưng sách hướng dẫn bị thiếu. Bạn có tất cả các công cụ, tất cả các bộ phận, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Đây là cảm giác của một mô hình làm việc kết hợp mà không có tài liệu phù hợp. Nó giống như đang ở trong một con tàu vũ trụ không có hệ thống định vị.
Nghiên cứu gần đây do McKinsey thực hiện đã chỉ ra rằng có tới 68% công ty thiếu một "cẩm nang" có cấu trúc để hướng dẫn mô hình làm việc kết hợp của họ.
Với việc đại dịch Covid-19 gây ra sự thay đổi chưa từng có đối với môi trường làm việc từ xa và kết hợp, điều tối quan trọng đối với các doanh nghiệp là tìm ra cách tiếp cận của họ. Câu ngạn ngữ cũ, "Nếu bạn không lập kế hoạch, bạn sẽ thất bại," đang đúng hơn bao giờ hết.
Phân tích khảo sát
Cuộc khảo sát của McKinsey đã đánh giá mức độ hiệu quả của các công ty trong việc triển khai 12 phương pháp chính đã xác định cho một mô hình làm việc kết hợp hiệu quả và bền vững. Thật thú vị, một cạm bẫy lớn đối với hầu hết các công ty nằm ở việc tạo ra sự cân bằng giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa - một mô hình "kết hợp thực sự", nếu bạn muốn.
Theo một nghĩa nào đó, nó giống như cố gắng chơi một bản giao hưởng mà thiếu một bản nhạc. Những người biểu diễn có nhạc cụ của họ, họ nhạy bén, họ tài năng, nhưng không có sự hướng dẫn của nhạc trưởng, họ không thể phối hợp nhịp nhàng với nhau. Rõ ràng là đã bỏ lỡ việc cải thiện hiệu suất và sử dụng bất động sản hiệu quả, giống như việc để tiền trên bàn chơi bài bạc.
Giá trị của tài liệu trong một mô hình lai
Hãy coi tài liệu về mô hình làm việc kết hợp của bạn như công thức bí mật, kế hoạch chi tiết của bạn hoặc thậm chí là dấu vân tay duy nhất của công ty bạn. Nó phác thảo cách tiếp cận công việc của tổ chức bạn — ai làm gì, ở đâu và khi nào. Quan trọng hơn, nó tạo ra một tầm nhìn thống nhất về cách thức thực hiện công việc, tạo điều kiện giao tiếp thông suốt và minh bạch ở tất cả các cấp.
Theo khảo sát của McKinsey, việc không thực hiện một quy trình được ghi chép đầy đủ đã khiến ngay cả những công ty tiến bộ nhất cũng vấp ngã. Nó giống như cố gắng xây dựng một tòa nhà chọc trời mà không có nền móng. Kết quả? Một cấu trúc nghiêng ngả có thể sụp đổ chỉ với một chấn động nhỏ nhất.
Một bước hướng tới một mô hình lai hiệu quả hơn
Tài liệu là mấu chốt liên kết toàn bộ hệ thống. Nó cho phép tiếp cận nhiều thông tin hơn để thiết kế nơi làm việc hiệu quả, dẫn đến phân bổ vốn tốt hơn và cuối cùng là cải thiện năng suất . Tài liệu tạo điều kiện linh hoạt và năng động, cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các mô hình và xu hướng công việc đang thay đổi. Nó giống như có một hệ thống GPS chất lượng cao định tuyến lại cho bạn khi một con đường mới xuất hiện.
Bằng chứng thuyết phục nhất về tác động của tài liệu phù hợp có thể được nhìn thấy trong những bước tiến của các tổ chức ưu tiên từ xa và các công ty khởi nghiệp sau đại dịch. Tài liệu đã cho phép các thực thể này điều hướng hiệu quả mê cung phức tạp của mô hình kết hợp, tạo cấu trúc hỗ trợ quy trình công việc hiệu quả và các kênh liên lạc mạnh mẽ.
Ảnh hưởng của thành kiến nhận thức đối với tài liệu mô hình công việc kết hợp
Khi chúng ta vật lộn với thực tế của mô hình công việc kết hợp và tài liệu cần thiết để hỗ trợ việc triển khai hiệu quả mô hình này, điều quan trọng là phải thừa nhận những thành kiến nhận thức có thể ảnh hưởng đến quá trình này như thế nào. Cụ thể, chúng ta sẽ xem xét tác động của xu hướng hiện trạng và xu hướng cố định, cũng như cách những điều này có thể làm sai lệch sự hiểu biết và xử lý tài liệu mô hình công việc kết hợp của chúng ta.
Xu hướng hiện trạng là một xu hướng nhận thức thúc đẩy sự ưa thích đối với tình trạng hiện tại. Nó bắt nguồn từ ác cảm của chúng ta với sự thay đổi và sự khó chịu liên quan đến các tình huống không quen thuộc. Trong bối cảnh của mô hình công việc kết hợp, sự thiên vị hiện trạng có thể là một trở ngại đáng kể.
Theo khảo sát của McKinsey, nhiều công ty đang gặp khó khăn trong việc tạo ra một mô hình kết hợp hiệu quả. Khó khăn này còn phức tạp hơn bởi sự thiên vị hiện trạng, trong đó nhân viên và quản lý có thể chống lại sự thay đổi, bám vào các phương pháp làm việc truyền thống và ghi lại các quy trình làm việc.
Chẳng hạn, ý tưởng ghi lại các quy trình hoặc giao thức cụ thể cho công việc từ xa có thể bị loại bỏ, thay vào đó là các phương pháp tập trung vào văn phòng hiện có. Sự thiên vị có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, chẳng hạn như giữ lại các quy trình không hiệu quả chỉ vì chúng quen thuộc, gây ra sự kém hiệu quả và gián đoạn giao tiếp.
Vượt qua thành kiến hiện trạng đòi hỏi nỗ lực có ý thức của toàn bộ tổ chức. Khuyến khích các cuộc thảo luận cởi mở về những thay đổi, cung cấp đào tạo về các giao thức và quy trình mới, đồng thời nêu bật những lợi ích của hệ thống mới có thể giúp trung hòa sự thiên vị này.
Thành kiến neo đậu đề cập đến xu hướng của chúng ta phụ thuộc rất nhiều vào mẩu thông tin đầu tiên ("mỏ neo") mà chúng ta nhận được khi đưa ra quyết định. Trong bối cảnh của một mô hình làm việc kết hợp, điều này có thể biểu hiện theo nhiều cách.
Một kịch bản như vậy có thể nằm trong bản soạn thảo ban đầu của tài liệu về mô hình công việc kết hợp. Nếu bản nháp đầu tiên được tạo với sự tập trung quá mức vào công việc từ xa hoặc tại văn phòng, thì nó có thể đóng vai trò là "mỏ neo", làm sai lệch tất cả các sửa đổi tiếp theo. Điều này có khả năng dẫn đến một mô hình kết hợp không cân bằng, một mô hình không tận dụng tối ưu lợi ích của cả hai môi trường làm việc.
Tương tự như vậy, các tổ chức có thể neo vào các tiêu chuẩn trước đại dịch, mong muốn nhân viên điều chỉnh môi trường gia đình của họ để phản ánh các thiết lập văn phòng truyền thống. Việc neo đậu như vậy có thể dẫn đến việc bỏ qua các giải pháp sáng tạo tận dụng những lợi thế độc đáo của công việc từ xa, chẳng hạn như lập lịch trình linh hoạt hoặc không gian làm việc được cá nhân hóa.
Chống lại sự thiên vị neo đậu liên quan đến việc khuyến khích đầu vào đa dạng trong quá trình ra quyết định và thách thức các giả định dựa trên thông tin đầu tiên. Tạo nhiều bản nháp của tài liệu và thu thập phản hồi rộng rãi có thể giúp ngăn chặn việc neo vào một mô hình kết hợp không cân bằng hoặc dưới mức tối ưu.
Việc nhận biết và giảm thiểu tác động của hiện trạng và các thành kiến cố định có thể cải thiện đáng kể quá trình tạo tài liệu về mô hình công việc kết hợp. Nó cho phép một cách tiếp cận cân bằng, hiệu quả và có tư duy tiến bộ hơn nhằm tối đa hóa lợi ích của cả công việc tại văn phòng và công việc từ xa. Khi chúng ta điều hướng bối cảnh công việc đang phát triển, việc nhận thức được những thành kiến nhận thức này là một bước thiết yếu để tạo ra một mô hình làm việc kết hợp thành công.
Các bước thực tế cho một chiến lược tài liệu hiệu quả
Chiến lược lập tài liệu hiệu quả bắt đầu bằng việc xác định và hiểu các yếu tố khác nhau trong mô hình làm việc của tổ chức bạn. Nó giống như thiết kế một trò chơi ghép hình phức tạp — mỗi mảnh đều có vị trí và mục đích riêng.
Đầu tiên, các tổ chức phải xác định chính xác "thời điểm quan trọng" của quy trình làm việc. Điều này có thể bao gồm từ việc xác định các giai đoạn chính của quá trình phát triển dự án đến xác định hoạt động nào được thực hiện trực tiếp tốt hơn. Một phác thảo rõ ràng, được ghi chép đầy đủ về những thời điểm này cung cấp một lộ trình hướng dẫn nhân viên đưa ra những lựa chọn thông minh về công việc của họ.
Tiếp theo, là việc triển khai các công nghệ tiên tiến tại nơi làm việc. Các công cụ như hội nghị truyền hình, bảng trắng kỹ thuật số và thậm chí cả công nghệ tăng cường — và thực tế ảo phải được tích hợp liền mạch vào hệ thống. Mục đích ở đây là tạo ra một không gian làm việc ảo cạnh tranh — hoặc thậm chí vượt trội — đối tác vật lý của nó.
Cuối cùng, điều quan trọng đối với các tổ chức là nhận ra rằng tài liệu của họ không phải là một cuốn sổ tay "cài đặt và quên". Đó là một hướng dẫn sống động, đang phát triển nên được cập nhật định kỳ để phản ánh những thay đổi trong quy trình làm việc và những tiến bộ công nghệ mới. Nó giống như việc duy trì một khu vườn, đòi hỏi sự chăm sóc liên tục và thích nghi với sự thay đổi của các mùa.
Con đường dẫn đến một mô hình làm việc kết hợp thịnh vượng giống như một buổi biểu diễn giao hưởng. Nó đòi hỏi những nỗ lực được phối hợp nhịp nhàng từ tất cả người chơi, mỗi người đóng vai trò của mình vào đúng thời điểm và đúng chỗ.
Ngân Hà
